Приказы по личному составу | Администрация Ляскельского сельского поселения

Приказы, связанные с личным составом персонала, нужны для оформления различных документальных процедур, таких как прием на работу, перевод на другую должность, увольнение, изменение условий труда, назначение разрядов и классности, установление размеров оплаты труда, предоставление отпусков, командирование сотрудников, наложение дисциплинарных взысканий и других.

По своей структуре приказы могут быть простыми или сложными.

Если приказ касается только одного человека, то он считается простым или индивидуальным. Заголовки таких приказов содержат выражения: «О приеме на работу…», «О переводе на другую должность…», «О награждении…» и так далее.

Если в одном приказе объединены несколько распорядительных пунктов, то он считается сложным.

При решении вопросов, связанных с персоналом (например, прием, увольнение и т. д.), в сложных приказах заголовок формулируется исходя из конкретной ситуации. В случае сложных приказов, касающихся нескольких вопросов по персоналу (например, прием, увольнение и т.

д.), заголовок может быть отсутствовать или быть общим («По личному составу»). Однако практика создания сложных приказов не является рациональной, так как она усложняет их исполнение и формирование.

В части приказа, в которой указывается информация о конкретном решении по персоналу, указывается фамилия (печатается заглавными буквами), имя и отчество (печатается строчными буквами); здесь должны быть точные формулировки решения по конкретному вопросу о персонале (отдельные формулировки о приеме, назначении, переводе на другую должность, увольнении содержатся в Приложении 2).

При аккумуляции представлений от структурных подразделений, отделы кадров готовят сложные приказы, в которых распорядительная часть разбивается на отдельные пункты. Каждое действие одного характера, затрагивающее одного или несколько лиц, оформляется отдельным пунктом. Например:

1.1. Николай Иванович Петрова.

1.2. Игорь Петрович Сидорова.

Обычно в таких приказах существует конкретная последовательность размещения отдельных вопросов. Сначала — назначение на должности, затем — перевод на другие должности, и, наконец, — освобождение от занимаемых должностей.

Если в одном пункте перечисляются несколько фамилий, то они идут в алфавитном порядке.

Такие приказы готовятся отделами кадров по мере накопления представлений, поступающих от структурных подразделений.

Каждый пункт приказа по личному составу должен содержать основание, в котором указаны документы, использованные при его создании.

Приказ по личному составу должен содержать следующие записи:

С указанным приказом ознакомлен и подписал подпись расшифровка.

Приказы по личному составу должны быть подписаны ответственным за кадры и руководителями структурных подразделений, касающихся сотрудников, указанных в приказе.

Приказы о увольнении, переводе и наложении взыскания должны быть подписаны юристом.

В приказах об увольнении должна быть информация о согласии профсоюза на увольнение и подпись председателя общественного отдела кадров при его наличии.

Мнение эксперта

Иванов Александр Анатольевич

Приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска и премирования должны быть подписаны бухгалтером.

Подписывать приказы по личному составу должен руководитель организации. В случае его отсутствия, это может сделать заместитель руководителя, который отвечает за эти вопросы. Это должно осуществляться в соответствии с приказом, который определяет распределение обязанностей среди руководства.

Кроме того, существуют отдельные приказы о поощрении, премировании и длительных командировках.

Для оформления очередного отпуска рекомендуется использовать специальную форму, которая объединяет заявление на отпуск и приказ в форме записки о предоставлении отпуска. Эта форма должна быть подписана руководителем организации, но может быть также подписана кадровой службой с последующим согласованием с руководителем организации или его заместителем, который отвечает за кадровые вопросы. Примерная форма дана в Приложении 3.

Разработка специальной формы приказа о командировании также является целесообразной. Примерная форма дана в Приложении 4.

Личный состав регистрирует, рассылает и формирует приказы, а также включает основания в личные дела работников или создает отдельные приложения к приказам.

Приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий и командировках имеют ограниченное время хранения и должны быть формированы отдельно от остальных приказов по составу.

Кадровая подсистема Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) содержит унифицированные формы кадровых документов, касающихся приема, перевода на другую работу, увольнения, поощрений, наложения взысканий, оформления отпусков и командирования сотрудников.

Приказ по личному составу

Кадровое делопроизводство включает в себя все приказы, касающиеся личного состава. Они являются важными документами, которые позволяют руководству эффективно управлять своими подчиненными.

Есть бланк и образец
Можно просмотреть онлайн
Бесплатно скачать
Безопасность гарантирована

По каким причинам создаются приказы по личному составу

Эти указания относятся к различным ситуациям и событиям, связанным с персоналом организации. Они составляются по разным причинам:

во время приема на работу или увольнения сотрудников;
при применении дисциплинарных мер;
при награждении и поощрении;
при переводе на другую должность и т.д.

Советуем прочитать: Официальный сайт московского района

Срок действия документа

У каждого указания, касающегося персонала, есть определенный период времени, в течение которого оно действует. Этот период может начинаться со дня, когда документ официально выпущен, или с даты, указанной в его тексте.

Существуют несколько основных причин для окончания указания: выполнение его требований, истечение срока его действия, отмена указания, а также вступление в силу местных нормативных актов, разделов трудовых или коллективных договоров, законов, которые значительно изменяют условия указания от директора компании.

Кто пишет приказ

Обычно от составления кадровых приказов отвечает специалист кадрового отдела, юрисконсульт или секретарь организации, в зависимости от их должностных обязанностей. В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с Трудовым и Гражданским законодательством РФ.

После составления приказа о составе персонала его следует передать на подпись руководителю предприятия, так как он всегда выдается от его имени. Если в организации действует профсоюзная ячейка, то их представитель также должен ознакомиться с документом перед его утверждением, чтобы избежать нарушений прав работников.

Написание данного типа распорядительной документации требует наличия обоснования и основания для приказа. Без этих элементов приказ не будет считаться юридически значимым документом.

К основанию относятся разнообразные документы, такие как личные заявления сотрудников, служебные и докладные записки руководителей структурных подразделений и другие. Также основанием могут быть пункты из трудовых и коллективных договоров, а также нормы законодательства РФ.
В качестве обоснования можно привести объективные доводы, которые объясняют создание конкретного распоряжения.

Обоснование всегда следует после выражения «В связи с…».

Правила составления документа

Дата составления;
Регистрационный номер;
Тема приказа;
ФИО руководителя, составившего приказ;
ФИО и должность лица, на которого распространяется приказ;
Описание ситуации или причины, вызвавших необходимость составления приказа;
Постановление или решение, принятое в результате рассмотрения;
Сроки исполнения, ответственные лица;
Подпись руководителя и печать организации;
Подпись исполнителя приказа.
Информация о его номере и дате составления
Указание наименования организации, издавшей данный документ

После этого следует основная часть:

Описание сути распоряжения и упоминание о конкретных сотрудниках, на которых оно влияет
Установление даты, с которой приказ начинает действовать
Обоснование причин или обстоятельств, приведенное в тексте для его составления
Ссылка на закон или внутренний документ, такой как акт, служебная записка или докладная записка, которая является основанием для приказа

Мнение эксперта

Иванов Александр Анатольевич

В заключение, если необходимо, в приказе следует указать ответственных исполнителей (это может быть любой сотрудник предприятия или сам директор).

Как оформить бланк

Исполнение приказа по кадровому составу полностью ложится на представителей предприятий и организаций. Этот документ можно составить на чистом листе любого удобного формата или на официальном бланке компании. Содержание приказа может быть написано как вручную (используя только шариковую ручку), так и на компьютере.

После того, как текст будет готов, необходимо передать распоряжение для подписи директору или уполномоченному сотруднику, действующему от его имени (при этом подпись должна быть только реальной — использование факсимиле, то есть отпечатанных методом, автографов не допускается).

Также с приказом должны ознакомиться ответственные за его исполнение и те сотрудники организации, которые напрямую затрагиваются этим приказом.

В настоящее время нет необходимости удостоверять бланк путем применения различных клише, таких как печати и штампы — это требование следует выполнять только в случае, если оно предусмотрено внутренними нормативно-правовыми документами компании.

Приказ всегда составляется в единственном экземпляре, однако при необходимости можно сделать дополнительные копии (которые также требуется заверить определенным образом).
Сформированный приказ должен быть зарегистрирован во внутреннем журнале учета документов.

Когда выпускается официальный приказ, касающийся работников предприятия, после этого нельзя вносить какие-либо изменения и исправления.

Если возникла необходимость изменить условия какого-либо действующего распоряжения, сначала следует отметить его, а затем выпустить новый приказ.

