Как попросить организацию предоставить необходимые документы

Запрос о предоставлении документации – это документ, который отправляется одним контрагентом другому с целью получить необходимые официальные бумаги. Речь может идти о различных учетных документах, расчетах, копии договора и т.д. В данной статье мы рассмотрим, как правильно составить запрос и передать его представителю второй стороны.

Файлы для загрузки:

Запрос документов

Всякие проявления взаимоотношений между субъектами Гражданского кодекса требуют совершения документационных операций. Эти операции могут осуществляться в письменной форме или в электронном виде. Контрагенты постоянно обмениваются учетными документами, различными расчетами, коммерческими предложениями.

Могут возникнуть ситуации на практике, когда одно предприятие нуждается в документах, имеющихся только у другого юридического лица. Например, для правильного подсчета определенной суммы или обращения в суд.

Право на запрос

Запрос на получение документации могут предоставлять только лица, имеющие право на это в соответствии с законом или гражданско-правовым договором. К первой категории относятся государственные органы, сотрудники прокуратуры, суд, адвокаты (адвокатский запрос), налоговая инспекция, Роспотребнадзор и другие. Субъект запроса не вправе отказать им, но всегда необходимо учитывать, что полномочия представителей власти ограничены их компетенцией.

Например, представители правосудия могут запросить только официальные документы, способствующие более быстрому разрешению дела.

Здесь применяются два принципа, которые установлены в Гражданском процессуальном кодексе — относимость и допустимость. Под относимостью подразумевается, что документ должен быть связан с данным спором, а под допустимостью — способность документа как-либо способствовать его разрешению.

Как отправить

Роль способа отправки запроса весьма значима в ходе процесса, особенно, если закон или соглашение прямо налагают на получателя обязанность предоставить требуемые документы. Отказ от выполнения предпринятых обязательств будет рассматриваться как нарушение действующего законодательства, что может послужить основанием для обращения в суд.

При подаче искового заявления необходимо соблюдать установленный процессуальным законодательством порядок. В частности, речь идет о предварительном досудебном урегулировании спора. Истец по исковым требованиям обязан предпринять попытку разрешить конфликт путем мирного соглашения и самостоятельно получить необходимую документацию.

Для доставки запроса наилучшим способом является отправка заказным письмом с уведомлением о вручении через Почту России. Таким образом отправитель будет иметь подтверждение о том, что запрос был отправлен. Копия квитанции о доставке должна быть приложена к исковому заявлению вместе с копией почтового реестра.

Форма документа

Российское законодательство в настоящее время регулирует ситуацию таким образом, чтобы все стороны, участвующие в гражданском правоотношении, могли легко осуществлять свои права и выполнение своих обязанностей. В соответствии с этим принципом, любой официальный документ, который используется в процессе обмена документами, может быть создан в свободной форме без использования обязательных стандартных бланков. Запрос на предоставление документов также относится к этому правилу и не является исключением.

Запрос обычно оформляется на листе бумаги формата А4 или А5. Это зависит от объема информации, которую необходимо включить, а также от наличия соответствующего оборудования. Если запрос был отправлен юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, можно воспользоваться фирменным бланком компании, на котором будут указаны все необходимые реквизиты.

Рассказываем, как правильно оформить запрос

Для начала запроса о предоставлении документации нужно указать, кому, куда и с каким вопросом он предназначен. В правом верхнем углу листа бумаги в шапке бланка указываем данные получателя и отправителя. В качестве сведений о сторонах указываем их идентификаторы: ФИО, данные паспорта, адрес регистрации — для физических лиц, полное наименование организации, ИНН, ОГРН, адрес — для юридических лиц.

Следующим шагом указываем, какие конкретные правоотношения связывают стороны, на каком основании представлен запрос на предоставление документации, с какой целью. Если есть ссылки на законодательство, оставляем их в тексте. Затем составляем полный перечень запрашиваемых документов по пунктам.

Примерный шаблон

Приближается завершение процесса формирования запроса. Мы подтверждаем его подписью руководителя компании-отправителя или другого уполномоченного лица, и отправляем контрагенту заказное письмо с уведомлением о вручении.

• Запрос на получение документации
• Форма запроса на предоставление документации

Запрос о предоставлении документов

Можно попросить предоставить документы как физическому лицу от другого физического лица, так и физическому лицу от организации или организации от организации. Через такой запрос отправитель официально выражает свою заинтересованность в получении нужных ему документов.

