Цифровые технологии охватывают всю нашу жизнь. Ещё недавно работники приносили бумажный лист временной нетрудоспособности, а работодатели заполняли свои данные на этом листке черной ручкой. В настоящее время принимаются только электронные больничные листы, которые нужно заполнять на компьютере.
Однако не все ещё знают, где найти электронный больничный лист (ЭЛН) и что делать с ним, когда его получаешь.
Когда и кому оформляют ЭЛН
У любого сотрудника есть право не являться на работу в случае болезни или ухода в декретный отпуск. Для этого необходимо посетить врача и получить официальный документ. Вместо него можно использовать электронный больничный лист, который выдаётся медицинским работником.
Электронный документ полностью заменяет бумажную версию, но не имеет физической формы. Начиная с 2024 года, электронный больничный лист не выдаётся лично сотруднику, а напрямую передаётся в СФР для оплаты. Однако, человек, находящийся на больничном, может запросить бумажную выписку, если она требуется для предъявления работодателю.
Существует лишь небольшая группа граждан, которым не предоставляется электронный больничный лист. К ним относятся:
- Лица, сведения о которых являются государственной тайной.
- Лица, находящиеся под государственной защитой.
Типичные работодатели не сталкиваются с такими ситуациями, поэтому освобождают заболевшего работника от работы, предоставляя ему ЭЛН.
В дополнение к штатным сотрудникам, заболеть могут также лица, выполняющие работы (оказывающие услуги) по гражданско-правовому договору. Они также имеют право на получение больничных выплат, но по другим условиям.
В этом случае работодатель также оплатит первые три дня больничного, но только если:
- Больничный выдан во время действия договора
- За физическое лицо внесены платежи по страховке от временной нетрудоспособности, беременности и родов за прошедший год в размере стоимости полной годовой страховки. Сумма рассчитывается на основе МРОТ, действующего в год уплаты платежей. На 2023 год стоимость страхового года составляет 5652,22.
Если лицо, занятое по гражданско-правовому соглашению, не внесло страховые взносы в течение прошедшего года, то оно не имеет права ждать выплаты по ЭЛН.
Электронный больничный: где посмотреть
В связи с внедрением электронных листков нетрудоспособности, работодателям и медицинским учреждениям требуется присоединиться к электронному документообороту Социального фонда. Это позволяет:
- Больницам и поликлиникам передавать информацию о начале и окончании электронного больничного непосредственно в СФР
- Работодателям получать данные для оформления кадровых документов и расчета первых трех дней больничного.
После того, как медицинское учреждение размещает новый электронный листок нетрудоспособности в базе СФР, сотрудник фонда уведомляет об этом работодателя, а последний принимает соответствующие меры в отношении кадрового делопроизводства.
Однако информация необходима не только работодателям. Сами сотрудники могут просмотреть электронный листок нетрудоспособности, посетив портал Госуслуг.
Также имеется альтернативный способ получения данных о открытом медицинском листке: использование личного кабинета на портале СФР. Для этого требуется вход с использованием учетной записи и пароля от Госуслуг.
Какие уведомления рассылает СФР
Социальный фонд отправляет различные уведомления на протяжении всего процесса открытия электронного листка временной нетрудоспособности и до получения полной оплаты.
Уведомление содержит информацию о медучреждении, в котором открыт ЭЛН, ФИО врача, номер документа и срок его действия.
После получения документа работодатель выплачивает первые три дня, если это не категория, полностью оплачиваемая СФР.
При подключении к ЭДО работодатель устанавливает контакт с Социальным фондом, а сотрудник самостоятельно выбирает, через какой источник получать информацию: Госуслуги или личный кабинет СФР.
Обязанности работодателя в отношении больничных выплат
- Оплачивать первые три дня пребывания сотрудника на больничном, и теперь также осуществлять выплаты физическим лицам, которые работают по договору ГПХ.
- Отправлять форму ЕФС-1 в Социальный фонд при принятии сотрудника на работу или при изменении его персональных данных.
- Не пренебрегать запросами, поступающими от Социального фонда относительно расчета пособия и предоставления необходимой информации.
- Погашать фонду излишне уплаченную сумму пособия, если она возникла по вине работодателя.
