Как правильно оформить отказ от подписи в уведомлении

Если сотрудник предприятия, получивший уведомление от работодателя, отказывается подписывать его, то необходимо составить специальный акт, который подтвердит данную ситуацию.

В каких случаях уведомление необходимо

Уведомления для сотрудников организаций могут быть написаны по различным поводам. Например, их нужно составить при планирующихся сокращениях персонала, предполагаемых увольнениях, переводах на другие должности, предстоящих отпусках, реорганизации или ликвидации компании, а также при изменениях в условиях трудового договора и других случаях.

• Изготовление и пример
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Защищено

Обычно уведомления составляются в свободной форме, за исключением случаев, когда в учетной политике компании есть унифицированный бланк, который принят для внутреннего использования. В уведомлении обязательно должна быть указана причина и дата, с которой указанные события вступают в силу.

Время, в которое необходимо уведомить работника о каком-либо событии, обычно определяется законодательством и может быть различным: иногда оно составляет не менее двух месяцев (например, в случае увольнений и сокращений), иногда – две недели (например, при отпуске).

Уведомления всегда составляются в письменной форме и должны быть доставлены адресату под роспись в указанный срок.

Существуют различные способы передачи уведомления. Самым простым и доступным является личная встреча с сотрудником и передача ему уведомления из рук в руки. Однако это не всегда возможно (например, если сотрудник находится на больничном, в отпуске или в командировке).

В таких случаях разрешается отправлять уведомление по обычной почте заказным письмом с уведомлением о вручении, при этом сотрудник также должен поставить свою подпись (таким образом, можно гарантировать, что уведомление до него дойдет). Еще один вариант — передать документ через представителя по месту жительства адресата, но при этом необходимо иметь нотариально заверенную доверенность.

Как задокументировать отказ от подписания уведомления

В случае, если сотрудник организации по каким-либо личным мотивам не желает подписывать переданное ему уведомление, следует составить специальный акт на эту тему. При этом рекомендуется, насколько это возможно, предварительно ознакомить его с содержанием уведомления, озвучив его вслух, а затем приступить к составлению акта. В акте необходимо удостоверить сам факт отказа и указать причину (если сотрудник ее объясняет).

Правила формирования акта

Акт следует составить непосредственно в момент отказа от подписи в уведомлении. Нельзя формировать его «задним числом». При написании акта должны присутствовать несколько лиц: автор документа (как правило, это представитель руководства предприятия или начальник определенного подразделения) и не менее двух свидетелей (лучше всего, если они работают в разных отделах).

Зачем нужен акт, его значение

На самом деле, акт удостоверяет, что работодатель соблюдает все законодательные нормы и имеет право принимать дальнейшие меры в соответствии с текущей ситуацией. В будущем этот документ может быть полезен для разрешения конфликтов и споров, которые могут достигнуть трудовой инспекции или судебных органов.

Возможностей для составления акта об отказе от подписи в уведомлении можно использовать множество. Тем не менее, при наличии готового и официально утвержденного образца данного документа со стороны работодателя, следует выполнить акт в соответствии с ним. При этом желательно, чтобы требование о форме акта было указано в официальных юридических документах организации.

Особенности и нюансы оформления бланка

Оформление акта и его формат полностью зависят от того, кто его составляет. Это означает, что акт можно создать на обычном листе бумаги или на бланке с логотипом и реквизитами предприятия. Его можно написать от руки или набрать на компьютере, но во втором случае его придется распечатать.

Необходимо составить несколько копий акта, по числу присутствующих лиц. Одна из них обязательно должна остаться в организации и в будущем может быть использована в качестве письменного подтверждения отказа.

Кто должен расписаться в бланке

Чтобы отказаться от подписи в уведомлении, требуется наличие нескольких подписей.

Сначала должен поставить свою подпись тот человек, который непосредственно создал бланк, а затем присутствующие при этом свидетели. Печать в этом документе не обязательна, за исключением ситуаций, когда условие о применении печати указано во внутренних правилах компании.

Регистрация, учет и хранение акта

Акт, как внутренний документ, который создается внутри компании, должен быть обязательно зарегистрирован и сохранен. Для этого требуется внести информацию о данном акте в специальный журнал, а затем поместить готовый бланк в отдельную папку вместе с остальными аналогичными документами и передать его ответственному лицу для хранения. После того, как акт утрачивает свою значимость, его можно безопасно уничтожить.

1. Сначала запишите наименование вашей организации, затем название документа, его номер, место и дату составления.
2. Затем укажите факт отказа от подписи уведомления сотрудника компании, указав его должность, ФИО, а также укажите данные о самом уведомлении, его номер и дату.
3. Кратко отметьте в акте суть уведомления, внесите сведения о лице, которое его составило, а также укажите всех присутствующих при составлении документа.
4. В завершение обязательно поставьте все необходимые подписи.

