Ответ на запрос | Администрация Ляскельского сельского поселения

Полученный ответ на запрос станет отправной точкой для долгосрочного и успешного делового партнерства.

При ответе на вопросы необходимо предоставить точное описание товара, а при возможности дополнить его фотографиями или образцами.

Образец письма:

Мы выражаем благодарность за Ваше обращение и рады представить Вам наши каталоги. Мы считаем, что привлекательность и изысканность наших дизайнов, а также их безупречное качество должны понравиться дискриминирующему покупателю. Мы будем рады принять Ваш заказ на наши обычные условия — 2,5% в течение месяца, или 3,5% за оперативную оплату, и надеемся, что это станет началом долгосрочного и взаимовыгодного сотрудничества между нами.

Мы всегда готовы помочь нашим клиентам в любом возможном проявлении и надеемся, что Вы не постесняетесь обращаться к нам всякий раз, когда мы можем быть полезны.

Благодарим за Ваше письмо и прикладываем наши каталоги.

Надеемся, что Вам понравится элегантность, отличный дизайн и прекрасное качество нашей продукции.

Будем рады выполнить ваш заказ по нашим обычным условиям: 2.5% при оплате в течение месяца или 3.5% при оплате наличными сразу.

Мы уверены, что это только начало наших долгосрочных и взаимовыгодных отношений.

Мы готовы оказывать всестороннюю помощь нашим клиентам и надеемся, что вы немедленно сообщите нам, нуждаетесь ли вы в нашей помощи.

Активный словарь:

взыскательный, искусный покупатель

Используя образец, переведите данные фразы на английский язык, обращая внимание на окончание порядковых числительных:

Your telex of 20th February

1. ваше письмо от 15th октября

2. наше письмо от 14th ноября

3. ваше платежное поручение от 1st марта

4. наш телекс от 2nd апреля

5. ваше извещение от 3rd января

Переведите на английский язык стандартные формулировки деловых писем:

1. Мы получили Ваше электронное письмо.

2. Мы благодарим Вас за отправленное сообщение.

3. В ответ на Ваше обращение.

4. Мы абсолютно уверены.

5. В дополнение к вышеупомянутому.

6. В связи с Вашим пожеланием.

7. Мы ожидаем Вашего согласия.

8. Мы будем очень благодарны за оперативный отклик.

Практически все виды письменной корреспонденции, рассмотренные нами ранее, направлены на достижение одной основной цели — осуществление заказа.

Покупатель, отправляя запрос, делает это с целью приобрести что-то, то есть сделать заказ. Продавец, занимающийся отправкой предложений по почте, надеется на то, что эти письма приведут к подаче заказов.

Советуем прочитать: Как получить финансовую поддержку безвозмездно онлайн

Специальное письмо-заказ уточняет ситуацию заказа, конкретизирует детали, выражает благодарность за предложения или присланные расценки и каталоги.

Благодарим вас за письмо от 12 января, в котором вы предоставили нам детали о вашей пластиковой проволоке.

Мы уже ознакомились с образцами этого товара и готовы провести испытание, при условии, что вы сможете гарантировать его доставку не позднее 1 марта.

Мнение эксперта

Иванов Александр Анатольевич

Приложенный заказ осуществляется исключительно на этом условии, и мы оставляем за собой право отменить его и отказаться от доставки после указанной даты.

Мы благодарим вас за отправленное письмо, датированное 12 января, в котором вы подробно описали свою пластмассовую продукцию.

После ознакомления с образцами вашего товара, мы готовы сделать пробный заказ с условием его поставки не позднее 1 марта.

Примите во внимание, что данный заказ делается на строгом условии и мы оставляем за собой право отозвать его и отказаться от поставки после указанной даты.

Как грамотно оформить официальный ответ на письмо, запрос, обращение — образец оформления

Деловая корреспонденция – это разновидность документации, предназначенная для быстрого обмена информацией и коммуникации между организациями, предпринимателями, подразделениями компании и должностными лицами. Обычно она не превышает одной страницы.

Данное письмо может содержать приложения или быть без них, быть написанным на бумаге или в электронном виде, быть стандартным или циркулярным, официальным или неофициальным. В зависимости от характера и типа деловой корреспонденции требуется составить на нее официальный ответ.

Когда следует дать официальный ответ на обращение или письмо?