Порядок начисления пособия по ЭЛН
Электронный больничный выдается при обращении в медицинское учреждение по одной из следующих причин:
- Патологическое состояние организма
- Механическое повреждение
- Необходимость ухода за больным ребенком
- Получение пособия в связи с беременностью и родами.
Выплата компенсации производится автоматически, то есть, без необходимости подачи заявления от получателя электронного больничного. Для Социального фонда достаточно наличия информации о больничном в базе фонда.
Открытие электронного больничного листа происходит в тот момент, когда заболевшее лицо обращается за помощью (либо для ухода за ребенком, либо для получения пособия). Если врач считает необходимым освободить работника от работы, то заполняется электронный больничный лист. Медучреждение передает информацию в базу Системы федерального регистра (СФР).
Затем формируется схема взаимодействия между работодателем и СФР. Они обмениваются информацией. При окончании больничного работодатель выплачивает компенсацию за первые три дня и предоставляет информацию о стаже и заработке работника.
Компания «Лабиринт» получила уведомление от СФР о закрытии электронного больничного листа для сотрудника Сафронова М.И., который работает в качестве менеджера по трудовому договору. Больничный лист был открыт 1 марта и закрыт 14 марта 2024 года. Работодатель обязан оплатить первые три дня болезни, учитывая данные за 2022-2023 годы.
Заработок М.И. Сафронова за два предыдущих года составил 730 000 рублей. Бухгалтер произвел расчет:
730 000 рублей / 730 = 1000 рублей * 3 дня больничного = 3 000 рублей.
С этой суммы был удержан НДФЛ в размере 390 рублей. На руки было выплачено 2 610 рублей (3 000 рублей – 390 рублей).
Схема работы с декретными выплатами
- СФР полностью погашается с помощью данного пособия
- Работница имеет возможность продолжить занятость независимо от того, получит ли она право на отпуск
Какие изменения при расчете электронного больничного нужно учесть в 2024 году
При расчете суммы выплаты по больничному листу, работодатель должен сравнить фактически начисленную сумму с максимальным и минимальным размером пособия по болезни за соответствующие года.
- Максимальная стоимость страхового года: для 2022 года — 1 032,0 тыс. рублей, для 2023 года — 1 917,0 тыс. рублей.
- Минимальное значение определяется выплатой, основанной на МРОТ, установленном в год оформления больничного листа. В 2024 году МРОТ составляет 19 242 рубля.
Бухгалтер ООО «Лабиринт» получил информацию о закрытии больничного листа для Петрова П.Ю. Листок временной нетрудоспособности был выписан с 3 по 9 марта.
Это недостаточно для корректного расчета пособия. Необходимо сравнить полученное значение с расчетным, исходя из МРОТ.
Расчет 19 242 * 24/730 = 632,61 рубля. Эта сумма больше расчитанной на основе фактической заработной платы Петрова П.Ю., поэтому необходимо произвести доплату до МРОТ.
Размер больничного пособия Петрова составит: 632,61 * 3 = 1897,83 рубля. С этой суммы следует удержать НДФЛ, остальное выплатить Петрову П.Ю.
Контроль Социального фонда за выплатой по электронным больничным
На Социальный фонд возложена функция проверки достоверности информации о выплатах по больничным листам. Если сотруднику будет выплачено меньше, чем предусмотрено законодательством, его гражданские права будут нарушены.
Переплата возникает, когда государство выплачивает больше, чем требуется. В обоих случаях ответственность лежит на том, кто стал причиной переплаты или недоплаты. Как правило, это может быть сотрудник фонда, но часто виноватым оказывается работодатель.
Если работодатель неправильно рассчитал выплаты, он будет наказан штрафом:
- За отказ предоставить сведения – штраф 200 рублей за каждый непредоставленный документ
- За предоставление недостоверных данных – штраф до 20% от суммы, но не менее 1,0 тысячи рублей
- Если вы опоздали с предоставлением сведений, вам придется заплатить 5,0 тыс. рублей.
Для работы с электронными листками нетрудоспособности необходимо использовать электронный документооборот (ЭДО), поэтому все запросы должны быть отправлены в электронном формате.