Когда следует использовать заглавную и строчную буквы при написании слова «объяснительная»

Сегодня поговорим о так называемых объяснительных. Расскажем, в каких ситуациях необходимо составление подобных заявлений, имеют ли они юридическую значимость и как правильно оформить объяснительную по требованию работодателя.

Когда нужна объяснительная от работника?

Объяснительное письмо — это письменное объяснение, которое работник предоставляет для объяснения своих действий. Такие записки могут быть:

• оправдательными (признательными);
• описательными.

Это типа записи имеет юридическую силу, письменные объяснения сотрудников часто становятся доказательствами в суде при возникновении споров с работодателем.

• выполнения личных дел в рабочее время;
• нарушения правил безопасности на рабочем месте;
• Нарушения трудовой дисциплины, такие как прогулы и опоздания;
• Недобросовестное выполнение своих должностных обязанностей и подобное.

Разъяснительная записка необходима работодателю для применения дисциплинарных взысканий в отношении нарушителя.

Трудовым кодексом РФ предусмотрено 3 вида дисциплинарных взысканий в отношении сотрудника:

• Замечание;
• Выговор;
• Увольнение.

Взыскание действует в течение года с даты подписания приказа. Если в течение 12 месяцев не будет новых взысканий, оно автоматически аннулируется.

Запрос объяснительной у работника

Для того чтобы применить наказание к сотруднику, необходимо выполнить полную процедуру:

1. При выявлении нарушения работодатель делает запись и составляет акт, где описывает ситуацию. Работнику необходимо ознакомиться с этим актом и поставить подпись.
2. Работодатель предлагает сотруднику объяснить его поведение лично, по sms или по электронной почте и составить пояснительную записку. В случае отсутствия пояснительной записки от работника в течение двух рабочих дней, работодатель может составить акт об отсутствии такой записки. Отсутствие пояснительной записки не освобождает от дисциплинарного взыскания, но делает процедуру немного сложнее.
3. Работодатель рассматривает объяснения от сотрудника и принимает решение о возможной дисциплинарной ответственности за совершенное нарушение. Такое решение должно быть принято не позднее месяца с момента обнаружения нарушения. Если это нарушение связано с неисполнением обязанностей по борьбе с коррупцией, то срок рассмотрения увеличивается до 6 месяцев, а если оно выявлено в результате ревизии, то срок увеличивается до 2 лет. При этом, дни больничного и отпуска не входят в указанные сроки времени.

Отказ от объяснительной

В соответствии с Трудовым кодексом РФ у работника имеется право отказаться от составления разъяснительной записки, поэтому требование предоставить объяснительную письменную информацию со стороны работника не является законным. В случае, если работник отказывается писать записку, работодатель образует комиссию из трех человек, которая составляет соответствующий акт. Работник ознакамливается с данным актом и ставит на него свою подпись.

Если же работник отказывается подписывать данный документ, то члены комиссии также фиксируют данную ситуацию в составленном акте.

Исходя из опыта, работодатели обычно отрицательно реагируют на отсутствие пояснительной записки, что может привести к возникновению конфликтов. Следовательно, рекомендуется написать объяснительную записку, если сотрудник намеревается продолжать работать в компании. Даже если сотрудник признает свою вину и нет оправдательных обстоятельств, достаточно просто извиниться за проступок и обещать руководителю, что подобные действия не повторятся.

Таким образом, работодатель может изменить наказание с выговора или замечания на устное предупреждение.

Как составить объяснительную?

Нет строгой формы для написания разъяснительной записки. Документ может быть:

• написан от руки;
• напечатан на компьютере;
• составлен на специальном бланке, который принят в компании.

У данного документа есть определенная структура:

1. В правом верхнем углу следует написать «шапку»: название организации, должность и фамилию, имя, отчество руководителя, а также свою должность, фамилию, имя и отчество.
2. Ниже «шапки» необходимо написать со строчной буквы слово «объяснительная» и поставить точку.
3. В тексте записки в официально-деловом стиле нужно рассказать о случившемся происшествии, объяснить свою роль и причины своего поступка. В некоторых случаях может понадобиться указать других лиц, имевших отношение к нарушению, а также последствия нарушения.
4. Внизу этого текста нужно указать дату, город и ФИО сотрудника, а также его подпись.

К пояснительной записке можно приложить дополнительные документы, которые подтверждают слова сотрудника и помогают его защитить. Это могут быть акты о ДТП (если был опоздал на работу), медицинские справки (если прогулял) и т.д. Если сотрудник признает свою вину, то документы, подтверждающие его вину, не требуются.

Советы по написанию объяснительной работника работодателю

1. При составлении пояснительной записки важно сосредоточиться на существе вопроса и избегать лирических отступлений. Главное — донести суть произошедшего, указать причины нарушения и попросить отказаться от применения дисциплинарных мер.
2. Необходимо исключить любые упоминания о ситуациях, которые могут поставить коллегу в неприятное положение.
3. Не следует сваливать свою вину на других сотрудников. Работодатели негативно реагируют на тех, кто пытается избежать ответственности и винить других.
4. Желательно проверить текст на грамотность перед отправкой.
5. Обычно руководство благосклонно относится к тем пояснительным, в которых слова работника подтверждаются документами. В таких случаях возможно избежать наказания.
6. Необходимо предоставить в разъяснительной записке обоснование нарушения, которое будет справедливым.
7. В случае, если нарушение совершено по личным обстоятельствам, сотруднику рекомендуется честно признаться и обещать, что подобное нарушение больше не повторится.

Распространенные случаи объяснительных от работника

Нередко встречаются ситуации, когда работник получает травму на производстве, и именно в этих случаях возникает необходимость составления описательных записок. Обычно такие записки составляет сам пострадавший сотрудник и свидетели произошедшего. Их главное значение заключается в том, что на основании этих записок человек может получить социальную выплату.

Комиссия, изучив эти документы, решает о размере выплаты, который может достигать 100% среднего заработка за время болезни или до получения официального статуса профессиональной нетрудоспособности (в зависимости от степени тяжести полученной травмы).

Также одной из уважительных причин, объясняющих проступок работника, можно считать техническую неисправность оборудования или программы. В таких случаях работодатели обычно проявляют понимание к работнику и ограничиваются устным предупреждением.

Часто люди пишут объяснительные записки, если не выполнили план продаж. Обычно руководство требует такую записку, чтобы мотивировать сотрудника и увидеть его активную позицию, а также обещание исправить ситуацию и достичь показателей в следующем месяце.

Еще одна распространенная причина прогулов и опозданий — это личные обстоятельства, такие как «проспал», «забыл», «захлопнул дверь» и так далее. В таких случаях лучше написать объяснительную записку, признав свою вину и выразив обещание об исправлении.

Как писать объяснительную записку на работу

Если возникли какие-либо проблемы или сбои в процессе работы, руководство может запросить объяснительную записку. Важно, чтобы объяснения были обоснованными и грамотными, иначе сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. В этой статье вы найдете рекомендации о том, как правильно составить объяснительную записку на работе.

Причины объяснительных на работе

Объяснительная записка — неотъемлемый атрибут при применении дисциплинарных мер. Работодатель должен запросить письменное объяснение у сотрудника, нарушившего трудовую дисциплину, перед тем как принять меры наказания (согласно ст. 193 ТК РФ).Как правильно составить приказ о дисциплинарном взыскании, вы можете прочитать в нашем материале .

Не всегда просьба о пояснениях связана с наказанием. Иногда руководитель просто хочет выяснить, почему произошла та или иная ситуация. Если у сотрудника есть обоснованные причины и проступок не является серьезным, то наказание будет применено.

В противном случае можно будет оспорить его в суде как необоснованное.

Поэтому документ необходимо составить в тех случаях, когда сотрудник организации должен объяснить причины своих действий или события на работе, в котором он принимал активное участие. Важно отметить, что это событие или действие обязательно имеет отрицательный характер (Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации, Росархив, ВНИИДАД. 2014 г.).

Важно! Иногда трудовики полагают, что расписка означает признание собственной вины. Из-за этого они могут игнорировать ее составление, надеясь таким образом избежать наказания. На самом деле отказ от составления записки как раз лишает возможности оправдаться или прояснить ситуацию и никак не препятствует работодателю применить дисциплинарное воздействие.

В таких случаях отделу кадров достаточно составить соответствующий акт (часть 2 статья 193 Трудового кодекса РФ).

Виды объяснительных записок

В законодательстве отсутствует утвержденный список видов объяснительных записок. В зависимости от содержания, их можно условно разделить на две категории:

1. Объяснения, связанные с нарушениями правил организации и трудовой дисциплины. Например, это может быть объяснительная записка о пропуске рабочего места или о невыполнении отчетных сроков.
2. Пояснения, предоставляемые при расследовании обстоятельств, в которых составитель записки выступает в роли свидетеля. Например, если возникает спорная ситуация, касающаяся нескольких сотрудников, и руководитель пытается выяснить, кто был инициатором.

Ознакомьтесь с нашей статьей, посвященной правилам составления и сохранения докладной записки.

Обратите внимание! Вместе с докладной и служебной записью, объяснительная записка является внутренним документом компании, который необходимо зарегистрировать в журнале учета входящей корреспонденции (Рекомендации Росархива по ведению делопроизводства в организации от 31.12.2003 года). Все документы о нарушении внутреннего распорядка должны быть сохранены в течение 1 года, а документы о нарушении дисциплины труда — в течение 3 лет (пп. 382, 383 Перечня типовых архивных документов).

В объяснительных записках о нарушениях распорядка или прогулах, которые являются наиболее распространенными в служебной практике, важно доказать, что у нарушения были уважительные причины, чтобы избежать наказания. Лучше всего прикрепить к записке документы, которые могут подтвердить наличие непреодолимых обстоятельств: справку о дорожно-транспортном происшествии, больничный лист или даже распечатку прогноза погоды, если причиной опоздания был природный катаклизм.

Иногда возникает необходимость отменить приказ или пересчитать расходы в бухгалтерии. Например, если сотрудника отправили на семинар, но мероприятие было отменено принимающей стороной, объяснительная записка станет основанием для учета расходов на проезд или проживание. На основе этой записки руководитель составляет приказ о учете затрат, возникших по уважительной причине.