Деловая переписка может осуществляться по разным причинам, включая рекламные ходы, гарантийные обязательства, приложение к документам и многое другое.

Официальный ответ требуется на ту переписку, которая содержит убедительные аргументы и/или предполагает непосредственный ответ адресата в качестве второй стороны процесса.

Необходимо отвечать на письма такого характера:

обращение;
просьба или требование;
запрос;
распоряжение;
претензия;
предложение (коммерческое предложение, оферта).

Официальный ответ всегда должен содержать информацию из первоисточника – письма, которое поступило в организацию. Обязательно указываются уникальные реквизиты, включая порядковый номер, наименование документа, дату его создания и дату получения адресатом. Эти ссылки необходимо включать в текст ответа – в его основную часть или вводный абзац.

Советуем прочитать: 5-летняя гарантия: набор необходимых документов

При написании официального ответа автор должен учитывать все обстоятельства общения, использовать корпоративные и деловые благодарственные формулы, правильно оформлять обращения для ответа – в форме без адресации на конкретное лицо, обращаться к собеседнику по его должности, ФИО.

Письмо также может быть направлено нескольким адресатам, например, группе инвесторов, акционерам, совладельцам.

Как передать?

Отправку ответов в зависимости от важности вопроса, который обсуждается в письме, может осуществлять либо руководитель, либо его заместитель, либо работник из канцелярии, бухгалтерии или даже отдела кадров. Существуют четкие сроки, в которые ответ должен быть сформирован.

В исходных письмах с запросами, распоряжениями или просьбами отправитель должен указать дату или конкретный период, в который ответ должен быть отправлен обратно. Обычно этот период не превышает 7-8 рабочих дней.

Приглашения, выражения соболезнования, поздравления и другие письма, основанные на этикете, не требуют срочного ответа. Если вторая сторона должна ответить на приглашение на какое-либо событие согласием или отказом, ответ должен быть отправлен не позднее, чем за неделю до запланированного мероприятия (в противном случае будет сложно составить список гостей и организовать прием грамотно).

Важное правило — стилистическое оформление официального ответа должно быть аналогичным исходному письму. Содержание (главная часть) должно соответствовать цели и формату исходного сообщения. Независимо от того, кто составляет текст письма на бумаге или в электронном виде, руководитель должен одобрить формулировку основной мысли в содержании.

Письма можно создавать, опираясь на образцы, при условии, что в итоге документ будет соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Образцы можно найти на различных сетевых источниках, получить из больших баз данных, самостоятельно создать локальные шаблоны на предприятии или в структурном подразделении.

Для составления первичной информации целесообразно использовать универсальные выражения: «Реагируя на Ваше обращение..», «Исходя из Вашего запроса…», «В соответствии с Вашим запросом…», «Благодарим Вас за предоставленное предложение…», «Подтверждаем…» и другие.

Как оформить – основные реквизиты

Пункт 1. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 установлены 30 реквизитов, которые используются для оформления деловых писем. Однако, следует отметить, что данный стандарт рекомендательного характера и не применяется для неофициальной переписки, такой как поздравления, соболезнования и благодарности, которые могут быть составлены в свободном стиле.

Советуем прочитать: Закон о проблеме шума в Московской области

Пункт 2. Ответное письмо может быть оформлено на чистом листе А4 или на корпоративных бланках, использование которых регламентируется уставом организации. Если у организации разработаны элементы корпоративного стиля, такие как логотипы и эмблемы, они должны присутствовать на бланке.

Пункт 3. Существуют обязательные реквизиты, без которых отправка письма затруднена:

наименование организации отправителя;
юридический и фактический адреса организации отправителя;
коды осуществляемой деятельности;
номер и название исходного письма;
дата регистрации письма;
Для оформления электронного вида возможно опустить некоторые реквизиты (по выбору).

Положение реквизитов на листе также устанавливается в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и подчиняется следующим правилам:

Адрес указывается по центру.
Данные о получателе располагаются в верхней части листа справа.
Номер документа указывается в верхнем левом углу.

После отправления ответа адресант обязан присвоить ему номер и занести информацию в журнал учета исходящих документов. Получатель также должен зарегистрировать письмо как входящую корреспонденцию.

После завершения стандартной процедуры, письма проходят сортировку специалистом. Информационные и рекламные сообщения проходят анализ и сохраняются на протяжении определенного времени (обычно не более одного месяца), а важные письма направляются на рассмотрение организационному руководителю.