Оформление реквизитов в информационной записке

Сообщение внутренней деятельности — это краткое письменное уведомление, которое содержит информацию о повседневной деятельности предприятия. Таким образом, оно объединяет функции делового письма и заявления.

Основная цель такого сообщения заключается в обеспечении оперативного обмена письменной информацией между сотрудниками одного и того же предприятия. Однако следует отметить, что для достижения этой цели могут использоваться различные виды сообщений, включая пояснительные записки, которые обычно выполняют роль внутреннего сопроводительного письма, прилагаемого к другим деловым документам:

• информационные записки, или меморандумы;

• докладные записки, или доклады;

• записки, составленные по определенному информационному поводу;

• записки о текущем положении дел.

Широко распространены документы, известные как служебные записки, которые применяются для внутренней деловой переписки между структурными подразделениями и должностными лицами, находящимися вне прямого подчинения.

Докладная записка составляется по желанию одного или нескольких юридических лиц или по поручению руководства.

Инициативная докладная записка нацелена на стимулирование адресата к определенным действиям, которые могут быть приведены в самом тексте.

В своей сущности докладные записки бывают информационные и отчетные.

Информационная записка обычно содержит нейтральные сюжеты и составляется по поручению руководства.

Докладные записки бывают внутренними и отправляемыми во внешнюю среду.

Текст инициативной, а часто и отчетной докладной записки, обычно включает два блока, логически связанных между собой: описание события и предложения или выводы автора.

Для представления докладной записки существует несколько форматов – текстовый, табличный или их комбинированный. Кроме того, она может содержать ссылки на приложения, которые указываются прямо в тексте. Внешнюю докладную записку, оформленную на бланке организации, должен подписать руководитель или его заместитель, а внутреннюю – исполнитель документа.

Объяснительная записка применяется только в случае, если она не затрагивает вопросы, связанные с снабжением, сбытом, технологией, учетом, планированием и другими производственными аспектами, а регулирует только дисциплинарные и трудовые отношения.

3) прекращение трудового договора в соответствии с соответствующими основаниями.

В случаях нарушения трудовой дисциплины работник составляет объяснительную записку.

Характеристики объяснительной записки:

1) адресат (кому она предназначена);

2) должность (структурное подразделение), фамилия, инициалы автора записки;

3) название документа (соответственно «Докладная» или «Объяснительная записка»);

5) дата составления;

6) подпись составителя записки.

Записки могут быть напечатаны на пишущей машинке. Они составляются обычно в единственном экземпляре.

Тема. Информационные документы.

Каждая организация не может обойтись без передачи информации между разными уровнями управления и подразделениями, а также между должностными лицами, которые не находятся в прямом подчинении друг другу. Для этой цели применяются различные виды заметок, такие как докладные, служебные и объяснительные записки.

Докладная записка — это документ, который направляется непосредственно или вышестоящему руководителю и информирует его о выполненной работе, текущей ситуации или произошедшем явлении или факте. Также такая записка может быть отправлена в вышестоящую организацию. В докладной записке всегда присутствуют выводы и предложения от составителя.

Докладная записка может иметь следующие типы:

1) инициативная (составляется с целью побудить руководителя принять определенное решение);

2) информационная (информирует руководителя о ходе работ);

3) Отчетная информация (уведомляет руководство о завершении выполняемых задач, результатов проведенных проверок и командировок).

Также можно разделить докладные записки на внутренние и внешние.

Внешнюю докладную записку следует направлять руководителю вышестоящей организации, для чего она обязательно должна быть зарегистрирована. Оформление производится на общем бланке формата А4.

Перед текстом докладной записки обязательно следует указать заголовок. Рекомендуется начать текст с указания на указание руководства: «В соответствии с Вашим заданием. » или совсем нейтрально: «При выполнении задачи. ».

Текст любой докладной записки должен содержать две части. Первая (вводная) часть должна включать причины составления докладной записки, факты или текущую ситуацию, а также их анализ. Вторая часть должна содержать выводы и предложения, которые, по мнению автора, должны быть реализованы на основе изложенных фактов.

Внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации, а внутреннюю – ее составитель.

Как и докладная, служебная записка может иметь различный характер — информационный, инициативный или отчетный.

В этом тексте освещаются деловые вопросы, связанные с работой структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу или предложение и может быть адресована любому руководителю. Подписывается служебная записка руководителем подразделения или должностным лицом.

Обычно текст служебной записки оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и состоит из двух частей. В первой части дается изложение фактов, которые послужили поводом для ее написания, во второй части делаются выводы и предлагаются решения по поставленному вопросу. По своей структуре служебная записка полностью совпадает с докладной.

Объяснительная записка – это документ, который сопровождает основной документ (план, проект, отчет и т.п.) и поясняет содержание отдельных его положений или объясняет причины какого-либо события, факта, поступка. В зависимости от своего назначения, эти виды объяснительных записок оформляются различными способами.

Первый тип объяснительных записок является приложением к документам. Обычно они предназначены для внешних адресатов, поэтому оформляются на общем бланке учреждения. Реквизиты аналогичны внешней докладной записке, но не содержат выводов и предложений.

Первую категорию представляют объяснительные записки, которые содержат информацию о происшествиях и нарушениях трудовой дисциплины отдельных работников. В таких записках, помимо устных объяснений, могут быть представлены документальные доказательства. Эти записки составляются на обычных листах бумаги и подписываются автором.

Протокол – это документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллективных органов. Протокол составляется во время заседаний секретарем.

В формуляре протокола совещания обязательно должны быть указаны следующие данные:

1. наименование учреждения и автора;
2. название вида документа (протокол);
3. дата проведения совещания.
4. гриф утверждения (в случае, если протокол требует утверждения);
5. Место проведения события указывается городом, где оно состоялось.
6. Заголовок
7. Повестка дня события
8. Председатель и секретарь заседания
9. Текст
10. Председатель
11. Секретарь
12. Присутствие на мероприятии — перечисляются участники собрания, совещания или постоянно действующего коллегиального органа. Фамилии членов коллегий располагаются в алфавитном порядке (должности могут не указываться), так как должности указаны в приказе о назначении коллегии.
13. Приглашенные — перечисляются приглашенные с указанием их должностей, фамилии располагаются в алфавитном порядке. На крупных или расширенных заседаниях присутствующих указывают количественно, а фамилии указываются в списке, который прилагается.

Мнение эксперта

Иванов Александр Анатольевич

Повестка дня содержит вопросы, предлагаемые для обсуждения. Каждый пункт в повестке дня начинается с предлога «О» или «Об» и выделяется отступом. Повестка дня может быть прикреплена к протоколу.

В таком случае она не включается в текст протокола, но в нем указывается: «Повестка заседания приложена».

Представлены доклады;

Сделаны выступления со-докладчиков;

Приняты постановления или решения коллегиального органа, собрания или консультации;

Подписи председателя и секретаря.

Наименование организации;

Название структурного подразделения;

Вид документа;

Место составления;

Дата, индекс;

Гриф утверждения;

Заголовок текста;

Текст;

Подписи составителей акта.

Записки

Записка – это документ, который служит для обмена информацией между лицами и подразделениями. Главная цель записки — предоставить необходимые сведения. У записки есть дополнительный характер.

Служебная нота – это информационный документ, который предназначен для передачи информации между сотрудниками различных отделов, компаний и подразделений. Содержание таких сообщений может быть разнообразным – от уведомлений о деятельности организации до сообщений о чрезвычайных ситуациях, жалобах.

Основная цель составления такой записки – согласование вопросов, связанных с деятельностью компании. Документ оформляется тогда, когда решить проблему устно невозможно. Исходя из служебных записок, могут быть составлены распоряжения.

Функции

Список причин для создания записок включает в себя:

• Необходимость немедленно уведомить руководство о возникшей проблеме.
• Поиск путей решения проблемы.
• Согласование предстоящей работы.
• Запрос необходимой информации.
• Создание инструкций.
• Сообщение о чем-либо.
• Объяснение определенного вопроса.
• Согласование с коллегами или руководством.

СИЗ не включается в Систему классификации и кодирования организаций и документов, как следствие, сведения, содержащиеся в ней, не должны содержать приказы/распоряжения. Форма записки не регулируется законом, ее можно разработать самостоятельно организацией. Разработанную форму следует закрепить внутренним актом.

Например, образец СИЗ может содержаться в инструкции по делопроизводству.

Докладные записки

Главное отличие докладных записок заключается в их адресате. Такие документы отправляются высшим руководством: главным бухгалтерам, руководителям, заместителям. Причем докладная записка может быть направлена не только руководителям собственной компании, но и управляющим сторонней фирмы.

Обычно документ имеет информационный или отчетный характер. Иногда записка может быть составлена с целью уведомления о чрезвычайной ситуации.

Разновидности

Одним из видов документации, которая чаще всего применяется в деловой сфере, являются докладные записки. Но какие они могут быть?

• Инициативные. Их целью является вынудить к принятию конкретного решения. В них содержится предложение на рассмотрение и обсуждение.
• Отчетные. Такие записки позволяют информировать о завершении работ, а также выполнении каких-либо распоряжений. Они предоставляются для уведомления о выполнении некоторых задач.
• Информирующие. Такие документы содержат подробную информацию о ходе работы и итогах. Они предоставляют всю необходимую информацию для ознакомления.

Правила составления

Докладная – это документ, обладающий юридической силой. Из-за этого к нему предъявляются повышенные требования:

• Для оформления записки следует использовать фирменный бланк компании.
• Необходимо зарегистрировать записку и присвоить ей определенный регистрационный номер.
• Если внешний получатель записки, она, как правило, должна быть подписана руководителем компании.
• ДЗ может включать другие документы. В таком случае перечень этих документов должен быть включен в записку.

Текстовая часть документа зависит от его назначения и цели составления.

Служебные и информационные записки имеют много общего. Но их различия также важно учитывать:

• Любой сотрудник компании может быть адресатом служебной записки, в то время как информационная записка всегда предназначена для вышестоящих сотрудников. Как правило, это руководство.
• Служебная записка — это внутренний документ, то есть он используется только внутри компании для общения между ее сотрудниками. Информационная записка может быть отправлена другим компаниям.
• Служебная записка не обладает юридической силой, в то время как информационная записка — да.
• Служебная записка может быть представлена обычным листом, тогда как информационная записка, если она отправляется во внешнюю компанию, должна быть составлена на фирменном бланке. Документ также должен быть снабжен регистрационным номером.

Также существует еще один распространенный тип записок — объяснительные. Они отличаются от других документов тем, что составляются при нарушении трудовой дисциплины. Объяснительная записка включает следующую информацию:

• Факт нарушения закона.
• Причины этого нарушения.

Такой документ составляется в следующих обстоятельствах:

• Нарушение трудовой дисциплины.
• Нештатная ситуация на производстве.
• Материальный ущерб, причиненный сотрудником.

• Докладная записка для учителя 3913
• Служебная записка для заключения договора 2115
• Служебная записка об окончании испытательного срока 1938
• Заявка на закупку материалов №5738
• Отчет о неуспеваемости ученика №3521
• Бюджет на представительские расходы №1054
• Пояснительная записка для поступления в колледж №3332
• Запрос учителя на освобождение от физкультуры №4744
• Представление на ученика №13460
• Заявка на оплату государственной пошлины №590
• Заявка на ремонт оборудования №2363
• Жалобная записка о ошибке в работе №812
• Заявка на выдачу доверенности №1270
• Заявка на отзыв из отпуска №622
• Заявка на отмену командировки №908
• Заявка на ремонт автомобиля №2189
• Заявка на ремонт принтера №1512
• Записка о переработке рабочего времени №1509
• Запрос на увеличение объема топлива 1625
• Заявление о ремонте помещения 2675
• Документ об уменьшении заработной платы сотрудника 2224
• Записка о прогуле работника 2211
• Документ об изменении графика работы 1649
• Жалоба на некорректное поведение сотрудника 2902
• Заявление на списание основных средств 1653
• Отчет по результатам инвентаризации 2541
• Заявление о нарушениях в работе 1190
• Заявление о повышении в должности 2760
• Записка на приобретение принтера 2762
• Запрос на возмещение расходов 5441
• Заявление о нарушении трудовой дисциплины 1961
• Запрос на повышение заработной платы 4165
• Объяснительная на имя директора 2655
• Выяснительная об уходе с работы до окончания рабочего дня 3356
• Объяснительная по пропуску на работу 2412
• Объяснительная о недостаче в результате инвентаризации 3041
• Объяснительная о превышении при инвентаризации 3850
• Объяснительная по поводу происшествия на рабочем месте 877
• Объяснительная за опоздание на работу 2113
• Аналитическая записка о текущей ситуации 59491
• Служебная записка о приобретении нового оборудования 30585
• Служебная записка о снятии дисциплинарного взыскания 10642
• Служебная записка о необходимости набора нового персонала 24215
• Служебная записка на приобретение специализированной одежды 17691
• Служебная записка о закупке канцелярских товаров 16006
• Служебная записка о замене старого компьютера на новый 28164
• Служебная записка на компенсацию затрат на ГСМ 13075
• Введена новая штатная единица 20225.
• Пояснительная записка о незавершении плана продаж 28904.
• Пояснительная записка о неправильно пробитом чеке 23009.
• Пояснительная записка о потере документов 23223.
• Пояснительная записка о незавершении поручения 25146.
• Пояснительная записка об отсутствии на рабочем месте 22843.
• Пояснительная записка о непредоставлении документов вовремя 37774.
• Пояснительная записка о пропуске работы 21498.
• Пояснительная записка о невыполнении служебных обязанностей 33026.
• Служебная записка о списании материальных ценностей 20230.
• Служебная записка о невыполнении служебных обязанностей 21041.
• Служебная записка о направлении в командировку 18468.
• Запрос об увеличении заработной платы №16027
• Уведомление о приходе на работу в выходной день №18951
• Заявление на выдачу денежных средств №17180
• Уведомление об отсутствии работника на рабочем месте №19000
• Заявление о премировании сотрудников №16472
• Форма для служебной записки. Пример №107449
• Объяснительное письмо №85003
• Форма Т-60. Заявление-расчет о предоставлении отпуска работнику №50662
• Заявление-расчет при увольнении в соответствии с формой Т-61 №39612
• Правильное оформление докладной записки. Конкретные примеры №114005

Разнообразие деловых сообщений

Внутри организации деловая переписка имеет различные формы. Рассмотрим некоторые популярные документы, которые образуют деловую переписку.

Служебные заметки. Это одна из самых часто используемых форм внутренней деловой переписки организации.

Служебная заметка – это внутренний документ организации, который информирует должностных лиц (или подразделения) о фактах, выводах или предложениях составителя.

Служебные записки в большинстве случаев связаны с повседневной деятельностью организации. Они используются для оперативного обмена информацией между должностными лицами или подразделениями одной компании. Кроме того, служебная записка является подтверждением действий и результатов работы, поэтому они хранятся согласно правилам делопроизводства, принятым в организации.

• – докладная записка;
• – объяснительная записка;
• – информационная записка;
• – информационно-статистическая записка;
• – записка о ходе дел за определенный период;
• – разъяснительная записка.

В сведениях кратко излагаются конкретные вопросы. Приводимые данные дополняются кратким анализом их содержания. Могут содержаться предложения по решению заявленной проблемы.

Пояснительная записка составляется для описания сложившейся ситуации или толкования конкретных фактов с точки зрения автора. Как правило, имеет характер оправдания за совершенные нарушения или невыполнение своих служебных обязанностей.

Записка с информацией используется для своевременного информирования о различных вопросах повседневной работы. Часто ее составляют в процессе подготовки и сбора информации для других документов, например, для создания отчета или сводной справки.

Аналитическая записка включает детальный анализ ситуации, факты комментируются и связываются с предыдущей информацией. Также она может содержать прогноз развития ситуации. Одним из видов аналитической записки является обзорная записка. Отличие ее от аналитической заключается в том, что в ней рассматривается несколько связанных проблем.

К обзорным запискам часто прилагаются справки с подробной информацией.

В отличие от других служебных записок объяснительная записка не является самостоятельным документом, а является составной частью другого, обычно информативного документа. По сути, это сопроводительное письмо, в котором объясняется необходимость создания данного документа и краткие пояснения к его содержанию. Такие записки часто сопровождают техническую документацию и статистические отчеты.

Служебные записки могут быть составлены по собственной инициативе, по требованию руководства или в ответ на предыдущие документы.

Помимо официальных записок, приказы руководителя являются распространенной формой деловой корреспонденции. Они относятся к категории деловых сообщений, поскольку их цель заключается в передаче информации о принятых руководителем решениях подчиненным. В отличие от официальных записок, которые предназначены для передачи информации в горизонтальном направлении (другим сотрудникам или отделам) и вертикальном направлении по служебной иерархии (руководителю), приказы содержат информацию, подготовленную для передачи вниз по иерархической лестнице, то есть от руководителя к подчиненным.

Приказ — это документированное управленческое решение руководителя организации, которое имеет нормативный характер и определяет действия подчиненных по определенному вопросу. Еще одним типом документа, который используется для передачи информации сверху-вниз по иерархии управления, является распоряжение.

Распоряжение – это документированное решение управления, которое обычно издается вместо руководителя организации и регулирует действия сотрудников по определенному вопросу ежедневной работы.

При подготовке приказов и распоряжений необходимо соблюдать требования к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению этих документов, которые предусмотрены Методическими рекомендациями Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России [1].

Подготовленные приказы издаются, подписываются руководителем, регистрируются в установленном порядке и распространяются внутри организации.

Телефонограмма – это короткое устное сообщение, переданное (принятое) по телефону и записанное.

Принимающая информацию сторона тщательно фиксирует телефонограмму, поэтому она может быть рассмотрена как письменное сообщение. При этом передающая информацию сторона фиксирует в специальном журнале информацию о своей должности и ФИО, а также о дате и времени фактической передачи документа. Таким образом, ответственность за дальнейшую передачу и использование лежит на принимающей стороне.

При получении телефонограммы важно записать:

• – информацию о лице, которое передало документ (наименование должности, ФИО);
• – дату и время фактической передачи документа.

Использование этого вида деловых сообщений предлагает преимущество в сочетании быстрой установки связи с получателем и возможности проверки получения информации. Документ, отправленный в форме телефонограммы, обладает юридической силой. В случаях особой важности отправитель может потребовать от получателя подтверждения информации в форме телеграммы или письма.

Письмо – обобщенное название официально-деловой корреспонденции, создаваемой по широкому кругу вопросов и предназначенной для передачи документированной информации от автора (разработчика) документа к его получателю (адресату).

Для налаживания связей с другими организациями и обмена рабочей информацией необходимо использование деловых писем.

В практике работы организаций применяется большое количество разнообразных форм официальной переписки (см. таблицу 2.1).

Таблица 2.1

Основные типы деловых писем

Цель делового письма

Тип делового письма

Передача общей информации

Уникальное информационное письмо

Электронная почта в любой компании — важная часть всей деловой переписки. Чтобы научиться эффективно работать с информационными письмами, необходимо понять их виды и цели. В этой статье мы рассмотрим, как составить оригинальное информационное письмо.

Содержание:

• Разнообразие информационных писем
• Основные причины написания информационных писем
• Как эффективно написать информационное письмо

Информационное письмо — это деловое письмо, в котором адресату предоставляют сведения официального характера. Такие письма обычно имеют стандартный формат. Они отправляются органам власти и управления различных уровней, подразделениям или организациям определенного типа.

В информационных письмах могут быть приведены цитаты отдельных положений законодательных и нормативных актов, а также рекомендации и предложения. Они могут содержать информацию, которая поясняет особенности применения нормативных документов или правил поведения в определенных условиях. Иногда информационные письма также называют методическими.

Структура информационных писем

Кроме того, у каждого информационного письма могут быть сопроводительные письма, которые служат для уточнения или дополнения информации, представленной в основном письме. Далее мы рассмотрим каждый вид информационного письма и их цель более подробно.

Общие характеристики информационных писем: справочная информация от журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Для чего нужны информационные письма

Рассматривая названия различных видов информационных писем, можно узнать их назначение и содержание. Письма заявления предназначены для того, чтобы сообщить о планах и намерениях компании, которая их отправляет. Письма напоминания являются примерами информационных писем, содержащих информацию о необходимости выполнения определенных обязательств.

Например, если адресат должен произвести оплату, в письме напоминании можно указать сроки, сумму и реквизиты для оплаты. Письма подтверждения свидетельствуют о получении определенного товара, оплаты, документов и т.д.

Пример информационного письма напоминания

Наиболее распространенной группой писем с информационным характером являются письма-сообщения. Они содержат важную информацию о смене реквизитов, графике работы организации, адресах и даже о назначении нового руководителя. Также среди таких писем можно выделить уведомления о изменении стоимости услуг (тарифных планов) и о предстоящих совещаниях.

Пример информационного письма-сообщения о смене реквизитов

Разнообразие рекламно-информационных писем проявляется в наличии различных предложений, услуг или акций. Они могут иметь оригинальное оформление по сравнению с другими типами информационных писем. Следует отметить, что к данной категории относится и информационное письмо организации.

Скачивайте и используйте в работе примеры всех разновидностей информационных писем:

При оформлении информационных писем необходимо придерживаться общих правил составления деловых писем. Однако имеются отличия, связанные с тем, что такие письма часто отправляются на несколько адресов одновременно и могут содержать объемные приложения.

Чтобы оформить информационное письмо, можно воспользоваться бланком специально предназначенным для этого, либо написать его на обычном листе бумаги. В случае использования последнего варианта, необходимо разместить контактные данные организации-автора (название компании, адрес, электронная почта, номер телефона) в левом верхнем углу письма, а также указать дату и номер исходящего документа. Если письмо является ответом, необходимо также указать номер и дату входящего документа, на который дается ответ.

Вот пример бланка для информационного письма

После представления об авторе следует указать данные получателя. К ним относятся название компании и адрес. Если вы направляете письмо конкретному сотруднику, укажите его фамилию, инициалы и должность.

Вставляете тему вашего информационного письма. Например: «О проведении общего собрания акционеров», или «О новой линейке продукции». Текст может начинаться со слов: Сообщаем… Доводим до Вашего сведения… Ставим Вас в известность… — зависит от типа письма.

В содержательной части указываете информацию, которую хотите сообщить. Избегаете многословности, пишете упорядоченно и кратко. Помните: типовое информационное письмо, например, о назначении нового генерального директора, должно занимать 4-5 строк.

Это касается и рекламных текстов — даже коммерческое предложение не должно занимать больше одного листа. Если прикладываете к информационному письму дополнительные документы или материалы, в конце письма необходимо указать об этом.

Информационное письмо: пример

Все тонкости и секреты деловой переписки можно найти в статьях, опубликованных в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера». Здесь вы найдете полезные советы по написанию деловых писем, которые помогут вам профессионально и грамотно выразить свои мысли. Также журнал предоставляет образцы форматов писем, которые можно использовать в различных деловых ситуациях. Будьте в курсе последних трендов в деловой переписке и сделайте свои письма уникальными и запоминающимися. Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» — ваш надежный помощник в мире деловых писем.