Документы для подтверждения согласованности дебета и кредита

Акт сверки – это необязательный документ, который не имеет жестко установленной периодичности составления. В практике бухгалтерии данное средство часто используется для исключения ошибок перед формированием отчетности.

Обычно акт сверки взаиморасчетов составляется поквартально с учетом нарастающего итога. Это связано с необходимостью вносить большую часть налоговых и авансовых платежей по этим расчетам таким образом. Например, единный налог на вмененный доход, налог на добавленную стоимость и налог на прибыль.

Зачем составлять акт сверки

С использованием проверки взаиморасчетов можно эффективно решить несколько задач. Проведем подробный анализ каждой из них.

Сверить данные бухгалтерского и налогового учета

Иногда в акте сверки добавляют отдельную колонку с указанием НДС. Это позволяет поставщикам и покупателям проверить реквизиты счетов-фактур и суммы «исходящего» и «входного» НДС, чтобы в дальнейшем избежать проблем с налоговой.

При подготовке ежегодного финансового отчета организация обязана провести инвентаризацию не только своего имущества, но и своих расчетов (согласно статье 11 Федерального закона от 06.12.2020 № 402-ФЗ и пункту 38 Положения о бухгалтерском учете 4/99). В этом может помочь сверка взаиморасчетов с контрагентами.

• задолженность покупателя за полученные товары;
• долг поставщика, связанный с предоплатой или переплатой со стороны покупателя;
• долг заемщика перед займодавцем, включающий проценты и сумму займа и прочие.

Крупные обязательства обычно находятся под контролем ответственных сотрудников компании. В результате сравнения взаиморасчетов на практике выявляются небольшие задолженности.

Прервать срок исковой давности

Эту особенность не знают все. В общем случае исковая давность для взыскания задолженности составляет три года (пункт 1 статьи 196 Гражданского кодекса РФ). Она начинает течь со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о наличии задолженности (пункт 1 статьи 200 Гражданского кодекса РФ).

Акт прерывает исковую давность. Трехлетний период начинает течь заново с даты подписания документа. Даже если контрагент заявит в суде о истечении искового срока, будет достаточно представить суду акт сверки расчетов, чтобы срок подачи иска был продлен.

Например, начиная с момента возникновения задолженности у клиента прошло два года. Следовательно, у нас остался один год для предъявления иска в суд. Этот срок может быть продлен, если заключить акт сопоставления.

В таком случае, мы сможем обратиться в суд в течение трех лет с момента подписания акта, несмотря на то, что уже прошло два года.

Решайте проблемы с расхождениями по НДС и получайте полное возмещение с Контур.НДС+

Кто делает акт сверки

Любая из сторон может составить акт: продавец, покупатель, заемщик, займодавец и прочие. Обычно акт составляется бухгалтерией организации на основе первичных документов, таких как товарные накладные, УПД, платежные поручения, а также на основе счетов-фактур, если стороны указали данные о суммах НДС.

Как правильно сделать сверку

Возможно провести сверку на любую выбранную дату. Обычно выбирают последний день отчетного периода (месяца, квартала, полугодия и др.) или после выполнения всех обязательств сторон, то есть после отгрузки товара и получения оплаты.

Сверку можно осуществить по различным критериям:

• периоду;
• договору;
• ассортименту товаров;
• конкретной сделке.

Возможны комбинации данных критериев. Например, стороны могут составить акт сверки по одному договору за полугодие.

Сверка состоит из двух частей: сведения поставщика и сведения покупателя. Каждая сторона должна самостоятельно заполнить свой блок. Если расхождений нет, акт можно подписать. Если есть расхождения, их необходимо отдельно отразить в документе.

Поможет ли акт сверки в суде

Свидетельствование подтверждает состояние взаиморасчетов между двумя сторонами. Суд примет это в качестве доказательства, однако оно не будет являться безусловным. Без наличия первичных документов будет сложно доказать наличие задолженности у контрагента.