Может ли работник отказаться от подписи в приказе?

При наличии организационно-распорядительного документа, который касается определенного сотрудника, данному сотруднику принято предоставить этот документ для ознакомления и подписи. Однако возникает вопрос: возможно ли отказаться от подписания данного приказа? И какие могут быть последствия в случае такого отказа? Подробности можно найти в нашем статье.

Подписание работником документов — обязанность или право?

• Согласно статье 21 ТК РФ, это относится к работнику;
• Соответственно статья 22 ТК РФ касается работодателя.

Среди обязанностей работодателя указано требование ознакомить работника с созданными работодателем локальными нормативными актами, относящимися к его трудовой деятельности, и получить его подпись. Основная цель подписи состоит в том, чтобы подтвердить, что работник ознакомился с содержанием соответствующего документа.

В списке обязанностей и прав работника нет требования о подписании им документов для подтверждения ознакомления. Это означает, что подписание локального акта не является обязанностью работника, и у него также нет права отказаться от подписи такого документа.

Однако, работник имеет право защитить свои законные интересы любым законным способом, включая отказ от подписания документа, выпущенного работодателем.

Причины отказа работника от подписания приказа

• Эмоциональная причина – когда приказ утверждает решение, принятое работодателем в соответствии с действующим законодательством. Например, если приказ связан с дисциплинарным взысканием за нарушение, документально зафиксированным и выполнением служебных обязанностей периодического характера (например, командировки). В этом случае согласие или несогласие работника с решением работодателя не имеет значения, так как работодатель имеет право принимать такие решения, а работник обязан их выполнять.
• Если работодатель, издавая организационно-распорядительный документ, нарушает нормы трудового права, то работник имеет полное законодательное право не согласиться с этим документом. Например, работник может отказаться подписывать приказ об отзыве из отпуска или о приказе работать в выходной день. Если работник отказывается подписывать такой документ, значит он имеет серьезные основания для этого. Если же работник все-таки подписывает приказ, это будет означать, что он фактически согласен с его содержанием.

Если работник имеет законодательно обоснованную причину для несогласия с приказом работодателя, он имеет право защищать свои законные интересы.

Оформление отказа от подписания приказа и его последствия

• Если отказ основан на эмоциях, то в момент отказа составляется акт произвольной формы, который подписывается несколькими лицами (комиссией). Необходимо также оформить такой акт, если приказ о наложении дисциплинарного взыскания не подписан (согласно ст. 193 Трудового кодекса РФ). Отказ от подписи приказа об увольнении может быть зафиксирован прямо на самом приказе (согласно ст. 84.1 Трудового кодекса РФ).
• Если работник имеет законные основания для отказа, он должен написать письменное уведомление работодателю о причинах своего несогласия с содержащимся в приказе решением (согласно статье 379 Трудового кодекса Российской Федерации). Формат такого уведомления не установлен. Важно передать его как можно скорее, чтобы избежать наложения дисциплинарного взыскания за неисполнение приказа.

Отказ, основанный на эмоциях, может иметь следующие последствия:

• Выполнение указаний работодателя, закрепленных в неподписанном документе, если это выполнение не зависит от воли работника. Например, если приказ касается увольнения за нарушение дисциплины, то работник будет уволен, несмотря на свое несогласие.
• Привлечение работника, отклонившего законное требование работодателя, к дисциплинарной ответственности.

Причинами законодательно обоснованного отказа могут стать следующие факторы:

• прекращение работодателем действия решения, не подкрепленного нормами законодательства, без привлечения работника к дисциплинарным мерам;
• обращение работника, который защищает свои права, в комиссию по трудовым спорам или в суд, если неправомерное решение работодателя не отменяется, а тот настаивает на его исполнении или применяет дисциплинарные меры против работника, не выполняющего данное решение.

В последнем случае отправка сообщения работодателю, в котором работник выражает несогласие с содержащимся в неподписанном им приказе решением, будет дополнительным аргументом, подтверждающим законность действий работника.

Интересные факты от КонсультантПлюс

Получите шаблон акта, который демонстрирует ситуацию, когда работник отказывается подписывать приказ об увольнении по инициативе работодателя.

Акт об отказе работника от ознакомления с приказом

Иногда возникают ситуации, когда сотрудник по каким-либо причинам не может или не хочет подписывать документ, подтверждающий его ознакомление с приказом. Обычно это происходит в случае конфликтов в коллективе, таких как приказ об увольнении или дисциплинарное взыскание. Что делать в такой ситуации? Ведь отсутствие подписи сотрудника является нарушением трудового законодательства, что может привести к серьезным проблемам для работодателя.

