Образец справки о трудовом стаже

Кадровый документ – это бумажный носитель, который обладает большой ценностью для большинства российских граждан. В него вносится полная информация о весьма значимой профессиональной деятельности человека на протяжении всего его существования. Но весьма часто встречаются подобные ситуации, когда приходится расставаться с данным переплетом или в нем отсутствуют требуемые сведения.

В таком случае потребуется официальное удостоверение о проделанной трудовой деятельности.

Альтернативный способ подтверждения стажа работы

Если у вас нет трудовой книжки, но вы хотите предоставить информацию о своем трудовом прошлом в Пенсионный фонд, вам необходимо получить справки от своих бывших работодателей. Эти справки являются идеальным способом решения этой проблемы. Вы должны запросить справки о своем стаже работы в каждой организации, где вы работали.

Таким образом, у вас будет своеобразная трудовая книжка, но на отдельных листах формата А4.

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, справка о стаже работы должна быть предоставлена бывшему сотруднику учреждения в течение трех дней после подачи заявления.

Структура справки

Прежде всего стоит отметить, что данный документ предоставляется в соответствии с официальным запросом. Заявка имеет возможность быть составлена в произвольной форме. К ней обязательно прилагается паспорт, иначе сотрудники кадровой службы имеют полное право отклонить вас.

Скачать

Если гражданин выполнил труд, который позволяет ему выйти на пенсию досрочно, то такая информация также должна присутствовать в справке. Также, ознакомьтесь с информацией о льготном стаже и о том, кому он предоставляется.

Нюансы, которые могут возникнуть при получении

Получение информации о своем трудовом опыте обычно не вызывает особых трудностей. Если вы являетесь бывшим сотрудником конкретной организации, имеете паспорт гражданина РФ и написали официальное заявление, то вам обязательно предоставят необходимые данные.

Однако, что делать, если организация, в которой вы работали ранее, больше не существует? Решение этой проблемы довольно простое: необходимо обратиться в архив своего города, где хранится вся документация бывших организаций. Напишите заявление, подтвердите свою личность, и вам обязательно помогут получить справку о вашем трудовом стаже.

Получение документа, подтверждающего стаж бывшего сотрудника, не является сложной или затруднительной процедурой. Заявитель обращается с официальным запросом в предприятие, где ему в течение трех дней предоставят готовый документ, подтверждающий его трудовой стаж. Эта справка не имеет сроков давности.

Образец и порядок заполнения справки о стаже работы

Законодатель не устанавливает порядок заполнения образца справки о стаже работы, поэтому работодатель может составить документ произвольно. В большинстве случаев справку представляют в Пенсионный фонд РФ, если невозможно подтвердить стаж с помощью трудовой книжки, а также по запросу других организаций (например, в суд). В связи с этим, необходимо включить в справку всю необходимую информацию.

Как правильно оформить такую справку, подробно расскажем в нашей статье.

Оформляем справку о трудовом стаже в организации

В соответствии с требованиями статьи 62 Трудового кодекса РФ, работодатель должен в течение трех рабочих дней обязательно выдать справку о стаже работы на данном предприятии по заявлению текущего или бывшего сотрудника. В тексте рекомендуется опечатывать следующие данные:

1. Для составления справки о стаже необходимы следующие данные об организации: наименование, адрес, контактные телефоны. Дополнительно можно указать ОГРН, ИНН/КПП.
2. В справке необходимо указать дату выдачи документа и его номер (если имеется нумерация).
3. Справка должна содержать полное ФИО гражданина, а также его паспортные данные. Если у гражданина была смена фамилии, необходимо указать реквизиты документа, подтверждающего эту смену (например, свидетельство о браке).
4. В справке о стаже следует указать должность гражданина и продолжительность его работы в данной организации. Также стоит упомянуть о возможных переводах, совместительстве, присвоении разрядов или категорий и других важных моментах. При этом необходимо указать реквизиты документов-оснований (приказов), подтверждающих эти факты.
5. Если организация меняла свое наименование, в справке обязательно должна быть указана эта информация. При этом необходимо указать данные актов, на основании которых произошли изменения.

