Как отправить претензию по почте: основные правила и рекомендации

Юрист, эксперт по праву, работает в КАДИСе. Оказывает консультации по гражданским правоотношениям, трудовому праву и претензиям по госзаказам. Опыт работы в юриспруденции более 10 лет.

Вопрос:

Я отправил предъявление претензии по почте. Получатель не получил письмо вовремя и отправил его обратно. С какой именно момент я исполнил свою обязанность по отправке претензии: с момента, когда письмо было доставлено в почтовое отделение получателя, с момента окончания хранения или с момента возвращения обратно отправителю? В первую очередь интересует позиция Верховного Суда.

Ответ:

Прежде всего, отметим, что претензии касательно досудебного урегулирования спора рассматриваются в соответствии со статьей 4 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее – АПК РФ), а также в соответствии со статьей 165.1 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ), которая регулирует вопросы о юридически значимых сообщениях (см. Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.12.2020 N 15АП-20208/2020 по делу N А32-5614/2020).

Согласно правовой позиции, изложенной в пункте 67 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 N 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации» (далее – Постановление N 25), лицо, направившее сообщение, несет бремя доказывания того факта, что сообщение было направлено (осуществлено) и доставлено адресату.

Например, если адресат отказывается получать корреспонденцию в почтовом отделении и она возвращается после истечения срока хранения, сообщение считается доставленным.

Риск неполучения поступившей корреспонденции лежит на адресате. Если в юридически значимом сообщении содержится информация о односторонней сделке, то если сообщение не было доставлено по причинам, зависящим от адресата, считается, что он воспринял его содержание, и сделка имеет соответствующие последствия (например, договор считается расторгнутым вследствие одностороннего отказа от его исполнения).

В процессе поиска информации в справочно-правовой системе КонсультантПлюс и анализа судебной практики мы обнаружили две правовые позиции:

1. Первая позиция заключается в том, что сообщение считается доставленным в день его возврата с пометкой «истек срок хранения».

Эта правовая позиция была изложена в Определении Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда РФ от 20.03.2018 по делу N 305-ЭС17-22712, А40-214588/2016:

Согласно материалам этого дела, компания отправила уведомление о одностороннем расторжении договора и получила вернутый почтовый конверт с сообщением, отправленным по юридическому адресу компании, и квитанцию с пометкой «истек срок хранения» от 08.01.2014 года.

Это подтверждает, что компания выполнила условия договора относительно направления уведомления об одностороннем расторжении договора, которое не было доставлено по обстоятельствам, не зависящим от компании, и было возвращено после истечения срока его хранения.

Учитывая применимые правовые нормы и обстоятельства дела, уведомление компании можно считать доставленным 08.01.2014 года, в день его возврата с пометкой «истек срок хранения», и действие договора прекращается с этой даты, как правильно решено апелляционным судом.

Схожие выводы имеются в следующих законодательных актах:

• Решение Арбитражного суда Центрального округа от 30.05.2018 г. N Ф10-1689/2018 по делу N А83-403/2017;
• Решение Седьмого арбитражного апелляционного суда от 04.10.2021 г. N 07АП-7229/2021 по делу N А03-280/2021;
• Решение Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 29.11.2019 г. N Ф04-6189/2019 по делу N А75-2960/2019;
• Решение Арбитражного суда Московского округа от 30.09.2019 г. N Ф05-11980/2018 по делу N А40-251578/2016.
• Тезис – сообщение считается доставленным в день, когда было отправлено в почтовое отделение получателя. В связи с этим обратите внимание на:
• Решение Арбитражного суда Уральского округа от 07.06.2018 г. N Ф09-2463/18 по делу N А50-30380/2017;

В СПС КонсультантПлюс есть дополнительная информация:

Важная практика, связанная со статьей 165.1 ГК РФ;

Перечень позиций высших судов о юридически значимых сообщениях по статье 165.1 ГК РФ;

Готовое решение: Все, что нужно знать о юридически значимых сообщениях (КонсультантПлюс, 2022);

Готовое решение: Как составить претензию при неисполнении или ненадлежащем исполнении договора (КонсультантПлюс, 2022).

Как правильно отправить претензию по почте

Если вам попались недостатки в товаре (работе или услуге), которые выразились в несоответствии обязательным требованиям, обычно применяемым к данной категории товаров (работ или услуг), или условиям договора, или вы не довольны качеством, основными характеристиками и свойствами товара, прежде всего вам нужно обратиться к продавцу (изготовителю, исполнителю) для решения этой ситуации.

Чаще всего клиенты обращаются к продавцу (изготовителю, исполнителю) товара (работы или услуги) устно. Однако, такой вид обращения занимает много времени на разрешение конфликта, так как продавец (изготовитель, исполнитель) не всегда предпринимает необходимые меры по удовлетворению устных требований клиента. Если вы пришли к выводу, что продавец (изготовитель, исполнитель) не реагирует на ваше личное обращение, звонки или электронные письма, то необходимо использовать другие методы, например, обращение в суд для разрешения спора.