Кем составляется запрос о предоставлении документов

Если запрос составляется организацией, то исполнитель – тот, кто составляет документ, и лицо, подписывающее документ от имени организации, могут быть разными.

По правилам деловой этики, переписка между организациями должна осуществляться на уровне руководителей организаций, то есть лиц, которые имеют право действовать от имени организации (генеральный директор, главный бухгалтер и т.п.) в соответствии с Уставом или доверенностью.

Как долго ждать документов

В случае запроса на предоставление документов могут быть указаны сроки или их отсутствие.По общем правилам, при получении запроса от физического лица, организация (банк, налоговая инспекция и т.д.) обязана ответить в течение 30 дней после регистрации запроса.

Законодательно не определена специальная форма для направления запроса о предоставлении документов. Главное требование к составлению запросов — ясность изложения и использование официально-делового стиля.

На нашем веб-сайте доступен образец запроса о предоставлении документов, который вы можете настроить под свои нужды.

Каждый запрос должен включать следующие разделы:

1. «шапку», в которой указываются данные получателя запроса и данные отправителя запроса. Обычно, если запрос направлен организации, он составляется на имя руководителя, но также возможно адресовать его безлично, например «ООО «Маркет-плюс», бухгалтерии». Если запрос отправляется организацией, он обычно составляется на фирменном бланке с указанием всех реквизитов. Физическое лицо должно указать свои ФИО и контактные данные для получения ответа;
2. В начале письма, после заголовка, следует указать текст запроса на новой строке. В запросе нужно четко указать, для каких документов и с какой целью они требуются, а также указать срок предоставления (если необходимо). Например: «В рамках исполнения договора поставки от 01.01.2020 №365-Д, в соответствии с п. 3.2 договора, прошу предоставить счета-фактуры по указанному договору за май-июнь 2020 года до 15 числа текущего месяца». Также можно указать контактный адрес, по которому следует направить документы.
3. В конце запроса следует проставить подпись, указать должность и расшифровку подписи автора запроса.
4. Если запрос составляет организация, то в нижнем левом углу следует указать контактные данные исполнителя.

Рекомендуется отслеживать важные запросы, для этого:

• При личной передаче на второй экземпляр запроса получивший его работник ставит дату и регистрационный штамп;
• При доставке факсом или электронной почтой сохраняется отчет о доставке;
• При отправке почтой запрос может быть оформлен как заказное письмо с уведомлением о вручении. В таком случае уведомление будет содержать дату получения и сведения о лице, получившем письмо.

При запросе на предоставление документов, организация или физическое лицо должны помнить, что некоторые документы являются коммерческой или иной тайной и их предоставление будет отказано. В некоторых случаях определенное лицо, например, адвокат, может запросить соответствующие документы.

Как правильно написать письмо-запрос

В коммерческом деле довольно распространенным бывает запрос-письмо. Оно составляется в ситуациях, когда один человек желает получить определенные сведения от другого. Примеры, готовые образцы и рекомендации по его написанию представлены в данной статье.

Главная цель — получить актуальную и достоверную информацию от определенного человека. Обычно это письмо составляется одной юридической организацией и адресовано другой. Тем не менее, оно может быть составлено любыми лицами:

• индивидуальными предпринимателями;
• частными гражданами;
• представителями государственных органов;
• общественными деятелями и другими.

1. Название отправителя.
2. Название получателя (адресата).
3. Номер и дата регистрации документа (в реестре исходящей корреспонденции).
4. Обычно просьба, содержащаяся в названии документа, отражает его суть, например: «Запрос на получение копий документов».
5. Описание обстоятельств, которые стали причиной написания запроса, является основной частью.
6. Часть, содержащая просьбу о необходимых сведениях, называется просительной частью.
7. Иногда образец письма-запроса сопровождается приложениями – документами, копии или оригиналы которых прикладываются к основному документу. Название документа и количество страниц указываются.
8. В конце можно добавить информацию о предпочтительном способе ответа – почтовой или электронной почте. В общем случае ответ отправляется таким же способом, каким получен запрос, но решение остается на усмотрение отправителя.
9. В различные даты, с разными подписями и расшифровками подписей, указывается должность просителя и проставляется печать организации. Некоторые компании не применяют печать в своем документообороте, поэтому достаточно лишь поставить собственноручную подпись.