Справки об общем, непрерывном, страховом стаже

Загрузить бланк заявления о трудовом стаже

По существующему законодательству, понятия «общий стаж» и «непрерывный стаж» больше не актуальны. В настоящее время мы можем говорить только о страховом стаже. Однако не у всех граждан трудовая деятельность охватывается только страховым стажем, так как его расчет ведется только с 1 января 2002 года.

Периоды работы до 2002 года считаются трудовым стажем. Поэтому, если вам нужна справка ообщем стаже, в нее должен быть включен и трудовой, и страховой стаж.

При составлении справки сотрудник кадровой службы просто суммирует периоды работы по количеству лет, месяцев и дней в соответствии с главой 3 закона «О страховых…» от 28.12.2013 № 400-ФЗ. Дальше в документе указывается общая продолжительность трудового времени. В основании приводятся номера записей в трудовой книжке.

Как получить справку из Пенсионного фонда РФ?

Если по каким-либо причинам не удаётся получить информацию о трудовом стаже у работодателя, человек имеет возможность обратиться с заявлением о предоставлении таких сведений непосредственно в Пенсионный фонд Российской Федерации. Для этого нужно обратиться в территориальный орган ПФР, обратиться через многофункциональные центры (МФЦ), использовать личный кабинет на официальном сайте ПФР или портал госуслуг.

Информация будет предоставлена в виде формы СЗИ-6, отражающей состояние индивидуального лицевого счёта. Эта услуга предоставляется бесплатно в течение 10 дней после подачи заявления. Стоит отметить, что данные в ПФР имеются только с 2002 года.

Таким образом, справку о трудовом стаже составляет самостоятельно работодатель в соответствии с установленной организацией формой. Также информацию о стаже можно получить в Пенсионном фонде Российской Федерации по личному запросу.

Как работодателю выдать архивную справку о стаже работы

Часто для оформления пенсии работникам необходимо предоставить архивную справку о трудовом стаже, так как Пенсионный Фонд России не всегда располагает полной информацией о работных периодах, а трудовая книжка может содержать неполные записи. Ниже мы расскажем, где можно получить этот документ и как правильно его оформить.

Где заказать документ

• в организации (например, к работодателям), которые обладают необходимыми данными, если они еще не переданы в архивы;
• к органам местного самоуправления;
• непосредственно в архивы, которые находятся на территории соответствующего региона, либо сразу в Росархив;
• к уполномоченным МФЦ, которые предоставляют такие услуги.
• как можно доказать факт трудового стажа;
• как военная служба влияет на стаж и пенсию.
• ФИО работника (в том числе девичью фамилию)
• Дата и место рождения работника
• Должность, на которой работал работник
• Периоды работы (даты начала и окончания) в каждой организации

При обращении в ПФР также потребуется предоставить копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

• Заполняется информация организации, в которую направляется запрос;
• Вносится Ф.И.О. заявителя;
• Указываются причины обращения и суть запроса;
• Предоставляются контактные данные.

Заявление должно быть подписано заявителем (либо представителем, действующим на основании доверенности) и датироваться текущей датой.

ВАЖНО!

Большинство органов предоставляют услуги по предоставлению сведений о стаже в электронном формате. На сайте Росархива имеется специальная форма запроса, а на портале госуслуг можно заказать документ о периодах работы после выбора соответствующей городской или муниципальной администрации.

Подробнее: как оформить архивную справку через Госуслуги

Какие данные обязательны для указания в справке

Так как в отдел кадров люди обращаются, чтобы подтвердить свой трудовой стаж, в справке о периодах работы должны быть указаны определенные обязательные сведения. Давайте рассмотрим структуру такой справки на примере бланка.

Справка выдана на имя ___________________ (Ф.И.О. получателя) для подтверждения того факта, что он (она) действительно работал(а) в период с __________________ (Приказ о приеме на работу № __ от ________ года) по ______________________________________ (Приказ об увольнении № __ от ________ года) на должности _______________________ (наименование должности) в компании _________________________________ (наименование работодателя).

