Идеальный образец письма для различных целей

Письма представляют собой важные документы для управления, которые играют ключевую роль в обмене информацией. Существует разнообразие типов писем, и каждый из них имеет свои правила оформления. Главная цель писем — обеспечить связь с внешними организациями и содействовать взаимодействию между отделами.

Разновидности деловых писем

Классификация писем основана на их общих характеристиках:

• По тематике. Различаются коммерческие и деловые письма. Коммерческие письма обычно составляются от имени юридического лица и используются при оформлении коммерческих сделок и заключении контрактов. Деловые письма необходимы для решения управленческих, организационных и юридических вопросов.
• По цели написания. Различаются информационные и рекламные письма. Информационные письма служат для информирования читателя о каком-либо событии или деталях. Рекламные письма созданы для стимулирования продаж и привлечения внимания к определенным продуктам или услугам.
• По функциональности. Письма могут быть инициативными, подразумевая, что отправитель ожидает ответа или принятия решения от получателя. Могут также быть письма-ответами, предполагающими реакцию на предыдущее сообщение.
• Классификация по адресату. Существуют два типа писем: обычные, адресованные одному получателю, и циркулярные, предназначенные для нескольких адресатов.
• Классификация по форме. Письма бывают электронными и обычными, отправляемыми почтой.
• Классификация по содержанию. Встречаются письма, в которых рассматривается только один вопрос, а также те, которые содержат несколько вопросов одновременно.
• Классификация по структуре. Существуют письма, регламентируемые ГОСТом, и те, которые составляются в свободной форме.

Часто содержание письма полностью определяется его видом. Например, информационные и рекламные материалы могут сильно отличаться друг от друга.

Общие требования к письмам

• Соблюдение стандартов содержания письма. В деловой среде существуют определенные термины и выражения, использование которых считается принятой практикой. Существует также стандартная структура. Стандартизация упрощает восприятие и передачу информации, помогает оптимизировать рабочий процесс.
• Использование нейтрального тона. Важно избегать эмоциональности, слов с определенной окраской (например, не рекомендуется использование уменьшительно-ласкательных суффиксов).
• Краткость. Письмо должно содержать только необходимую информацию, быть лаконичным. Чтобы достичь этого, следует исключить все неотносящиеся к делу части текста. Однако следует избегать сокращения текста до такой степени, что получатель не сможет понять отправителя.
• Использование стандартной терминологии. В деловой переписке следует использовать терминологию, которая регламентируется ГОСТ Р 511141-98.

Не стоит усложнять текст многосоставными предложениями. Главная цель документа — обеспечить понимание между двумя участниками беседы.

Структура документа

Классическое деловое письмо содержит четыре компонента:

• Приветствие. Может быть общим или персональным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (например, «уважаемый Иван Иванович»).
• Вводная часть. Регистрируются причины для написания письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.
• Основная часть. Содержит главную цель письма. Здесь же могут быть представлены доказательства и анализ ситуации.
• Заключение. Завершение текста – целевое действие. Например, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.

Великое количество факторов оказывает непосредственное влияние на содержание документа и нет такого письма, которое могло бы считаться идеальным. Среди этих факторов можно выделить степень знакомства между адресатами, необходимость соблюдения официального тону обращения, а также применение правил, актуальных для конкретной ситуации.

Составление письма по ГОСТ

Полные требования к письму содержатся в документе ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы стандартных размеров, таких как А4 или А5. Основные нормы следующие:

• Бумага должна быть белого цвета.
• Поля должны быть следующих размеров: 20 мм – слева, сверху и снизу, 10 мм – справа.
• Дата оформления письма должна быть датой его подписания.
• Ссылка на исходящий номер представляет собой сам номер, а также дату письма, на которое отвечают.
• Адресатом может быть организация, подразделение или конкретный человек.
• В тексте могут присутствовать таблицы, графики и другие элементы.
• При наличии вложения нужно указать на это (например, «Приложение: на 2 листах в 2 экземплярах»).
• Подпись должна сопровождаться расшифровкой.

При необходимости прописывается полное имя исполнителя и его номер телефона.

• Как написать письмо-напоминание 47372
• Как составить письмо с претензией 166041
• Письмо о смене реквизитов 74675
• Образец написания рекламного письма 48539
• Прощальное письмо коллегам при увольнении 30370
• Ответ на запрос письма. Письмо-ответ 81534
• Как написать гарантийное письмо. Популярные образцы гарантийных писем 46201
• Благодарственное письмо спонсору за предоставленную помощь 19245
• Письмо-отказ от участия в тендере 14126
• Гарантийное письмо для приглашения иностранного гражданина 10134
• Письмо-приглашение 65129
• Письмо-приглашение на совещание 18089
• Запрос на перевод денег на номер расчетного счета 69956
• Уведомление о возврате товара поставщику с номером 25151
• Сообщение о замене товара на аналогичный с номером 20898
• Дополнительное письмо к договору с номером 22323
• Обращение в виде письма с номером 31753
• Дополнительное письмо к документам с номером 92979
• Дополнительное письмо к акту выполненных работ с номером 23042
• Дополнительное письмо к декларации по СОУТ с номером 14705
• Дополнительное письмо к коммерческому предложению с номером 23171
• Дополнительное письмо к уточненной декларации с номером 12274
• Сообщение об отсутствии печати у ИП с номером 43716
• Сообщение об аффилированности организаций с номером 20971
• Запрос на возврат обеспечения контракта с номером 26525
• Письмо в Росстат о отсутствии показателей с номером 16947
• Мотивационное письмо о приеме на работу с номером 36486
• Уведомление о переплате денежных средств 40618
• Сопроводительное письмо к акту сверки 28737
• Запрос на переподписку договора на другую компанию 32912
• Письмо о деловой репутации компании 25221
• Уведомление об отсутствии обязанности представлять расчет 2-НДФЛ 9751
• Уведомление о смене директора для контрагентов 20738
• Уведомление о разрешении доступа сотрудников на объект 41464
• Рекомендательное письмо бухгалтеру 16540
• Уведомление клиента о смене менеджера 22642
• Уведомление об изменении цены на услуги 52063
• Уведомление об изменении цены на продукцию 47919
• Уведомление о расторжении договора аренды 56998
• Рекомендательное письмо в банк от контрагента 17780
• Запрос на продление срока предоставления документов в налоговую 30337
• Сообщение об увеличении срока действия договора №37581
• Обращение в поддержку сотрудника №31118
• Уведомление о готовности товара к отправке №27141
• Письмо о непрерывности деятельности организации №21268
• Извещение о смене генерального директора №23940
• Запрос на дилерство №31579
• Приглашение на переговоры №49490
• Письмо приставам о направлении увольнения алиментщика №20790
• Требование об оплате задолженности №82286
• Уведомление о задержке поставки товара №49179
• Уведомление о зачете переплаты поставщику №34400
• Уведомление о применении УСН к контрагенту №22659
• Уведомление об исполнении предписания №38990
• Прощальное письмо коллегам при выходе на пенсию №19011
• Прощальное письмо коллегам при выходе в декрет №28347
• Юмористическое письмо прощания с коллегами номер 22131
• Отказное письмо номер 92003
• Письмо-согласие номер 50373
• Письмо подтверждение номер 52070
• Благодарственное письмо клиенту за совершенную покупку номер 14530
• Благодарственное письмо водителю номер 15423
• Благодарственное письмо директору номер 12055
• Благодарственное письмо строительной организации номер 12396
• Благодарственное письмо поставщику номер 13020
• Благодарственное письмо за организацию мероприятия номер 17700
• Благодарственное письмо сотруднику за отличную работу номер 21427
• Благодарственное письмо партнерам за сотрудничество номер 26495
• Как написать официальное письмо номер 63020
• Отказное письмо на продукцию номер 36627
• Как работодателю написать рекомендательное письмо для работника номер 80170
• Информационное письмо о деятельности компании номер 43128
• Предложение о сотрудничестве № 97376
• Запрос на уточнение назначения платежа № 102395
• Деловое письмо № 80936
• Письмо с просьбой № 65253
• Благодарственное письмо № 68775
• Письмо с просьбой о помощи № 175460

Деловое письмо

Деловое электронное письмо – это официальный электронный документ, относящийся к переписке и предназначенный для решения различных вопросов, возникающих между участниками в рамках гражданско-правовых отношений. Разобрать правила и процедуру составления такого документа, а также рассмотреть все возможные способы его отправки.

Файлы для загрузки:

Корреспонденция

Обмен информацией через письма является основным компонентом взаимодействия между предприятиями. Путем деловой переписки организации поддерживают связь с другими участниками рынка. Вопросы могут касаться обсуждения условий будущего соглашения, уточнения реквизитов, запросов и т.д.

Бизнес-письма широко применимы в различных областях.

Регистрация и учет корреспонденции обязательны. Этим занимается документовед, секретарь или другой сотрудник компании.

Основные типы деловых писем включают:

• письмо с запросом;
• письмо с претензией;
• письмо с просьбой;
• рекламное письмо.

Деловая этика

Все официальные документы, которые принадлежат данной группе, должны быть составлены в соответствии с принципами делового этикета. Это предполагает, что при написании текста следует избегать использования повседневных фраз, специальных терминов, неформального стиля и ненормативной лексики. Сам текст должен иметь нейтральный тон и деловой стиль.

Если пренебречь указанными требованиями, это может серьезно навредить деловой репутации и имиджу компании. Как правило, организации отказываются сотрудничать с компаниями, которые не соблюдают правила делового этикета.

Как написать письмо

В настоящее время существуют два основных способа создания деловых писем. Первый метод заключается в написании текста от руки с использованием синей или черной шариковой ручки. Такой подход предпочтителен в случаях, когда объем содержания документа невелик и его отправка осуществляется почтовым отправлением.

Второй способ состоит в создании письма на компьютере с использованием соответствующего программного обеспечения. Таким образом, официальное письмо будет иметь более профессиональный вид, а также будет удобным для сканирования и копирования при необходимости.

Независимо от выбранного метода, письмо должно быть подписано представителем администрации предприятия с помощью собственного автографа. Этим представителем может быть генеральный директор, его заместитель, руководитель какого-либо отдела или главный бухгалтер, в зависимости от тематики документа и условий его создания и отправки.

Часто дело срочное, а контрагенты не могут ждать. Однако время доставки может быть скомпенсировано одним нюансом, который в определенных случаях делает почтовую отправку единственным доступным вариантом. Речь идет о уведомлении о вручении.

Иногда очень важно подтвердить тот факт, что контрагент получил письмо. Этот порядок используется при направлении претензий и других документов, связанных с условиями гражданско-правовых сделок. Уведомление может служить доказательством в суде, если дело примет такой оборот.

Несколько способов отправки всех писем сохранены и актуальны и по сей день — факс и электронная почта. Они опережают обычную почту в терминах доставки, хотя и не гарантируют, что письмо точно будет доставлено. Их можно использовать только в тех ситуациях, когда между компаниями еще нет договоренностей, поэтому нет взаимных обязательств.

Кто занимается составлением

Ранее в статье упоминалось, что уполномоченный представитель администрации компании заверяет письмо. Однако это не означает, что именно он составляет текст письма. Эту задачу передают кому-то из подчиненных: кадровику, бухгалтеру, секретарю, документоведу.

Выбор зависит от темы письма. Например, все вопросы, связанные с заключением договоров, решают квалифицированные юристы, поскольку они обладают необходимыми знаниями в различных областях права и имеют общее представление о работе с официальными документами. Вопросы, связанные с уточнением платежей и другими финансовыми вопросами, решает главный бухгалтер вместе с сотрудниками бухгалтерии.

Объясняем, как правильно составить деловое письмо

Практика предписывает использовать оригинальные материалы организации для написания деловых писем, так как на них автоматически отмечены важные данные о компании. Получателю могут понадобиться эти сведения для проверки надежности контрагента. Возможно, такая организация даже не существует.

Если было принято решение составлять документы на чистом листе формата А4, придется вручную указывать информацию о компании.

В шапке письма указываем, кому и от кого оно направляется. В дательном падеже указываем полное имя и должность руководителя получающей компании, название с сылкой на юридическую форму. Также указываем такие же данные об отправителе (в родительном падеже).

Для получения ответа от контрагента требуется указать различные способы связи. Это может быть как почтовый адрес, так и адрес электронной почты.

Вот как это может выглядеть

На данный момент этап работы с корреспонденцией подходит к своему завершению. Подтверждаем его подписью уполномоченного лица с расшифровкой (фамилия и инициалы), направляем получателю. Обязательно уточняем, что обращение происходит с уважением к представителям второй стороны.

• Шаблон официального письма
• Пример официального письма

Как написать текстовый шаблон электронного письма

Возможностей создания текстовых шаблонов под различные ситуации — бесчисленное множество. Даже на подготовку одного шаблона уйдет всего пара минут времени. Поэтому кажется, что иметь заготовки для каждого случая совершенно не помешает.