Обычно письмо составляется на бланке компании или ИП, в котором указаны реквизиты. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письма пишут вручную.

Письмо можно отправить разными способами:

• по обычной почте;
• по электронной почте;
• отправить по факсу;
• передать с помощью курьера.

Если важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с помощью курьера. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое подтвердит факт доставки и дату.

Имея возможность обращаться к различным представителям и по разным поводам, существует не менее пяти различных образцов писем-запросов. Они классифицируются по разным критериям, в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации о договорных условиях, запрос на получение копий документов и другое). В этой статье мы рассмотрим наиболее распространенные виды таких писем.

Среди запросов, которые организации отправляют для получения информации, особенно популярны следующие:

• информационный буклет;
• условия участия в акции, получения скидок;
• технические характеристики продукта и т.п.

О подтверждении информации

В этом случае требуются документы, содержащие информацию из различных источников (например, заказы о приеме или увольнении с работы). Причина написания письма-запроса связана с необходимостью подтверждения определенных фактов (например, работал ли сотрудник в определенный период, когда он был уволен и т.д.).

О предоставлении документов

В ситуации данного характера компания требует получения документации (обычно копий). Указываются конкретные названия каждого документа. При необходимости, дополнительно запрашивается заверение копий (подпись и печать организации на каждой странице).

Внутри этой самой категории, можно выделить отдельное письмо-запрос, где компания просят предоставить образец акта сверки. Этот документ необходим для проверки имеющейся или отсутствующей задолженности или переплаты по определенным платежам.

Запрос в налоговую инспекцию

Обычно такой документ составляется от лица главного бухгалтера. Требуется получение разъяснений по определенным положениям налогового законодательства, разглашение личных данных в соответствии с исполнительным листом и тому подобное.

Запрос в банк

Сроки ответа

Вне зависимости от того, какую именно образцовую ситуацию применить, сроки отклика на запрос определяются на основе деловой этики. В связи с тем, что в законодательстве данная ситуация никак не регулируется, компании имеют полное право самостоятельно определить, какое количество времени им необходимо для ответа. Обычно отводится промежуток в 10-15 рабочих дней.

В случае неизбежного увеличения этого промежутка времени (например, для получения необходимой информации потребуется отправить запросы, что также займет время), рекомендуется уведомить отправителя об этом. Составить ответное сообщение, в котором указать, что письмо принято в работу и предварительно согласовать сроки ответа.

В данном видео будет рассмотрен комментарий, касающийся общих рекомендаций, которые помогут составить деловое письмо.

Как составить письмо с запросом о предоставлении документов: пошаговая инструкция и образец

Запрос о предоставлении документов — это вид делового письма, которое широко применяется в официальной переписке.

При создании такого письма важно соблюдать правила деловой корреспонденции и избегать грамматических ошибок.

В данной статье рассказывается об этапах составления письма-запроса и подготовке ответа на него.

Скрыть содержание

В каких случаях пишется?

Необходимо отметить, что при осуществлении хозяйственной деятельности, часто возникает потребность в написании запроса на предоставление документов или составлении ответа на такую переписку. Можно привести несколько основных случаев, когда такое письмо составляется:

1. в случае необходимости получить от хозяйствующего субъекта финансовую отчетность (запрос может быть направлен налоговой инспекцией или органами государственной статистики);
2. если покупатель желает ознакомиться с полным прайс-листом организации-продавца;
3. в деловой переписке между партнерами (например, одна сторона может запросить у другой копию договора);
4. судебные органы могут запросить у хозяйствующего субъекта документы, связанные с делом, в качестве доказательств какого-либо события;

Причина запроса на предоставление документов

При запросе на предоставление информации или документов, необходимо обязательно указать причину обращения.

ВАЖНО. Без обоснования причин запроса документов, считается неприличным. Вторая сторона имеет право не отвечать на такой запрос.

Можно обосновать запрос на предоставление документов следующим образом, например:

1. Если запрос делает одна из сторон сделки, можно ссылаться на предыдущий договор, заключенный ранее;
2. Государственные органы в своем запросе могут ссылаться на соответствующие нормы законодательства, согласно которым организация обязана предоставить определенную документацию;
3. Судебные органы могут ссылаться на заявление об иске и т.д.

Страница произвольно тегированного текста

Необходимо отметить, что если причина обращения очевидна, то ее не требуется указывать (например, в случае составления коммерческого предложения по образцу). В остальных ситуациях следует подробно изложить мотивы, по которым адресату не останется вопросов.

В настоящее время отсутствует стандартный образец запроса на предоставление документов. Обычно такой запрос составляется по усмотрению лица, которое его отправляет. Тем не менее, данный документ должен включать следующие разделы:

1. «Заголовок» письма.
2. Регистрационный номер и дату составления.
3. Обращение к получателю по имени и отчеству.
4. «Тело» документа.
5. Подпись и печать.

Как составить – пошаговая инструкция

Для составления письма-запроса о предоставлении документов рекомендуется следовать следующим шагам:

1. Составьте «шапку» документа. Обычно в верхнем левом углу указываются реквизиты организации, отправляющей запрос, а в правом верхнем углу — адресат. Важные реквизиты отправителя включают в себя:
2. Полное наименование организации;
3. Адрес;
4. Контактный телефон.

ПРИМЕЧАНИЕ: Письмо-запрос обычно направляется на имя руководителя организации, к которой оно адресовано.

Какой бы ни был запрос, на него всегда найдется ответ. Разновидности ответов на письма-запросы можно разделить на две категории:

1. Положительный ответ;
2. Отрицательный ответ.

Чтобы лучше понять, как составить ответ на запрос документов, следует руководствоваться следующими инструкциями:

1. Составление «шапки» ответа аналогично письму-запросу. Необходимо указать все реквизиты организации-отправителя, а также ФИО должностного лица организации, которой будет направлен документ.
2. Указание регистрационных данных – дата и номер регистрации ответа на запрос.
3. Обращение к представителю организации, которая ожидает ответ.
4. Содержание документа будет различаться в зависимости от того, является ли ответ положительным или отрицательным. Если ответ положительный:
   • Необходимо сделать ссылку на описание ранее полученного запроса (с указанием его деталей и кратким изложением сути);
   • Предоставляется ответ о согласии предоставить запрашиваемые документы;
   • К письму-ответу прикладывается соответствующая документация.

   При отрицательном ответе указывается:

   • Ссылка на ранее полученный запрос;
   • Причина, по которой организация отказывает в предоставлении документов;
   • Запись официального отказа.
   • Загрузить бланк ответного письма на запрос о предоставлении документов
   • Загрузить образец положительного ответа на запрос о предоставлении документов
   • Загрузить образец отрицательного ответа на запрос о предоставлении документов

   Вариант положительного ответа

   Вниманию Генерального директора ООО «Акварель»

   Адрес: г. Москва, ул. Ломоносова, д. 32 ООО «Эстель»

   Телефон: (095) 961-11-58, факс: (095) 967-13-55

   Кому: Алексееву И.И.

   ОКПО: 2835478, ОГРН: 1123543647567

   Письмо № 01-11/323 от 25.11.16

   Уважаемый Игорь Иванович!

   В ответ на Ваше обращение от 25 ноября 2016 года № 01-11/323, в котором Вы просили предоставить прейскурант на новую линию декоративной косметики, мы отправляем Вам уточненный прайс-лист (прилагается копия).

   Приложение на __8__ листа.

   С уважением,

   Генеральный директор ООО «Акварель» — Иордан С.Н.

   Вариант отказа контрагенту

   Уважаемый генеральный директор ООО «Виктория»,

   Я, представитель ООО «Эклат», обращаюсь к Вам по поводу Вашего запроса от 15 сентября 2017 года, в котором Вы просили предоставить технологическую карту производства мебели. Хотелось бы сообщить Вам, что наша компания ООО «Виктория» не в состоянии предоставить Вам данную документацию, поскольку она является коммерческой тайной.

   Я также хотел бы подчеркнуть, что при написании письма-запроса важно соблюдать все правила деловой переписки и следить за грамматической правильностью текста.

   С уважением,

   Иванов С.А., генеральный директор ООО «Виктория»

   Советуем ознакомиться:

   1. Договор на покупку автомобильного прицепа
   2. Разнообразные словари русского языка
   3. Уникальный пример дополнительного соглашения к трудовому договору о совмещении должностей
   4. Примеры спецификации к договору оказания услуг
   5. Как правильно оформить отказ от подписи в уведомлении
   6. Договор на покупку мотора для лодки от частного лица