Эта справка выдана на основании заявления.

Ее цель — подтверждение стажа работы в Пенсионном фонде РФ.

Обратите внимание, что это лишь один из вариантов, как может выглядеть архивная справка. Нет обязательной формы для этого документа, и вы можете использовать любой шаблон. Однако рекомендуется ознакомиться с «Методическими рекомендациями по выполнению запросов социально-правового характера», утвержденными Росархивом (см.

разделы 3.3.1 и 3.3.2), которые помогут вам понять, какую информацию использовать и как.

Основные требования к выдаваемому документу:

• Он должен быть составлен на бланке вашей организации;
• В нем должна быть указана дата составления и номер;
• Должно быть указано, для кого выданы эти данные;
• Если требуется подтверждение периода работы, должны быть указаны даты работы с ссылкой на приказы о приеме на работу и увольнении, а также их реквизиты. В других случаях следует использовать ссылку на другие официальные распоряжения, выпущенные работодателем;
• Уже обязательно у руководителя прикладывают свою подпись и ставят отпечаток (если он есть) для дополнительного подтверждения достоверности.

Необходимо обязательно указать даты и названия, соответствующие датам, если организация была переименована.

Отличия справки о стаже от СТД-Р и СТД-ПФР

Сотруднику выдают Сведения Трудового Договора-Разрешения (СТД-Р) в случае его увольнения и отправляют информацию в Пенсионный Фонд России. Если требуется информация о периодах работы до 2020 года, то она оформляется соответствующим документом, в котором указывается продолжительность стажа по форме, установленной работодателем. Данные, полученные после введения в действие СТД-Р, могут быть оформлены как по утвержденной форме, так и по форме работодателя.

Сведения Трудового Договора-Пенсионного Фонда России (СТД-ПФР) содержат информацию о работе у всех работодателей. В случае отсутствия требуемого периода в этих сведениях, потребуется документ, выданный работодателем, подтверждающий стаж работы.

• Как правильно оформить справку СТД-Р;
• Как получить справку СТД-ПФР.

Оформление документов в архивах и у работодателей не требует дополнительной оплаты. Что касается временных рамок, согласно трудовому кодексу Российской Федерации, при письменном запросе работника (независимо от его настоящего или предыдущего статуса) документы, связанные с его трудовой деятельностью, должны быть подготовлены и предоставлены в течение трех рабочих дней с момента обращения. В государственных архивах этот процесс занимает более длительное время — не менее 30 дней.

Учет выданных справок о стаже

Для регистрации документов используется специальный журнал. В нем каждому документу присваивается номер, указывается дата его выдачи и информация о получателе. Если документ передается лично, то получатель ставит свою подпись в журнале.

В случае отправки документа по почте или электронной почте, делается соответствующая отметка в журнале.

Памятка: основные этапы подготовки документов к архивному хранению

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

• Александра Челозерцева

2023-01-11 14:05:05

Всё про справку о стаже

На сегодняшний день основной документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника, является трудовая книжка. Именно на основе информации, содержащейся в ней, инспектор Пенсионного фонда рассчитывает и оформляет пенсию.

Подтверждение периодов работы при оформлении пенсии требует наличия справок о трудовом стаже.

Такие справки также необходимы для получения льготных пенсий, связанных с выслугой лет и вредными рабочими условиями.

В расчете учитываются все типы деятельности, при которых были произведены выплаты в ПФР:

• по трудовому соглашению;
• у индивидуального предпринимателя или у физического лица;
• по агентскому соглашению;
• по соглашению подряда.

На самом деле, справка представляет собой официальную информацию о каком-либо событии, удостоверенную в соответствии с правилами документооборота. Ее основная цель — подтвердить, когда и где человек работал. Если оформляется льготная пенсия, например, из-за вредных условий труда, справка подтвердит, что профессия (или должность), по которой работал гражданин, действительно дают право на досрочное выход на пенсию.

Структура документа

Необходимо явно структурировать любые официальные документы, то есть разделить их на отдельные части.