Дело в том, что этот документ не соответствует признакам сделки, в соответствии со статьей 153 Гражданского кодекса Российской Федерации. Поэтому суд будет требовать предоставления всех доказательств, подтверждающих возникновение задолженности: договоры, накладные, акты, квитанции и даже переписку.

Что делать, если в акте сверки была ошибка

Если после подписания акта была обнаружена ошибка, рекомендуется провести сверку снова. В этом случае лучше составить новый документ и отправить письмо с указанием допущенной ошибки.

В какой форме составлять акт сверки

Нет специальной формы, утвержденной законодательно, для сверки взаиморасчетов. Кроме того, акт не является первичным учетным документом, поэтому в нем нет необходимости отражать все реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2020 г. № 402-ФЗ.

Акт взаиморасчетов можно условно разделить на три части: вводную, табличную и заключительную.

В вводной части указываются:

• название документа;
• договор, по которому проводится сверка;
• период, за который составлен акт;
• реквизиты подписантов.

Табличная часть является основной частью акта. Обычно она состоит из восьми граф — по четыре графы для каждой из сторон:

• графа 1 — дата записи;
• графа 2 — название операции и реквизиты документа;
• графа 3 — сумма по дебету;
• Графа 4 представляет собой информацию о сумме оборотов по кредиту.

В табличной части также указывается сальдо расчетов на начало и конец проверяемого периода, а также сумма оборотов по дебету и кредиту.

Под таблицей указывается сумма задолженности одного контрагента перед другим на определенную дату.

Заключительная часть включает в себя подписи и печати сторон сверки.

Как подписать акт сверки

Воспользоваться услугами Контур.Эльба или Контур.Бухгалтерия позволяет создать акт сверки. Документ может быть подписан как на бумаге, так и через систему электронного документооборота, например, с помощью Контур.Диадок. После подписания документа с обеих сторон сверка считается завершенной.

Срок исковой давности начинается с даты подписания.

Для сверки НДС полезен сервис Контур.НДС+. Он сравнивает информацию из деклараций покупателей и поставщиков и предупреждает об возможных расхождениях в НДС до отправки отчетности в налоговую. Это означает, что ошибки можно исправить до того, как придет требование от ФНС.

Контур.НДС+

Как составить и читать оборотно-сальдовую ведомость

Даже новичку в сфере бухгалтерии известен базовый принцип баланса, который строится на основе двойной записи по счетам бухгалтерского учета. В результате этого, сумма дебета всегда равна сумме кредита в любой момент времени. Именно это равенство и является сути самого баланса.

В современных бухгалтерских программах баланс обычно автоматически составляется и промежуточная стадия, известная как оборотно-сальдовая ведомость, уже не так заметна. Однако опытные бухгалтеры не спешат отказываться от этой формы и не упускают возможности, которые она предоставляет.

Существует ли ОСВ?

• тип счета (синтетический, аналитический или субсчет);
• начальное сальдо;
• обороты за определенный период;
• конечное сальдо.

Сальдо и обороты разделены на две колонки: дебет и кредит. В большинстве случаев ОСВ составляется за год на основе синтетических счетов. ОСВ может быть использована и на уровне аналитических счетов, или два уровня могут быть объединены в одной форме.

Правильно заполненная ведомость обеспечивает равенство трех пар итогов, включая конечное сальдо. Баланс основан на этих данных.

Многие бухгалтеры активно используют также специальную таблицу «шахматка», которая является сокращенной формой оборотно-сальдовой ведомости. Вертикальные столбцы представляют кредитные счета, а горизонтальные строки — дебетовые счета. Обороты отражаются в соответствующих ячейках пересечения, а итоги по дебету и кредиту находятся в конечной строке и столбце («в уголке») и должны совпадать.

Обратите внимание! Согласно статье 29 Федерального Закона «О бухгалтерском учете», срок хранения оборотно-сальдовой ведомости составляет 5 лет.

Как составить и читать оборотно-сальдовую ведомость

Даже новичку в сфере бухгалтерии известен базовый принцип баланса, который строится на основе двойной записи по счетам бухгалтерского учета. В результате этого, сумма дебета всегда равна сумме кредита в любой момент времени. Именно это равенство и является сути самого баланса.

В современных бухгалтерских программах баланс обычно автоматически составляется и промежуточная стадия, известная как оборотно-сальдовая ведомость, уже не так заметна. Однако опытные бухгалтеры не спешат отказываться от этой формы и не упускают возможности, которые она предоставляет.

Как читать

Счет	Начальное сальдо		Обороты за период		Конечное сальдо
	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
71	—	—	2700	1700	1000	—
71.01	—	—	2700	1700	1000	—
Васильчиков А.А.	—	—	1100	1000	100	—
Кустов О.И.	—	—	900	—	900	—
Морошкин М.С.	—	—	700	700	—	—

В начале периода у подотчетных лиц нет никаких расчетов с фирмой, что подтверждается нулевым сальдо. Из кассы Васильчикову А.А. было выдано 1100 рублей, но к концу периода он отчитался только за 1000 рублей, а оставшиеся 100 рублей не отчитал и не вернул в кассу.

Кустову О.И. было выдано 900 рублей на будущие расходы. Морошкин М.С.

получил 700 рублей и полностью подтвердил расход согласно авансовому отчету. По счету 71 дебетовое сальдо к концу периода составляет 1000 рублей. Аналогичная ситуация с ОСВ отображается на других счетах, включающих развернутые аналитические данные, например, ранее упомянутый счет 62.

Сформированные ОСВ по каждому покупателю являются основой для акта сверки с деловым партнером.

Система ОСВ наглядно демонстрирует ошибки не только при нарушении равенства трех пар итогов, но и внутри отчета, по счетам. Например, если у активного счета (20, 51 и т.д.) сальдо на конец периода отрицательное, то произошли некорректные проводки за этот период.

Дебет кредит акт сверки

Контрагент ООО «Продмаркет» поставляет нам товары, а мы предоставляем ему услуги.

Для предотвращения ошибок учёта и юридического закрепления нашей взаимной задолженности, мы периодически составляем акты сверки.

В этом квартале мы решили подготовить акт сверки с контрагентом.

Исходя из нашего анализа счетов 60, 62, 66, 67, 76, на начало квартала у нас не было задолженности перед контрагентом, и наоборот.

Товар на сумму 4000 рублей был доставлен от продмаркета к нам 2 сентября.

Мы оплатили товар продмаркету из нашей кассы 3 сентября на сумму 4000 рублей.

24 сентября мы оказали продмаркету услуги на сумму 2500 рублей.

Таким образом, по нашим данным на окончание 3 квартала продмаркет должен нам 2500 рублей.

• Мы создаем свою версию акта.
• Отправляем эту версию контрагенту.
• Контрагент проводит свою сверку.
• Мы получаем от контрагента акт с расхождениями.
• Мы исправляем ошибку в учете.
• Отправляем контрагенту новый (окончательный) акт.

Мы составляем свою версию акта

Открываем раздел «Покупки» и выбираем раздел «Акты сверки расчетов»:

Создаем новый документ под названием «Акт сверки расчетов с контрагентом». Заполняем информацию о контрагенте — продмаркете и определяем период, за который нужно составить акт сверки (3 квартал):

Переходим на вкладку «Дополнительно» и указываем представителей нашей организации и представителей продмаркета.

Учитывая, что мы выполняем сверку по всем договорам, удобно будет, если в печатной форме строки будут разделены по договорам. Для этого отмечаем поле «Разбить по договорам»:

Заходим на вкладку «Счета учета» и отмечаем здесь бухгалтерские счета, которые требуется проанализировать для сверки наших расчетов с контрагентом. Представлены наиболее типичные счета (60, 62, 66.), но есть возможность добавить новые (кнопка «Добавить»):

В конечном итоге, переходим на закладку «По данным организации» и нажимаем кнопку «Заполнить по данным бухгалтерского учета»:

Таблица заполнилась первичными документами и суммами расчетов:

Оформляем документ и печатаем акт сверки:

Из него видно, что задолженность друг перед другом на начало периода у нас нулевая, а на конец периода продмаркет обязан нам 2500 рублей.

Обратите внимание на то, что в этом акте пока заполнены только наши данные. Данные контрагента (продмаркета) нам еще предстоит узнать.

Для сохранения этого документа следует нажать на иконку дискеты рядом с печатной формой:

Теперь акт сохранен на рабочем столе в виде файла Excel:

Для отправки данного файла контрагенту продмаркет, его необходимо прикрепить к письму и отправить по электронной почте.

Контрагент делает свою сверку

В результате анализа, Продмаркет проверил этот файл и обнаружил различия в части прибыли, полученной с 2 сентября. Согласно его данным, мы поставили товаров на сумму 5600 рублей, а не 4000 рублей, как указано в наших записях.

Мы получаем от контрагента акт с расхождениями

Мы исправляем у себя ошибку в учете

Установив факт расхождений, мы провели проверку первичных документов и выяснили, что при заполнении накладной оператор пропустил одну позицию. Эту ошибку была исправлена, мы снова открыли созданный акт и нажали кнопку «Заполнить по данным бухгалтерского учета».

В свете того, что мы убеждены в окончательности этого акта, мы переходим на вкладку «По данным контрагента» и нажимаем кнопку «Заполнить по данным организации».

Табличная часть из первой закладки полностью копируется в эту, но суммы в столбцах Дебет и Кредит инвертируются (меняются местами).

Когда мы получим обратный экземпляр акта от продмаркета, мы снова откроем документ и поставим галку «Сверка согласована». Это поможет защитить документ от случайных изменений в будущем:

В ходе данного урока мы изучили процесс составления акта сверки с контрагентом в программе 1С:Бухгалтерия 8.3, версии 3.0.

Мы успешно завершили этот этап.

Кстати, подписывайтесь на наши новые уроки.

С наилучшими пожеланиями, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора).

Активно поддерживайте сайт, рассказывая о нем своим друзьям и коллегам с помощью кнопок для публикаций ниже. Однократное размещение информации сделает большой вклад в развитие этого сайта. Необходимо отметить, что на этом сайте отсутствует реклама, но чем больше людей им пользуются, тем больше энергии я получаю для его поддержки.

Для того чтобы поделиться, выберите одну из представленных кнопок:

Можно ли актом сверки доказать отсутствие долга перед поставщиком?

Я являюсь индивидуальным предпринимателем, занимающимся розничной продажей продуктов питания. Поставщиком молочной продукции для меня является общество с ограниченной ответственностью. Мы успешно сотрудничаем уже длительное время, но недавно возникли некоторые разногласия.

Общество с ограниченной ответственностью утверждает, что у меня имеется задолженность за поставленные товары. Однако, в моих данных отображается переплата. Чтобы выяснить, кто из нас прав, необходимо составить акт сверки взаиморасчетов, который покажет, имеется ли долг перед вами или же переплата.

Если при составлении акта возникают расхождения, рекомендуется составить протокол разногласий и повторно проверить все документы.

Что такое акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки взаиморасчетов является документом, который партнеры составляют с целью проверки совпадения информации об отгрузках и платежах.

В соответствии с законом, составление акта сверки является необязательным. Кроме того, это не первичный документ, в отличие от акта оказанных услуг. Он не используется для фиксации доходов или расходов в бухгалтерском учете. Тем не менее, акт сверки позволяет контрагентам оценить выполнение обязательств по договору, выявить ошибки в расчетах и определить сумму задолженности.

Кроме того, акт сверки прерывает срок исковой давности, который обычно составляет три года. Это выгодно для кредитора, так как он получает больше времени на обращение в суд.

В мае 15-го числа ИП и ООО осуществили проверку и составили акт — организация признала наличие задолженности. Теперь срок исковой давности в три года начинается от 15 мая, а не от 2 марта.

Рассылка для тех, у кого свой бизнес

Получайте каждый месяц уникальные новости и кейсы, предназначенные специально для предпринимателей, прямо в вашу почту. Это абсолютно бесплатно! За подпиской перейдите по ссылке «Подписаться». Просим вас принять условия передачи данных и ознакомиться с нашей политикой конфиденциальности.

Когда составляют акт

Например, сверяться раз в месяц, квартал, год или только при возникновении разногласий. Позволит это регулярное проведение сверок предотвратить появление ошибок.

Кто заполняет и подписывает акт

Возможность заполнения акта имеется у каждого сотрудника, однако его подписью могут удостоверить только ИП, руководитель компании или лицо, действующее по доверенности с соответствующими полномочиями. Если в результате проверки оказывается, что одна сторона является должником, то подписи в акте подтверждают согласие всех на это.

• Для наглядности приведу пример из практики судов. ООО и ИП заключили договор на предоставление услуг по транспортировке. ИП доставил груз заказчика, но компания оплатила услуги лишь частично. Стороны подписали акт об оказании услуг, а затем составили акт сверки расчетов, в котором ООО подтвердило наличие долга.
• Вначале ИП предъявил претензию, а затем обратился в суд и взыскал с ООО сумму более 230 000 ₽. При вынесении решения суд учел и акт сверки расчетов в качестве доказательства наличия долга.

Как правильно заполнить акт сверки

Акт сверки обычно представляет собой таблицу, разделенную на две части.

Инициатор сверки (контрагент) заполняет свою часть и передает партнеру для заполнения второй половины своими данными. Если инициатор сверки уверен, что расхождений нет, он может сразу заполнить обе части таблицы – свою и партнера. В этом случае последнему останется только подписать акт.

В акте сверки обычно указываются следующие данные:

• дата составления;
• период, за который проводится сверка;
• наименования контрагентов и их подписантов;
• Составление акта сверки включает указание наименований и реквизитов документов, которые подтверждают совершенные операции, например, даты и номера платежных поручений и товарных накладных.
• В акте сверки также принято указывать суммы по дебету и кредиту, обороты за определенный период, сальдо и сумму задолженности. Чтобы разъяснить, что это означает, я расскажу подробнее.

Изменение состояния счета. По дебету отражаются суммы, которые должны вам контрагенты, а по кредиту — суммы, которые вы должны им. Обычно, справа отображается зеркальное отражение данных слева.

То, что поставщик указывает как дебет, будет отображено как кредит у покупателя.

Сумма операций за определенный период. Эта строка отображает общую сумму дебета или кредита.

Баланс может быть начальным и конечным. Начальный баланс представляет собой сумму задолженности на начало периода, который вы проверяете. Дебетовый баланс в вашей части таблицы показывает, сколько должны вам контрагенты, кредитовый баланс — сколько вы должны заплатить.

Сверка позволит определить конечный долг за определенный период. В таблице будет отражено кредитовое сальдо, указывающее оставшуюся задолженность перед контрагентом, а также дебетовое сальдо, показывающее, сколько контрагент должен вам.

Причиной расхождения сальдо между сторонами может быть ошибка в учете, повторное проведение некоторых документов и их незачет, а также привязка одного и того же документа к разным периодам.

В акте сверки может быть указана строка с задолженностью в пользу, в которой указывается сумма и наименование должника.

Что такое дебет и кредит простыми словами

Бухгалтеры используют понятия дебета и кредита, которые также встречаются в повседневной жизни предпринимателей и обычных людей. Поэтому важно понимать, что эти термины означают и в каких ситуациях применяются. Мы объясним, что такое дебет и кредит простыми словами и как они отличаются друг от друга.

В дебет попадают все материальные поступления (оборудование, сырье, товары и т.д.) и денежные средства. Также в этом столбце отображается изменение статуса задолженности.

Иногда у предпринимателей возникает вопрос: дебет – это мы обязаны или нам обязаны? Если ответить кратко:

• дебет – это нам обязаны;
• кредит – это мы обязаны.

Что такое кредит

В бухгалтерии, кредит является правой частью бухгалтерского счета, где отражены финансовые обязательства компании, порядок распределения средств и источники прибыли. Если по-простому, кредит — это расход активов, записанный в дебете компании.

В бухгалтерии используется двухколоночная запись операций, что позволяет быстро определить, куда записать операцию — в дебет или кредит (приход или расход). Например, при снятии денежных средств с расчетного счета ИП или ООО на бухгалтерском языке это будет выглядеть так: мы берем деньги из кредита и записываем их в дебет.

Эти понятия активно используются в бухгалтерском учете, с которым сталкиваются как новички-предприниматели, так и крупные компании. Незнание этих понятий может привести к серьезным штрафам и проверкам со стороны налоговых органов.

В кредит записываются деньги, которые были потрачены или планируется потратить в отчетном периоде. Например, на закупку сырья, товаров, ремонта, выплаты зарплат сотрудникам, погашение долгов перед кредиторами (банками).

Желательно, чтобы дебет и кредит были в равновесии, при этом сумма поступивших денег превышает затраты организации.

Чем отличается дебет от кредита

У дебета и кредита одна и та же функция — они отражают финансовое состояние организации. Однако, между этими понятиями существует некоторое различие. Основная отличительная черта заключается в том, что дебет представляет собой поступление, а кредит — расход.

Другими словами, это две противоположности бухгалтерского счета. Если путаница произойдет с этими понятиями, возникнут серьезные трудности с контролирующими органами, поэтому необходимо быть очень внимательным. Если у вас возникают сомнения относительно того, что означает дебет — это приход или списание, и вы не знаете в чем заключается разница между дебетом и кредитом, целесообразно разобраться с этим вопросом или доверить обработку бухгалтерии профессионалам.

Что такое дебетовое сальдо

• Дебетовое сальдо является состоянием счета компании, когда сумма прихода превышает сумму расходов. Это значение указывается в активе баланса.
• Кредитовое сальдо — состояние счета, при котором сумма расходов превышает сумму прихода. Оно отображается в пассиве баланса.

Расчет сальдо позволяет определить, как прошел расчетный период для компании, а также указывает, нужны ли корректировки доходов и расходов. Проще говоря, сальдо в бухгалтерии — это разница между приходом и расходом за определенный временной период.

• в квитанции указывается задолженность на начало месяца, если владелец квартиры не оплатил (это начальное сальдо);
• начисленная сумма за расчетный период;
• Окончательная сумма для оплаты состоит из начального сальдо, начислений, корректировок и суммы, уплаченной в текущем расчетном периоде. В результате получается сумма, которую необходимо оплатить.

Для расчета оборота по дебету и кредиту применяются следующие формулы:

• активный баланс: Сальдо на конец расчетного периода = CАн + ОД – ОК;
• пассивный баланс: Сальдо на конец расчетного периода = CПн + ОК – ОД, где: ОД — оборот по дебету за определенный временной интервал; ОК — оборот по кредиту за определенный временной интервал.

Дебетовый оборот по счету может быть больше кредитного, так же как и кредитовый оборот может быть больше дебетового. Однако, входящие и исходящие остатки в активном балансе должны быть только дебетовыми, а в пассивном балансе — кредитовыми.

Читайте также: Как получить электронную подпись для ИП и ООО бесплатно.