Пример акта об отказе работника от ознакомления с приказом

Проверено экспертом

Для чего составляется акт об отказе ознакомления с приказом

Акт отказа от подписи в приказе – это специальный документ, который используется работодателем для защиты своих интересов. Составление такого акта обычно связано с конфликтами и проблемами в коллективе. Если сотрудник отказывается подписывать приказ, скорее всего, у него есть негативное отношение к компании по какой-то причине.

В таком случае возможно судебное разбирательство. Отсутствие подписи работника в приказе может быть доказательством того, что работодатель не предоставил ему важную информацию. Это может привести к штрафам и другим наказаниям.

Для того чтобы избежать таких проблем, составляется акт отказа от подписи в приказе.

В каких случаях составляется акт отказа от подписи

Чаще всего увольнение происходит из-за таких причин, как постоянное прогуливание или неподходящая должность. Иногда сотрудники отказываются подписывать документы о дисциплинарном взыскании, выявлении недостач и подобных. В любом случае это свидетельствует о конфликтной ситуации, несогласии работника и его несогласии с очевидными фактами или решением начальства.

Акт составляется и в тех случаях, когда сотрудник отказывается ознакомиться с содержанием приказа, а также в случае, если он прочитал текст, но не желает подписывать документ.

Для того чтобы избежать возможности того, что сотрудник откажется подписать приказ, рекомендуется обеспечить себя дополнительной защитой и ознакомить его с текстом документа в присутствии свидетелей – других сотрудников из той же организации.

Таким образом, если работник откажется подписать приказ или это невозможно, составляется соответствующий акт, который направлен на защиту интересов работодателя от возможных проблем, связанных с нарушениями трудового законодательства. Такое указание содержится в статье 84.1 Трудового кодекса РФ. В ней говорится о том, что пометку о таком акте можно сделать на самом приказе, например, на обратной стороне.

Унифицированного бланка для акта об отказе не существует. Документ составляется в свободной форме. Основное требование заключается в том, чтобы в тексте присутствовали основные реквизиты, делающие акт информативным и юридически обоснованным.

Рекомендуется составить акт на официальном бланке компании. В документе следует указать следующую информацию:

• название акта и его уникальный номер;
• наименование и реквизиты организации;
• населенный пункт, где составляется акт, и точная дата его составления (рекомендуется указать время составления);
• состав комиссии с указанием должностей и полных имен этих сотрудников, которые являются свидетелями и подтверждают факт, что информация была передана подчиненному, но он отказывается признавать и подписывать приказ;
• полное имя сотрудника и его должность, который отказывается подписывать приказ;
• суть происходящего — кто и какой документ отказывается подписывать, и указание всех реквизитов этого документа;
• подписи всех свидетелей;
• Подпись сотрудника или отказ от подписи акта об отказе.

В текст документа рекомендуется включить поле для более детального описания ситуации. Таким образом, можно объяснить причину увольнения или наложения дисциплинарного взыскания, расписать мотивы отказа сотрудника в подписи акта и т.д.

Работник не хочет или не может ознакомиться с документом под подпись: что делать?

Трудовые отношения весьма жестко урегулированы. Закон требует от работодателя не только оформлять выполнение каждой обязанности, которая установлена нормативными актами, в письменном виде, но и ознакамливать работников с составленными документами.

В Нижеприведенной Таблице перечислены некоторые документы, в которых должна присутствовать подпись работника.

Мы предоставили лишь основные материалы, которые работникам необходимо изучить и подписать. Правила отказа от ознакомления с материалами являются универсальными и распространяются на всех.

РАБОТНИК НЕ ХОЧЕТ ОЗНАКОМИТЬСЯ С ДОКУМЕНТОМ ПОД ПОДПИСЬ

Если содержание документа понятно для сотрудника и не вызывает негодования, процесс ознакомления происходит без конфликтов. Работники с удовольствием подписывают уведомление о приеме на работу, о предоставлении долгожданного отпуска, о поощрении (особенно в виде единовременной награды). Но если содержание документа не устраивает работника, он может отказаться от его ознакомления.

К примеру, сотрудник не желает подписывать СОУТ-карту, так как результаты специальной оценки показали, что условия работы на рабочем месте теперь считаются приемлемыми, хотя ранее они были вредными. Также сотрудники довольно часто отказываются ознакомиться с уведомлением о дисциплинарном взыскании. Почему? Потому что в зависимости от ситуации сотрудники не желают терять доплаты, лишаться премий и т.д.

Как поступить работодателю, чтобы не нарушить закон?

В случае отказа ознакомиться с документом (или отказа от его получения), работодателю в первую очередь необходимо зафиксировать данное обстоятельство. Для этой цели требуется составить акт (Пример 1). Пример оформления акта можно найти в Приложении № 7 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[1].