Справка о трудовом стаже должна обязательно включать следующие сведения:

• информацию организации, выдавшей справку (угловой штамп с реквизитами или полное наименование фирмы);
• данные о получателе (ФИО и должность сотрудника);
• информацию о работе (профессия, разряд, даты приема на работу и увольнения);
• цель и основание для выдачи справки (место, куда предоставляется, и по чьему запросу или заявлению);
• подписи уполномоченных лиц и печать.

Для того чтобы сделать этот документ официальным, следует его оформить на фирменном бланке или на листе бумаги формата А4 с угловым штампом, на котором должны быть указаны реквизиты фирмы:

• полное наименование;
• почтовые и юридические адреса;
• контактные телефоны.

Кроме того, документу обязательно должен быть присвоен регистрационный номер и указана дата составления.

Если справка выдается по официальному запросу, то следует указать его реквизиты, включая дату и исходящий номер.

Информация в справке включает полные данные о получателе: имя, отчество, фамилию и дату рождения (эти данные берутся из паспорта). В случае смены фамилии требуется предоставить соответствующий документ (свидетельство о браке или разводе, официальное уведомление о смене фамилии).

Описание трудовой деятельности начинается с указания организации, должности и профессии сотрудника при его приеме на работу. Затем указывается дата начала работы и реквизиты приказа, которым сотрудник был принят на работу. Описывается также дата окончания работы, причину увольнения можно не указывать.

Далее следует описание трудовой деятельности:

• переводы;
• присвоение разрядов;
• совмещение профессий.

При описании указываются номера и даты приказов.

Назвать профессию по которой возможно досрочное выход на пенсию, должным образом, в соответствии с Постановлением №10 от 26.01.1991г.

Если компания меняла свое название, это также должно быть указано в справке.

Затем следует указать получателя (например, в ПФР или по месту требования) и цель документа (для оформления пенсии).

Справка на льготную пенсию должна быть подписана руководителем компании и скреплена печатью. Если у сотрудника кадрового отдела есть доверенность на оформление и выдачу таких справок, то он имеет право завизировать документ самостоятельно, указав номер доверенности.

Кадровый работник просто суммирует периоды (исходя из информации в трудовой книжке) и указывает результат в документе.

Для того, чтобы получить справку, работающий сотрудник может написать заявление на имя директора и передать его секретарю. В случае бывшего сотрудника, документ выдают только по предъявлению паспорта и на основании написанного заявления. Чтобы избежать недоразумений, рекомендуется зарегистрировать заявление: на копии, которую следует оставить себе, секретарь поставит дату и расписку.

Согласно 62‑й статье Трудового кодекса, все документы, связанные с работой сотрудника, должны быть выданы ему в течение 3‑х дней.

Справка выдается в организации, где работник последний раз трудился. При приеме на работу в каждой компании делается копия трудовой книжки, поэтому кадровый работник последнего работодателя может выдать справку на основе этой копии.

• в фирму-правопреемник (туда передаются кадровые документы при реорганизации);
• в городской архив (если фирма ликвидирована).

Что такое повременная форма оплаты труда и когда ее использование является выгодным? Узнайте больше о проводках по зарплате в нашей статье!

Получите информацию о том, как оплачивается больничный лист, если он приходится на выходные дни, перейдя по данной ссылке.

Срок действия

Также нет ограничений на количество выдаваемых справок — каждому работнику должны быть выданы все необходимые (в пределах трех дней). Для этого нужно только написать заявление или подать запрос в Пенсионный Фонд.

Какой справкой подтвердить стаж работы, чтобы её приняли в ПФР?

В практике часто возникает необходимость предоставить Пенсионному фонду справку о том, что работник действительно работал, чтобы получить социальные выплаты или разрешить споры в других уполномоченных органах, например, в суде. В случае отсутствия других документов, подтверждающих стаж, такая справка является необходимой. Сотрудники обращаются в отдел кадров своей предыдущей или нынешней компании, чтобы получить официально заверенную бумагу.

Зачем требуется справка ПФР?