В каком порядке хранятся приказы по личному составу

Эти виды приказов всегда должны быть расположены в определенном порядке, в специальном месте, доступном только сотрудникам и находящимся недалеко от их личных дел. Приказы, касающиеся персонала, также группируются в отдельные дела, в зависимости от цели и срока их хранения. Период хранения определяется либо законодательством, либо внутренними документами компании (но не менее 5 и 75 лет в зависимости от включения в личное дело).

Приказы по личному составу: виды, образец заполнения

Документы, регулирующие отношения между сотрудниками компании и отражающие их действия и события, называются приказами и распоряжениями по личному составу.

Рассмотрим, когда требуются такие документы, каким образом их заполняют и хранят. Кроме того, рассмотрим правила оформления приказов и приведем примеры заполнения.

Советуем прочитать: Как подтверждается

Какие приказы относятся к личному составу?

В данном контексте речь идет о различных распоряжениях, связанных с режимом и условиями работы персонала, оплатой труда и другими аспектами.

о возможности принять к себе на работу;
о случаях увольнения;
о предоставлении разного рода отпусков;
о переводе на другую должность или в другое подразделение;
о временной замене отсутствующего сотрудника;
о вознаграждениях и их выплате;
о возможности привлечения к работе вне рабочего графика;
о применении дисциплинарных мер;
о направлении в командировку.

Каждый из вышеуказанных приказов является официальной основой для принятия соответствующих мер по отношению к сотруднику, таких как внесение записи в трудовую книжку, выплата отпускных или компенсации за командировки, лишение премии и т.д.

У каждого приказа, касающегося персонала, обязательно должно быть обоснование.

Например, если сотрудник уходит в отпуск, то основанием будет его заявление. Если нужно применить дисциплинарные меры за опоздание или прогул, то это может быть докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте или объяснительная записка сотрудника.

Подробности

В прошлом работодатели были обязаны использовать одобренные Госкомстатом унифицированные формы, установленные Постановлением № 1 от 05.01.2004. В настоящее время это требование отсутствует, однако многие до сих пор предпочитают использовать готовые формы из этого приказа, так как это удобно.

Вместе с тем, ничто не мешает работодателям создавать свои собственные формы приказов. Главное, чтобы они содержали обязательные элементы:

наименование документа;
номер;
дата;
название организации;
содержание;
Имя, фамилия и отчество работника, к которому относится указ;
Основание;
Отметка о том, что работник ознакомлен с документом;
Подпись руководителя организации или другого уполномоченного лица.

При этом нужно помнить, что многие указы относятся к первичным документам, так как являются основанием для оплаты. Поэтому они должны содержать обязательные реквизиты для первичных документов: название, дата составления, название компании, суть хозяйственной операции и другие.

Можно составить общий указ для группы работников, перечислив имя, фамилию и отчество каждого.

Важно!

Если компания не использует стандартные приказы, а создает свои собственные бланки или видоизменяет уже существующие, то необходимо получить одобрение руководителя и затем закрепить их во Внутренних нормах и правилах компании. К примеру, в разделе, посвященном управлению кадровыми делами. Документы, которые используются для осуществления выплат и являются первичными, должны быть описаны в учетной политике.

Образец приказа о персонале:

Необходимо обеспечить совпадение формулировок с формулировками Трудового кодекса РФ. Некоторые работодатели до сих пор используют строгий выговор, хотя в действующей редакции Трудового кодекса предусмотрены только замечание и выговор. Неправильное использование формулировок может привести к наложению штрафа при проверке трудинспекции.

Кроме того, такой приказ не может быть основанием для увольнения.

Поэтому крайне важно, чтобы кадровыми документами занимались специалисты, глубоко разбирающиеся в вопросах трудового законодательства, а не случайные работники, дополнительно нагруженные сверх своей основной деятельности (бухгалтеры, секретари и прочее).

Учет приказов по личному составу

Для фиксации кадровых приказов следует использовать специальный журнал. Точные требования к форме журнала не установлены. Образец записи в едином журнале регистрации без разделения по типам представлен ниже.

В зависимости от размера компании и числа приказов можно вести как один список приказов для персонала, так и раздельные списки в разных ситуациях:

принятие на работу;
увольнение;
отпуск;
командировка и другие.

Образец журнала регистрации приказов для персонала выглядит следующим образом:

Необходимо утвердить форму журнала в местном нормативном акте.

Хранение приказов по личному составу

Временное хранение всех этих документов указано в специальном перечне Минкультуры (подтвержденном приказом от 25.08.2010 № 558).

Согласно данным документа, следующие приказы о личном составе сохраняются:

приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, изменениях оплаты труда и различных выплатах, отпусках и командировках работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировках и т.д. — 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года — 50 лет;
приказы о наказаниях, отпусках, кратковременных командировках — 5 лет.

Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранятся в течение 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков — 3 года (в соответствии с пунктом 695 указанного Перечня).

Если в организации не все кадровые процедуры были формализованы приказами, необходимо их оформить хотя бы задним числом, чтобы избежать штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое относится к Личным Номерным Актам, которые касаются кадровых вопросов.

Советуем прочитать: Как получить больничный лист без наличия болезни

Для того чтобы убедиться, что у вас все в порядке с кадровым учетом и вы готовы к проверке, заказывайте кадровый аудит в компании 1С-WiseAdvice. Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям Трудового Кодекса РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета.

Мы всегда работаем командой, включающей кадровика, юриста по трудовому праву, бухгалтера по расчету зарплаты и налогового консультанта. Поэтому мы выявляем проблемы и в смежных областях, таких как расчет зарплаты и учет налогов.

1С-WiseAdvice предлагает аутсорсинг кадрового делопроизводства, который позволяет навсегда избавиться от проблем, связанных с кадровой документацией. Наша компания гарантирует компенсацию всех штрафов, если нарушения происходят по нашей вине.

Приказы по личному составу: важные особенности подготовки и хранения

В данной статье мы изучим принятые меры, которые сопровождают процесс реализации приказов в отношении персонала – начиная с их создания и заканчивая уничтожением. Более того, мы ответим на вопросы о существовании кадровых приказов и их отличиях от приказов, касающихся персонала, а также о том, что представляет собой приказ в свободной форме и сколько дел с приказами, касающимися персонала, может быть включено в номенклатуру дел.

Перечень 2019 содержит основные категории приказов организации.

Приказы, относящиеся к личному составу, должны быть упорядочены и сохранены отдельно от остальных приказов. Они имеют важное социально-правовое значение и, вероятно, при ликвидации организации будут переданы на хранение в Государственный архив Российской Федерации.

Статья 3 Федерального закона № 125-ФЗ определяет документы по личному составу как архивные документы, отражающие рабочие отношения между работником и работодателем.

Список разнообразных приказов по личному составу и сроки их хранения приведены в статье 434 Перечня 2019.

Энумерация указов в пункте 434 Списка 2019 представляет собой поверхностную информацию, не исчерпывающую полностью. Например, в нем отсутствуют указы о призыве сотрудников к работе в выходные и праздничные дни. В 2020 году одна из организаций России воспользовалась своим законным правом обратиться к Росархиву за разъяснениями, насколько долго должны храниться такие указы.

Дадим ответ Росархива.

Обращаем ваше внимание на то, что письмо Росархива, несмотря на всю его значимость в качестве источника, является справочным, а не нормативным документом. Нормативным документом является Перечень 2019 года, однако в нем не указан срок хранения приказов о привлечении к работе в выходной день. Из-за этого архивисты применяют два варианта хранения таких приказов:

5 лет, исходя из данных письма;
50 лет, так как это максимальный срок хранения приказов кадрового состава.

Каждый архивист выбирает тот вариант, который считает правильным. Если выбран первый вариант, то в графе «Срок хранения и № статьи по перечню» следует указывать данные из письма Росархива (см. Пример 3, дела 03-23, 03-33).Важно:Каждая организация имеет право обратиться в Росархив для определения срока хранения документов, которые не указаны в Перечне 2019 года.

[1] В данном документе перечислены типовые архивные документы, которые формируются в процессе работы государственных органов, органов местного самоуправления и организаций. Также указаны сроки их хранения (утверждено приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

[2] Существует Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в редакции от 14.07.2022).

Е.Н. Кожанова,
эксперт по делопроизводству и кадровым вопросам

Публикуется только часть материала. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2023.

Узнать больше:

Девять вариантов ответов на вопросы о процессе обработки документов по личному составу
История и захватывающие события в архивировании личного дела в организации

Приказы по личному составу: образцы 2024 года

Узнайте, какие указания относятся к приказам, связанным с военным контингентом, и как с ними работать. Подробная классификация, новые сроки и правила хранения, а также образцы приказов, связанных с военным контингентом найдете в данной статье.

В данной статье: