Оплаты расходов во время командировки

При отправке своего сотрудника в командировку, компания обязуется сохранять его должность и средний доход. Также она обязана возмещать расходы, связанные с командировкой. Этот вопрос регулируется статьей 167 Трудового Кодекса Российской Федерации.

Что такое суточные и чем они отличаются от командировочных

Разберемся в определениях:

• Командировочные предназначены для оплаты основных потребностей, таких как проживание и проезд. Работник обязан предоставить документы (например, квитанции отеля и чеки об оплате транспорта), подтверждающие эти расходы.
• Суточные выплачиваются для компенсации дополнительных расходов, не согласованных с работодателем заранее. Сотрудник вправе использовать суточные на свое усмотрение и не обязан представлять бухгалтерские отчеты по их использованию.

Согласно действующему законодательству, компания обязана предоставлять авансовое возмещение расходов. Это прямо указано в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 №749. Хотя нет единых правил относительно сроков выплаты, они могут быть установлены компанией самостоятельно и закреплены во внутренних документах.

Например, в положении о командировках можно указать не только сроки, но и способ оплаты аванса: наличными или переводом на банковскую карту.

Однако, если работник проживает недалеко от места командировки и может ежедневно возвращаться домой, выплата суточных не осуществляется. Возможность такого возвращения определяется работодателем индивидуально и может зависеть от транспортных условий и характера работы.

Согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации, суточные расходы не требуют официального подтверждения — в отличие от командировочных. Таким образом, сотрудник не обязан обосновывать дополнительные затраты, которые он совершил во время служебной поездки.

Однако суточные расходы придется включить в авансовый отчет — это необходимо для обоснования затрат, связанных с командировкой, при ведении налогового и бухгалтерского учета.

Размер суточных в командировках по России и за границу

Законом нет ограничений по размеру суточных (за исключением служащих госучреждений). Руководители частных компаний могут самостоятельно устанавливать этот параметр. Однако установленную величину необходимо зафиксировать во внутренних нормативных документах, например, в коллективном договоре.

• до 700 ₽ за каждый день командировки в России
• до 2500 ₽ за каждый день командировки за рубежом

Также перечисляем статьи расходов, которые организация обязана возмещать при зарубежной командировке:

• оформление визы и загранпаспорта
• консульские и аэропортовые сборы
• оплата въезда или транзита для автотранспорта
• платежи, которые также необходимо оплатить

Отличия для бюджетных и коммерческих организаций

Как уже упоминалось выше, предпринимательская структура имеет право самостоятельно устанавливать правила по суточным и определять сумму, выплачиваемую сотрудникам.

Для федеральных организаций установлен единый порядок Правительством (постановление от 02.10.2002 №729) и составляет 100 ₽ за каждый день нахождения в командировке. Руководитель может получать повышенные суточные только в случае, если деятельность компании определена как приносящая доход, или благодаря экономии средств из бюджета.

Выплата суточных за дни, проведенные в дороге

• за все будние дни, проведенные в командировке;
• за выходные и государственные праздники;
• за дни, на которые работник был вынужден дорогу до места командировки и обратно, включая периоды вынужденных остановок.

Допустим, сотрудник отправился в деловую поездку в воскресенье и вернулся в следующую субботу. В таком случае он имеет право на суточные выплаты за семь дней — пять будних и два выходных.

Нормы суточных в 2023 году

На текущий момент способ расчета суточных остается без изменений по сравнению с предыдущим годом.

Тем не менее, следует отметить, что недавно было введено новое понятие — курортный сбор. Теперь сотрудникам, которые проводят более суток на территории «курортных» регионов Российской Федерации в соответствии со своими рабочими обязанностями, выплачивается дополнительная компенсация.

Сбор рассчитывается по следующей формуле:

Количество дней пребывания
×
размер курортного сбора

Порядок возмещения этой суммы командированному лицу разъяснен в Письме Министерства финансов России от 16.07.2018 г. N 23-01-06/49454.

Есть и другие книги, которые стоит прочитать

Оплата командировочных и суточных: в каком размере полагаются

Иногда возникает необходимость отправить сотрудника в командировку. В таком случае, все расходы на проживание и питание работника, разумеется, покрываются компанией. Однако, существует различие между суточными и командировочными, и в этой статье мы расскажем о его особенностях и нюансах.

Командировочные выплаты и суточные – это вознаграждения, которые работник получает при отправке в командировку. Компания оплачивает все расходы, связанные с этой поездкой (согласно статье 167 Трудового кодекса РФ). Закон требует, чтобы эти выплаты были осуществлены в виде аванса (в соответствии с постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Однако есть различие в том, для чего предназначены эти выплаты:

• Суточные — это деньги, которые предназначены для оплаты базовых потребностей во время командировки, таких как проезд и проживание. Работник должен предоставить документы, подтверждающие эти расходы (чеки, билеты, квитанции и т. д.).
• Суточные – это средства, предназначенные для покрытия дополнительных расходов. Замечательно то, что работник не обязан докладывать о них. В эту категорию входят любые не предварительно согласованные платежи, которые работник может совершать по своему усмотрению. Закон не ограничивает размеры суточных, если в командировку отправляется не государственный служащий.

Размер выплат за командировку по России

Компании имеют право устанавливать верхнюю границу суммы, которая не облагается НДФЛ, для командировок внутри России. Эта информация фиксируется в нормативных документах, составляемых самими компаниями. Чаще всего такой предельный размер составляет 700 рублей в день.

Многие компании стремятся не превысить этот лимит, чтобы не платить дополнительные налоги.

Государственные организации, в свою очередь, имеют установленный лимит на суточные выплаты – он составляет 100 рублей в день (согласно постановлению Правительства РФ от 02.10.2002 № 729). Однако в некоторых случаях этот лимит может быть увеличен, например, если цель командировки приносит доход компании или в иных аналогичных ситуациях.

В данном случае максимальная сумма, освобождаемая от налогообложения, составляет 2500 рублей за один день.

Какие дни работодатель обязан оплатить

Отправляя сотрудника в командировку, работодатель оплачивает:

• Все дни, проведенные в рабочей поездке.
• Выходные, которые приходятся на период командировки.
• Государственные праздники, которые приходятся на период командировки.
• Дни, которые (даже частично) были потрачены на дорогу к месту командировки.

Как оплачивают суточные при однодневных командировках

Прежде всего, важно отметить, что однодневной командировкой считается та, которая полностью укладывается в одни сутки, начиная с момента отправления и заканчивая моментом прибытия. Однако, если сотрудник уезжает из города проживания, к примеру, в 23:55, а возвращается только на следующий календарный день, такая командировка уже будет считаться двухдневной. Изменение статуса командировки происходит также, если она была продлена по необходимости и с предварительным согласованием с руководством.

В этом случае сотруднику будет выплачена оплата за большее количество дней.

Если же командировка полностью укладывается в сутки, она считается однодневной. Оплата за такую командировку не производится так же, как за остальные рабочие дни в месяце (по окладу), а рассчитывается на основе среднего заработка. Если же эта командировка приходится на выходной или праздничный день, работодателю необходимо либо оплатить ее в двойном размере, либо предоставить сотруднику отгул.

Оплата командировочных и суточных расходов может отличаться в зависимости от условий и места командировки. В случае однодневной командировки, где нет необходимости в проживании в гостинице, компенсируются расходы на проезд и другие необходимые затраты для выполнения обязанностей. Внутри России суточные не выплачиваются, но если командировка предполагает выезд за границу, то работнику выплачивается 50% от суммы, установленной компанией для заграничных поездок.

Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, работнику могут быть компенсированы также иные расходы, включающие:

• расходы на мобильную связь;
• расходы на парковку, если работник использует личный транспорт;
• расходы на хранение багажа в камерах хранения на вокзалах или в аэропортах.

Необходимо получить разрешение или согласие от работодателя на эти расходы, а также предоставить документальное подтверждение в виде чеков, квитанций, расписок или других подтверждений.

Важно! Если сотрудник успевает выполнить часть своих обязанностей в офисе в день однодневной командировки, то он получает выплату за этот день, а также средний заработок. Компенсация других расходов будет произведена после предоставления документов, как описано выше.

Будьте в курсе последних новостей, подпишитесь на нашу рассылку.

При цитировании данного материала обязательно указывайте активную ссылку на источник.

Компенсационные выплаты при служебных командировках

Некоторым людям не нравятся командировки из-за дополнительных расходов, которые невозможно избежать. Однако некоторая часть этих расходов должна быть возмещена работодателем. Давайте разберемся, какие компенсационные выплаты полагаются и сколько денег можно получить.

• Командировочные выплаты, включающие затраты на аренду жилья и транспортные расходы до места командировки и обратно;
• Суточные выплаты, которые покрывают расходы на проживание и питание во время поездки;
• Прочие деловые расходы работника во время командировки.

При этом работник во время командировки получает оплату в размере среднего заработка. Если работник работает в праздничные и выходные дни во время служебной поездки, то выплаты производятся в повышенном размере.

Подробнее: вознаграждение за командировку по среднему заработку

Таким образом, все суммы, которые выдаются работнику как при убытии в командировку, так и по возвращении (командировочные, суточные и т. д.), за исключением выплаты среднего заработка, могут быть справедливо отнесены к компенсационным выплатам.

Размер компенсационных выплат при командировках

Компенсация командировочных расходов осуществляется в размере реально понесенных затрат. При возвращении домой сотруднику необходимо составить предварительный отчет и приложить подтверждающие документы (чеки, билеты, договоры и т.д.).

• на проживание – 550 руб./сутки, в случае отсутствия подтверждающих документов – 12 руб./сутки;
• на проезд:
  • поездом – в размере фактических расходов, но не более стоимости билета в купе (в случае отсутствия документов – в плацкарте);
  • самолетом – не более стоимости билета в экономклассе;
  • На плавсредстве цена не превышает стоимости проезда в каюте V группы морского судна, II категории речного судна, I категории парома (если нет документов — в каюте Х группы морского судна и каюте III категории речного судна).

  ВАЖНО!

  Согласно указу президента от 17.10.2022 № 752, суточные для государственных служащих, выезжающих в служебные поездки в новообретенные регионы РФ (ЛНР, ДНР, Херсонская и Запорожская области), увеличены до 8480 рублей в день.

  1. как возмещать сотрудникам оплату проезда до места работы;
  2. как возмещать сотруднику использование личного автомобиля в служебных целях.

  Для остальных организаций нет ограничений по суточным, но если сумма превышает установленные лимиты Налоговым кодексом РФ, удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы. Они составляют:

  Направление служебной поездки	Необлагаемые НДФЛ суммы
  	Командировочные			Суточные
  	Проезд	Проживание
  		При наличии подтверждающих документов	При отсутствии подтверждающих документов
  По РФ	Компенсации в размере фактических расходов не облагаются НДФЛ		700 руб.	700 руб.
  За пределы РФ			2500 руб.	2500 руб.

  Как можно видеть, большинству организаций приходится решать, сколько денег нести сотруднику, отправляющемуся в служебную поездку, самостоятельно. Их разрешается установить размер выплат. Но следующие факты нужно иметь в виду:

  • основанием для выплаты является приказ о направлении в командировку. Так как под суточными понимаются расходы, без которых во время поездки не обойтись, их выплачивают заранее, до отъезда;
  • суточные выплачиваются за каждый день, включая выходные, и за дни, проведенные в пути. Продолжительность определяется на основе проездных документов;
  • если сотрудник заболел в командировке, суточные выплаты не прекращаются до возвращения из служебной поездки;
  • при служебной поездке в курортные регионы РФ суточные увеличивают на сумму курортного сбора;
  • Оплата однодневных командировок зависит от решения работодателя. В случае выплаты следует учесть НДФЛ.

  Сотрудник компании «Ppt.ru» Пэпэтэшина Полина Петровна отправляется в командировку в город Кисловодск с 10.01.2024 по 19.01.2024. Общая продолжительность командировки — 10 дней. В компании установлены суточные выплаты для Российской Федерации в размере 1000 рублей в день.

  По расчету, Пэпэтэшина П.П. имеет право на: 1000 * 10 = 10 000 рублей. Однако, в Кисловодске действует курортный сбор в размере 100 рублей в сутки.

  Следовательно, Пэпэтэшина П.П. получит 10 000 + (10 * 100) = 11 000 рублей. Поскольку эта сумма, установленная в компании, превышает установленные налоговым кодексом РФ лимиты на суточные выплаты, необходимо удержать НДФЛ с излишней суммы равной:

  (1000 — 700) * 10 = 3000 рублей.

  Размер НДФЛ составит:

  3000 — (3000 * 13%) = 390 рублей. Но удержание производится по окончании командировки.

  ВАЖНО!

  Отчет о расходах на служебную командировку не предусматривает необходимости предоставления отчетности по суточным выплатам. Это ясно из положений статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации и правил, регулирующих порядок служебных командировок. Однако, с целью поддержания порядка и избежания конфликтов с налоговыми органами, в некоторых случаях (по решению организации) суммы суточных могут быть включены в представляемый авансовый отчет о расходах, но без предоставления подтверждающих первичных документов.

  Приведен ниже пример такого авансового отчета:

  Подробнее: как правильно заполнить отчет о командировке

  Ситуация с другими расходами аналогична. Сама организация определяет, что и в каких размерах и порядке возмещать. Обычно это выплаты в компенсацию:

  • на питание;
  • расходы на связь;
  • амортизация личного оборудования и т.д.

  Эти выплаты подлежат налогообложению и уплате взносов.

  Подробнее: нужно ли уплачивать налог на компенсационные выплаты

  При выезде за границу в командировку, наряду с командировочными и суточными, обязательно возмещаются следующие расходы:

  • на паспорта и визы, консульские сборы;
  • на транзитные документы;
  • на обязательные страховки.

  ВАЖНО!

  • Анна Федотова

  2024-01-15 08:15:00

  Нельзя забывать о том, что при командировке за границу, которая длится один день, выплаты за проживание и питание составляют 50% от обычной суммы.

  Как рассчитываются командировочные

  Представляем информацию о правилах оформления командировки, видах вознаграждений для сотрудников и условиях отказа от служебной поездки.

  Организация командировок — это отправка сотрудника в иную местность по указанию работодателя. Цель такой поездки может быть различной: выполнение производственных задач, проведение исследований, презентации, участие в конференциях и другие. По возвращении сотрудник возвращается на свое постоянное место работы.

  В период командировки работодатель обязан сохранить за сотрудником его должность и средний заработок, а также возместить расходы на проезд, проживание и прочие затраты, связанные с исполнением служебного поручения.

  Оформление командировки осуществляется в несколько этапов:

  1. Договоренность о дате начала и окончания командировки, а также месте назначения. Это может осуществляться как внутри организации (между отделами), так и с внешними партнерами.
  2. Для успешного выполнения командировки требуется разработать план, определяющий цели и задачи, а также устанавливающий сроки и порядок их выполнения.
  3. Оформление приказа о командировке обязательно. В нем должны быть указаны все необходимые данные, включая Ф. И. О. работника, место назначения, даты начала и окончания командировки и так далее.
  4. Подпись руководителя организации или другого уполномоченного лица является обязательным этапом приказа о командировке.
  5. Ознакомление с документами обязательно для всех сотрудников. Оно позволит убедиться, что командировка была назначена точно, а в случае производственных травм обеспечит получение страховых выплат.

  Для тех, кто желает освоить бухгалтерию с нуля и применять полученные знания в различных аспектах учета: обработка первичной бухгалтерской документации, поддержание полноценной бухгалтерии, налогового и кадрового учета, предоставление отчетности, работа с программой 1С, управление финансами и оптимизация налогов, у нас появился новый курс профессиональной переподготовки — Бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С.

  В настоящее время этот курс доступен по сниженной цене — всего за 14 950 рублей, вместо 29 900 рублей. Старт новой группы назначен на 1 февраля.

  Весь ассортимент курсов со скидкой можно найти в нашем каталоге.

  В сущности, командировочные состоят из двух компонентов: суточные выплаты, которые сотрудники получают во время поездки, и средний заработок. Важно отметить, что командировка — это не отпуск, а полноценные рабочие дни, которые должны быть оплачены.

  Суточные

  Суточные выплачиваются во время всего командировочного периода, включая выходные и праздничные дни, а также дни в пути. Размер суточных не устанавливается стандартно, а определяется для каждой компании отдельно. Сумма суточных должна быть указана в коллективном договоре или другом документе, который утверждается в компании.

  Суточные до 700 рублей в день внутри России и 2 500 рублей в день за границей не облагаются налогом на доходы физических лиц.

  Предположим, что ваша компания платит 1 200 рублей в день заботы о командировках внутри России. Это означает, что налог на доходы будет удержан только с разницы в 500 рублей между действительной суммой выплаты (1 200 рублей) и налоговым нормативом (700 рублей).

  Работники не должны отчитываться за полученные суточные.

  Средний заработок

• премии, бонусы, надбавки;
• дополнительные выплаты, связанные с особенностями рабочего места;
• прочие выплаты, связанные с трудовыми отношениями.

• оплата труда по сдельной системе;
• вознаграждение в виде комиссионных;
• выплата процента от прибыли, которую получает компания;
• зарплата в натуральной форме;
• доплаты и повышения к установленным тарифным ставкам;
• гонорар или гонорарное вознаграждение за авторскую работу;
• получение премий.

Вне учета:

• ранее выданные командировочные;
• декретные пособия;
• больничные выплаты;
• отпускные;
• материальная помощь;
• возмещение расходов на питание и другие неотносящиеся к денежным выплатам;
• оплата путевок или обучения.

Пример расчета. Зарплата Иванова составляет 40 тыс. рублей.

В сентябре, во время его отпуска, вместе с отпускными он получил 38 тыс. рублей, а в мае, во время больничного, он получил 29 тыс. рублей.

Затем эту сумму необходимо разделить на реально отработанные дни периода: 479 000 / 222 дня = 2 157,66 рублей.

Это среднедневной доход Иванова. Его необходимо умножить на количество дней командировки, включая время в пути.

Иногда бывает такое, что дни командировки совпадают с выходными или праздничными днями. Если в эти дни работник привлекался к работе, они включаются в расчет. Такие дни оплачиваются в двойном размере.

Пример расчета. Иванова была направлена в командировку с 29 января по 5 февраля 2024 года. В эти дни попадаются два выходных — 3 и 4 февраля.

Кого нельзя отправлять в командировки

Существуют группы сотрудников, которых запрещено отправлять в командировку. Вот они:

• Беременные.
• Лица, не достигшие совершеннолетия. Примечание: существуют исключения для профессиональных спортсменов, творческих кадров и сотрудников СМИ.
• Сотрудники с инвалидностью. Для отправки в командировку требуется письменное согласие, а также медицинское заключение от лечащего врача.
• Работники, зарегистрированные в качестве кандидатов в выборный орган во время проведения выборов.

Также существуют группы работников, которых можно отправлять в командировку, но для этого потребуется получить их письменное согласие, то есть они имеют право отказаться от поездки:

• Матери детей до 3 лет.
• Матери и отцы, воспитывающие детей до 5 лет в одиночку.
• Опекуны детей до 5 лет.
• Родители детей с инвалидностью.

Если в коллективном договоре не предусмотрены особые условия, все сотрудники, кроме указанных, обязаны принять участие в командировке.