Законодательством Российской Федерации не предусмотрена определенная стандартная форма подачи претензии, однако существуют общие правила делового оборота, согласно которым можно составить юридически грамотный документ. Важно учесть, что претензия должна быть оформлена в письменном виде, либо в печатном, либо в рукописном варианте.

В претензии следует указать следующие данные:

1. Полное наименование юридического лица, организации или ФИО индивидуального предпринимателя, у которого был приобретен товар (работа или услуга).

2. Адрес расположения юридического лица, организации или индивидуального предпринимателя может быть как юридическим, так и фактическим — адресом самого магазина или офиса продаж, где был куплен товар (заключен договор). Если у юридического лица, организации или индивидуального предпринимателя есть несколько адресов, то наиболее правильным вариантом будет указание всех известных вам.

3. ФИО покупателя, следует учитывать, что покупателем считается не только гражданин, который намеревается заказать или купить товары (работы, услуги), но и гражданин, который использует приобретенные (заказанные) товары (работы, услуги) на законном основании (наследник, а также лицо, которому вещь была передана впоследствии и т.п.).

5. Номер мобильного/домашнего телефона клиента.

6. Дата, номер кассового, товарного чека на покупку товара (работы, услуги) или договора на оказание услуг (выполнения работ). Помните, что отсутствие кассового или товарного чека, чека безналичной оплаты услуг, либо иного документа, удостоверяющего факт и условия покупки товара, не является основанием для отказа в удовлетворении требований продавцом (изготовителем, уполномоченной организацией или уполномоченным индивидуальным предпринимателем, импортером).

Потребитель имеет право ссылаться на свидетельские показания в подтверждение заключения договора и его условий.

7. Для решения проблемы с товаром (работой, услугой) необходимо кратко описать обнаруженные дефекты и недостатки.

8. Нарушение прав потребителя может быть обосновано ссылкой на нормы законодательства о защите прав потребителей (Закон РФ «О защите прав потребителей» от 07.02.1992 № 2300-1, Гражданский кодекс РФ). Если неизвестно, какую статью применить, следует указать, что было нарушено право потребителя в соответствии с Законом РФ «О защите прав потребителей».

9. Требования, которые необходимо предъявить продавцу (изготовителю, исполнителю), должны быть ясно сформулированы.

В случае обнаружения недостатков в товаре, потребитель имеет право по своему усмотрению:

— требовать замены на товар той же марки (той же модели и/или артикула);

— требовать замены на товар другой марки (другой модели, артикула), с соответствующим

— перерасчетом покупной цены;

— требовать соразмерного снижения покупной цены;

— требовать незамедлительного бесплатного устранения недостатков товара или возмещения затрат на их исправление потребителем или третьим лицом;

-также требовать полного возмещения убытков, вызванных продажей товара низкого качества; -требовать предоставления на время ремонта товара бесплатно, имеющего те же характеристики потребителя (это требование может быть предъявлено только в отношении товаров, которые используются длительное время).

Если в технически сложном товаре обнаружены недостатки, потребитель имеет право отказаться от исполнения договора купли-продажи и требовать полного возврата уплаченной суммы за товар. Альтернативно, потребитель может потребовать замены этого товара на товар той же марки, модели и артикула, либо на товар другой марки, модели и артикула с пересчетом покупной цены в течение 15 дней с момента получения такого товара. Если указанные требования не удовлетворяются в течение указанного срока, они будут удовлетворены в одном из следующих случаев:

— при обнаружении существенного недостатка в товаре;

— при нарушении установленных сроков для устранения недостатков товара;

— если товар невозможно использовать в течение гарантийного срока более 30 дней из-за непрерывного устранения различных недостатков.

Для того чтобы получить удовлетворительный результат, потребителю следует выдвинуть несколько требований, относящихся к данной ситуации, поскольку если в претензии будут перечислены все возможные требования, предусмотренные Законом РФ «О защите прав потребителей», то продавцу (изготовителю, исполнителю) будет затруднительно их выполнение.

10. Срок рассмотрения претензии. По общему правилу он составляет 10 дней. В течение этого времени продавец (изготовитель, исполнитель) должен удовлетворить ваше требование или предоставить вам письменное обоснованное решение.

11. В случае невыполнения заявленных требований, вы будете вынуждены обратиться в суд за защитой нарушенных прав. В судебном порядке вы можете требовать взыскания неустойки за нарушение сроков удовлетворения потребностей потребителя, компенсации морального вреда, а также штрафа в размере 50% от присужденной судом суммы в пользу потребителя.

Существуют несколько способов правильной передачи претензии.

1. В случае возможности личной передачи претензии продавцу (изготовителю, исполнителю) или его представителю, необходимо получить отметку о дате, подписи, ФИО и должности лица, принявшего претензию на вашем экземпляре. Также требуется наличие печати организации или индивидуального предпринимателя.

Важно обратить внимание на то, чтобы название продавца на печати полностью совпадало с названием организации или индивидуального предпринимателя, которые вам продали товар (эту информацию можно найти на чеке или договоре).