Существуют два основных случая, когда человек может потребовать от своего работодателя справку о стаже. Первая ситуация — отсутствие документов, которые могут подтвердить продолжительность работы, главным из которых является трудовая книжка. Если она испорчена, потеряна, заполнена с ошибками или нарушениями, она не будет приниматься во внимание Пенсионным фондом.

Вторая причина — оформление пенсии по льготам, которые предоставляются лицам, работавшим в условиях Крайнего Севера, на опасных и вредных производствах и т.д. Весь период, когда за работника платили страховые взносы, засчитывается в стаж. Для подтверждения продолжительности этих периодов используется справка, выданная текущим работодателем.

Текущие нормативные акты не предлагают стандартные образцы справок в Пенсионный фонд с места работы для различных ситуаций в жизни. Они составляются в соответствии с формой, выбранной работодателем. Для обеспечения однородности рекомендуется разработать универсальный бланк и утвердить его локальными документами компании.

Согласно требованиям, изложенным в статье 62 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель обязан предоставить специалисту соответствующие документы, связанные с его трудовой деятельностью, в течение трех дней с момента получения запроса. Эти документы должны быть заверены уполномоченным сотрудником компании и иметь оттиск печати. Запрашивать плату за их подготовку является незаконным действием.

В указанной статье также говорится о том, что основанием для составления справки о трудовом стаже в Пенсионный фонд является письменное заявление работника, составленное на образце, установленном компанией. Закон не предусматривает стандартного бланка для такого документа, поэтому его можно составить произвольно, указав следующую информацию:

• информация о работодателе (название компании, ФИО и должность лица, которому предназначено заявление);
• ФИО и должность автора заявления;
• наименование необходимой справки или описание содержащейся в ней информации;
• указание количества копий;
• Дата составления запроса.

Заявление заверяется личной подписью автора и предоставляется в отдел кадров или в бухгалтерию. Опыт показывает, что в небольших коммерческих организациях информация предоставляется без письменных запросов, исходя из устных просьб работников.

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, справка в Пенсионный фонд по образцу нанимателя должна быть предоставлена лично специалисту. Возможна отправка почтой ценного письма с описью вложения, но только при условии, что сотрудник дал на это согласие, например, указал соответствующий пункт в письменном заявлении.

Если справка будет готова через три дня после получения запроса, но специалист не будет присутствовать и не даст согласия на отправку почтой, компания должна отправить письменное уведомление гражданину, просив его забрать документ. Таким образом, они получат подтверждение того, что справка была подготовлена в установленные законом сроки, и избежат возможных проблем с инспекцией по труду.

Нужно ли выдавать справки о страховом стаже по запросам бывших работников? Законодательство не предусматривает для них исключений. Это означает, что администрация предприятия обязана предоставить документ уволенному гражданину в течение трех дней.

Как оформить справку о стаже?

Законодательство не предусматривает стандартного образца справки о работе для пенсии. Каждая компания имеет право самостоятельно разрабатывать формат документа и утверждать его внутренними правилами. Рекомендуется включить следующую информацию:

• Данные о работодателе. Указывается название организации, ИНН, КПП, адрес, контактные данные. Если название компании менялось, это должно быть указано в документе.
• Номер справки в соответствии с правилами внутренней нумерации компании.
• Дата и место составления документа.
• Основная часть, где указывается ФИО и должность работника, подразделение, где он работал, точные даты трудоустройства в организации. Если были переводы, совместительство, соответствующая информация также должна быть включена в текст.
• Стандартная справка о стаже работы в Пенсионный фонд может содержать дополнительную информацию по запросу специалиста, например, о периодах отпусков и (или) больничных листах, а также о особых условиях занятости (например, на вредном производстве или на Крайнем Севере).
• Документ должен быть составлен собственноручной подписью генерального директора компании или другого уполномоченного лица. На нем также должен быть оттиск печати компании. Информация о выданной справке заносится в специальный журнал регистрации, который может вести фирма.
• Для ознакомления с образцом справки о стаже работы для ПФР вы можете скачать файл ниже: