С 2017 года появились электронные больничные листы, которые обладают такой же юридической силой, как и обычные бумажные листки нетрудоспособности. В настоящее время они становятся все более популярными, ведь они имеют немало преимуществ. Давайте разберемся в этом подробнее.
Электронный больничный
- Оформление документа требует письменного согласия гражданина;
- Документ размещается в специальной информационной системе;
- Документ должен быть подписан с использованием ЭЦП.
К оформлению документа причастны три стороны: больница (поликлиника), фирма и ФСС. Работник получает только кодовый номер документа, а не сам документ на руки, как в случае с бумажным вариантом.
На практике следующим образом осуществляется работа с электронным БЛ:
- Врач открывает больничный лист и оформляет документ;
- По окончании лечения (наблюдения) или в других соответствующих случаях, документ закрывается врачом;
- У гражданина сообщается уникальный номер документа;
- Номер передается работодателю;
- Фирма запрашивает информацию о наличии больничного листа в ФСС;
- В документ вносятся необходимые сведения со стороны работодателя;
- Фонд социального страхования (ФСС) оплачивает больничный лист.
Оплата больничного листа осуществляется либо прямыми выплатами из ФСС (в некоторых регионах действует пилотный проект), либо через фирму (если используется традиционный алгоритм взаимодействия с Фондом).
Электронный документ полностью соответствует бумажному варианту и имеет те же поля для заполнения данными.
Все участники электронного документообмена объединяются в системе ЕИИС «Соцстрах», которая является общей платформой для всех. Присоединиться можно двумя способами:
- скачивание бесплатного программного обеспечения (ПО) и регистрация в личном кабинете на официальном сайте Фонда социального страхования;
- установка собственного проверенного ПО (например, СБИС) и работа с Фондом через него.
Для работы с электронным больничным фирма может воспользоваться логином и паролем сайта госуслуг, через который можно получить доступ к личному кабинету. В кабинете есть возможность заполнить и отправить больничные листы, а также отслеживать их прохождение в фонд, исправлять ошибки, отслеживать статус БЛ.
Важно! Работодатель не обязан использовать электронные больничные листы. Если медучреждение предлагает гражданину такой документ, следует уточнить у работодателя, есть ли у него техническая возможность работать с ним. Если работодателю предоставлены данные о электронном больничном, но он не может их обработать, необходимо обратиться в медицинскую организацию и попросить заменить его на бумажный вариант (письмо ФСС №02-09-11/22-05-13462 от 11/08/17).
Как государственные, так и частные медицинские учреждения предоставляют электронные больничные.
Как можно заметить, работник, на которого оформляется больничный электронно, не обязан соблюдать множество законов. Важно, чтобы он уточнил, может ли кадровая служба фирмы обработать документ, дал согласие на это в письменной форме и получил номер из поликлиники или больницы, который должен сообщить на работе.
Дальнейшее прохождение документа и начисление сумм по нему работник может отслеживать в качестве получателя услуг на адресе https://lk.fss.ru/recipient/. Для этого необходимо войти в личный кабинет на сайте госуслуг.
Электронный больничный лист: правила работы на 2023 год
Более года прошло с момента, когда стало невозможно выбрать, получить листы нетрудоспособности в электронном или бумажном виде, поскольку теперь они оформляются в основном онлайн. Таким образом, власти сделали взаимодействие между медицинским учреждением, работником, работодателем и Социальным фондом гораздо проще. Если для работников эта новшество является очень удобным, поскольку им практически ничего не требуется, то предприятиям нужно научиться работать в соответствии с действующими правилами.
Электронные и бумажные больничные листы (ЭЛН) имеют одинаковую юридическую силу, как указано в Федеральном законе от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Однако, они выдаются только в одном формате (часть 2 статьи 1 и часть 5 статьи 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, пункт 1 статьи 15 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Следовательно, больной сотрудник не может одновременно получить электронную и бумажную версии.
Что собой представляет электронный листок
Существует некоторое непонимание среди многих сотрудников и работодателей относительно различий между электронным больничным и бумажным документом, несмотря на то, что почти всем с 1 января 2022 года предлагается оформлять документ онлайн. Визуально они очень похожи, так как оба формата содержат одинаковые ячейки для заполнения. Однако, основное отличие заключается в том, что электронный больничный заполняется с использованием специальной программы, в то время как бумажный документ заполняется вручную.
Кроме того, существуют различия в правилах хранения.
Вот пример того, как выглядит бумажный листок нетрудоспособности:
Вот пример электронного больничного листа, полученного из личного кабинета вымышленной компании:
Информация о кодах, указываемых в больничных листах для обоснования нетрудоспособности
Как пользоваться электронными больничными
Для оформления и оплаты электронных больничных листов необходимо сотрудничество трех инстанций:
- лечебного учреждения;
- работодателя;
- Социального фонда.
Если хотя бы одно из этих звеньев не подключено к ЕИИС «Соцстрах» (Единой интегрированной информационной системе), то оформление электронного документа невозможно. Вот как работодателю перейти на электронные больничные листы:
- Согласовать совместную деятельность с региональным отделением Соцфонда.
- Необходимо обучить бухгалтера использовать новую программу и получить для него цифровую подпись.
- Установка программного обеспечения для проверки подлинности цифровой подписи.
ВАЖНО!
Работодатель не обязан информировать сотрудников о работе с онлайн-больничными, так как это предусмотрено законом.
После завершения подготовительных мероприятий ознакомимся с практическим функционированием электронного больничного листа:
- Врач создает листок нетрудоспособности и отправляет его в ЕИИС «Соцстрах».
- Заболевший работник получает от врача уникальный номер.
- Работник передает номер в бухгалтерию или Соцфонд самостоятельно информирует работодателя о открытии листка нетрудоспособности.
- Не нужно разбираться в процессе получения электронного больничного листа работодателю: он доступен в системе «Соцстрах» или в личном кабинете страхователя по полученному номеру или СНИЛС работника. Бухгалтеру остается заполнить необходимые поля. Обычно часть информации заполняется автоматически, но все равно рекомендуется ее проверить и, при необходимости, исправить.
- После того, как бухгалтер заполнит листок и поставит свою подпись, он отправляется в Соцфонд.
- Фонд самостоятельно осуществляет расчет и выплату пособия.
ВАЖНО!
Если работник работал на самом деле во время болезни, работодатель оплачивает отработанные дни, а не выплачивает пособие. В таком случае, когда Соцфонд запрашивает необходимую информацию, бухгалтер обязан указать, что пособие не положено.
Полезный инструмент: онлайн-калькулятор для расчета больничных
Как заполнять больничные по новым правилам
В Постановлении Министерства Здравоохранения России от 23.11.2021 года под номером 1089н находится подробное руководство по заполнению электронного листка нетрудоспособности на текущий год. Работодатель заполняет только ту часть, которая доступна ему. Как и в предыдущей бумажной форме, необходимо указать следующие данные:
- средний заработок для начисления пособия;
- страховой стаж;
- сумму к выплате;
- дату начала работы.
В руководстве указано, как поступить работодателю в случае обнаружения ошибок при заполнении электронного больничного листа. Если ошибки выявлены бухгалтером самостоятельно, документ должен быть заполнен заново и отправлен в Фонд социального страхования с пояснением причины ошибок. Если ошибки выявлены сотрудниками Фонда, они отправят запрос с просьбой уточнить информацию.
Для правильного заполнения документа необходимо установить актуальное программное обеспечение и пакет обновлений. После заполнения документ сохраняется, заверяется ЭЦП и автоматически отправляется в Соцфонд.
Как для оплаты цифрового листка нетрудоспособности, то порядок оплаты остается неизменным: работодатель перечисляет пособие за первые 3 дня болезни в ближайший расчетный день, а Соцфонд выплачивает остальную сумму в течение 10 дней после получения необходимых данных.
Подробнее: сколько времени может продолжаться больничный и в какие сроки должен быть оплачен
Печатать или нет
В большинстве организаций соблюдается принцип «Что написано пером, не вырубишь топором», поэтому способы печати электронного больничного листа известны практически всем кадровикам и бухгалтерам. Однако, стоит ли его печатать? Официальный сайт Соцфонда дает ответ: нет необходимости печатать и хранить копию ЭЛН. Цифровой документ обладает той же юридической силой, что и бумажный вариант, но в отличие от последнего, он хранится в информационной системе «Соцстрах».
Эксперты КонсультантПлюс предоставили инструкции по работе с электронным больничным. Данные инструкции могут быть использованы бесплатно.
Сообщается, что каждый гражданин имеет возможность просматривать свой электронный больничный лист в любое удобное время. Это можно делать с помощью мобильного приложения или сайта Госуслуги. Важно отметить, что пользователи уже получают уведомления о любых изменениях в статусе электронного больничного листа, таких как его открытие, продление или закрытие.
В личном кабинете каждого пользователя хранится следующая информация:
- номер документа;
- данные о враче;
- сведения о медицинском учреждении;
- информация о периоде нетрудоспособности.
Плюсы использования
Преимущества использования электронных больничных листов были демонстрированы в 2020 году, когда из-за пандемии коронавируса количество листов нетрудоспособности значительно возросло.
Бумажные бланки являются частью раздела строгой отчетности и имеют специальную защиту. Их изготовление требует значительных затрат, и их потеря или повреждение представляют проблему для врачей, пациентов и работодателей. Цифровые бланки позволяют сократить расходы на печать бумажных носителей и легко исправить допущенные ошибки.
Для того чтобы уменьшить возможность подделки листка нетрудоспособности, многие организации перешли на использование ЭЛН. Однако, основная проблема в данной области не связана с подделкой, а с получением необоснованных болезнью работника документов. В связи с этим, вопрос о проверке электронного больничного листа на подлинность становится неактуальным.
Пациентам требуется минимальное взаимодействие с этим документом, и они не могут вносить в него изменения.
Важно знать: как проверить подлинность больничного листа
Одним из плюсов использования ЭЛН является сокращение работы для сотрудников отдела кадров. Теперь им не нужно заботиться о передаче бумажных документов в госорганы, проверять их подлинность и обеспечивать их надежное хранение.
Существуют множество преимуществ использования электронных больничных листов. Необходимо отметить возможность сокращения времени на обработку и получение документации, что имеет большое значение в современных условиях работы предприятия.
При наличии исполнительного листа могут потребоваться специфические удержания от выплат по больничному
- Алена Мотрой
2023-06-22 10:53:42
Электронные больничные листы — это очень удобный инструмент для работодателей и граждан. Вы можете в любой момент заглянуть в документ, проверить правильность расчетов и увидеть, когда вам должны выплатить пособие. К тому же, вам не нужно беспокоиться о сохранности информации, так как официальные лица заверяют, что они смогут сохранить ее без доступа третьих лиц.