Для того чтобы работник ознакомился с актом об отказе ознакомиться с приказом (а также с другими подобными актами), необходимо получить его подпись. В случае, если ситуация становится накаленной и существует вероятность того, что работник не поставит свою подпись на акте ознакомления, рекомендуется зачитать и вручить ему один экземпляр акта в присутствии всех составителей. В случае, если работник реально отказывается оформлять свою подпись на акте ознакомления, составители должны вручную оформить соответствующую отметку на акте под своими подписями, а также поставить свои подписи повторно (Пример 2).

[1] Утверждено Приказом Росархива от 11.04.2018 года № 44.

Анастасия Николаевна Славинская, преподаватель учебного центра «Эксперт»

Данный материал опубликован лишь частично. Полностью его можно ознакомиться в выпуске журнала «Секретарь-референт» № 7 за 2020 год.

Узнать больше:

• Сущность электронной подписи в настоящее время
• Варианты применения и виды электронной подписи
• Ознакомление с электронными документами

Сотрудник отказывается подписывать приказ

Случается так, что сотрудник не желает ставить свою подпись под приказом об увольнении или отказывается ознакомиться с приказом о переводе на другую должность. Возможно, вам знакома подобная ситуация? Давайте обсудим, почему так происходит и как следует поступать работодателю в таких случаях.

Взаимоотношения между работодателем и сотрудником невозможны без документов, которые позволяют зафиксировать устные соглашения и ознакомить друг друга с намерениями. Следует отметить, что приказы и заявления играют важную роль в этом процессе.

Существует несколько наиболее распространенных причин для оформления приказов. Среди них:

• отпуск;
• прием на работу и увольнение;
• смена должности или места работы;
• взыскание;
• назначение сверхурочной работы и другие.

Кадровая служба обязана ознакомить сотрудника с каждым приказом и получить его подпись. В то же время, Трудовой кодекс РФ не требует от работника подписывать все приказы (согласно статье 21). Кроме того, статья 379 Трудового кодекса РФ устанавливает, что сотрудник в некоторых случаях имеет право отказаться от выполнения работы.

Сотрудник «в домике»

Иногда возникают ситуации, когда сотрудник неготов принять неприятные новости, и HR-специалистам приходится буквально преследовать его, чтобы заставить поставить свою подпись. Не все работники осознают, что отсутствие подписи не изменит намерений работодателя.

В различных ситуациях мы можем занимать роли Ребенка, Родителя или Взрослого. Часто, когда у человека нет идей, что делать, или у него нет навыков взрослого поведения или ресурсов для решения проблемы, он прибегает к стратегиям, которые в детстве приводили к положительному результату. Вариантом такой стратегии является позиция «я в домике», то есть игнорирование проблемы. С одной стороны, человек понимает, что увольнение неизбежно, а с другой — включает в себя внутреннего Ребенка» — комментирует ситуацию социальный педагог, психолог Татьяна Ходжаева.

Необходимо помнить, что отношения между работодателем и работником представляют собой не только соблюдение законодательных норм. Очень многое зависит от того, как руководитель и кадровик устанавливают отношения с коллективом и как они информируют о внесенных изменениях.

Не стоит занимать такую же детскую позицию: «А я теперь пожалуюсь начальнику!». Ошибкой будет и разговор с позиции Родителя: «Как вам не стыдно? Вы должны подписать!». Во время переговоров займите позицию Взрослого: аргументируйте, опирайтесь на законодательные нормы, озвучьте их ваши собеседнику, — рекомендует Татьяна Ходжаева.

Для принятия взвешенного решения сотрудник должен понимать последствия своего отказа и знать, какие действия предпримет работодатель, если не получит подписи под приказом. И об этом вы должны рассказать ему.

Вместо подписи — акт об отказе

В случае, если сотрудник не соглашается подписать приказ после всех объяснений, позвольте руководителю и двум свидетелям присутствовать и предложите работнику еще раз ознакомиться с документом. Если отказ повторяется, необходимо составить акт (согласно статье 193 ТК РФ). Содержание документа будет следующим:

• детали: дата, номер, ссылка на приказ, в котором сотрудник не хочет ставить свою подпись, а также состав комиссии с указанием должностей;
• изложение фактов и действий работодателя, например: «Комиссия подтверждает, что главный специалист службы снабжения Евгений Иванович Сидоров отказался подписывать приказ об увольнении»;
• подписи членов комиссии и указание на количество экземпляров.

Непременно предупредите сотрудника о том, что отсутствие личной подписи не повлечет отмены непосредственно самого приказа. В случае, если работодатель принял решение об увольнении, он сможет это сделать без согласия работника. В свою очередь, отказ от подписания, к примеру, приказа о направлении на обязательный медосмотр или командировку, может быть рассмотрен как нарушение трудовой дисциплины, что повлечет за собой применение административных мер.