Если продавец (изготовитель, исполнитель) отказывается принять вашу претензию или вы не можете ее лично вручить, вы можете отправить ее почтовым отправлением. В таком случае вам нужно отправить претензию заказным письмом с уведомлением о вручении, указав дату отправки и свою подпись в адрес организации или индивидуального предпринимателя, с которыми вы заключили договор. Претензионное письмо лучше отправлять по юридическому адресу организации, но если вы его не знаете, то можно отправить по фактическому адресу, где продавец (изготовитель, исполнитель) осуществляет свою деятельность.

С момента занесения даты продавцом (изготовителем, исполнителем) или почтой на почтовый штамп, начинается отсчет срока для удовлетворения ваших требований. В случае просрочки, установленной Законом РФ «О защите прав потребителей», продавец несет ответственность в виде уплаты неустойки.

Как правильно отправить претензию по почте с уведомлением о вручении?

В настоящее время, в рамках делового общения между различными лицами, будь то юридические или физические, существуют определенные правила, которые предполагают активное использование письменной переписки.Особенно важно соблюдать эти правила при направлении досудебных претензий, которые необходимы для взаимодействия в случае возникновения спорных ситуаций. Каким образом следует составлять и направлять такие претензии?

Понятие досудебной претензии

Согласно Гражданскому процессуальному Кодексу Российской Федерации, участники финансовых правоотношений обязаны предварительно провести досудебную претензионную работу с целью разрешения споров до обращения в суд. Для этой цели был разработан специальный вид документа — досудебная претензия.

Согласно текущему гражданскому процессуальному законодательству, досудебная претензия представляет собой специальное письмо, которое одна сторона в финансовых правоотношениях направляет другой стороне или нескольким лицам в случае многосторонних отношений. Задача этого документа ясна — предложить решение спорных вопросов без обращения в суды, посредством соглашения по ключевым положениям уже заключенного договора или контракта, которое привело к возникновению обсуждаемых правоотношений.

В случаях, когда возникают спорные ситуации относительно уже сложившихся обстоятельств и хотя бы одна из сторон — юридическое лицо с документально подтвержденным статусом, необходимо составить досудебную претензию. Если этого не сделать, то при подаче искового заявления в суд их различные инстанции будут отказывать в его рассмотрении до тех пор, пока не будет проведена полноценная досудебная претензионная работа.

Если говорить о сути досудебной претензии, то можно сказать, что это документ, в котором отражается суть возникших противоречий, по мнению автора претензии. Также в нем содержатся предложения автора по возможному внесудебному разрешению спора, включая обязательное удовлетворение требований, связанных с нарушением обязательств со стороны адресата претензии.

Согласно общим правилам, срок обработки досудебной претензии составляет не более тридцати дней с момента получения ее ответчиком.

Именно по этой причине необходимо полностью соблюдать правила направления претензии, чтобы она была вручена адресатам.

Вручение посредством заказного письма с уведомлением через почтовое отделение

В наше время, несмотря на широкое использование электронной связи, включая электронную почту, возможность отправки претензий через почтовые службы, такие как Почта России, все еще является актуальной. Это связано с тем, что суды при рассмотрении дел, которые прошли предварительную досудебную работу, принимают во внимание уведомления о вручении претензий в качестве доказательства того, что претензии были отправлены ответчику и он их получил. Поэтому очень важно следовать правилам, касающимся отправки документов с помощью заказных писем с уведомлением.

Ценное письмо отличается от заказного тем, что оно имеет объявленную ценность, то есть определенную сумму денег, которая должна быть выплачена отправителю случае, если письмо по какой-либо причине потеряется или часть документов из письма будет утеряна.

Опись приложения в письмах требуется, чтобы указать, какие именно документы находились в конверте, в случае его повреждения. В описи указываются наименования и количество вложенных документов. Кроме того, они содержат информацию о количестве листов каждого документа, чтобы избежать потери каких-либо документов.

Для отправки такого письма необходимо выполнить следующие действия:

• Чтобы получить опись вложения и конверт для отправки заказного или ценного письма, следует обратиться к сотруднику почтового отделения.
• Если письмо отправляется с вложением, необходимо составить опись вложения. В ней нужно указать все документы, которые помещаются в конверт, а также другие носители информации, такие как фотографии, компьютерные диски или накопители данных, с указанием их характеристик.
• Все документы следует положить в письмо и подготовить его для проверки сотрудником почты.
• На описи должна быть печать и подпись сотрудника почтового отделения, подтверждающие правильность составления описи и соответствие содержимого документов тому, что находится в конверте.
• Отправители должны вернуть один экземпляр описи письма отправителю, а второй экземпляр, вместе со всеми документами, должен быть запечатан в конверте для дальнейшей отправки потенциальному ответчику в случае претензии.

При оформлении почтового отправления с заказным письмом необходимо указать объявленную ценность письма, чтобы определить возможную компенсацию в случае необходимости.

Однако при отправке ценного письма следует помнить, что получатель может не получить его, если его представитель не имеет полномочий для взаимодействия с почтовым отделением. Для выдачи ценных писем требуется дополнительная доверенность, выданная представителем получателя его руководителем.

Отправление посредством электронной почты

Использование электронных средств связи позволяет значительно ускорить отправку и получение различной корреспонденции. Однако следует помнить о том, что в случае отправки досудебной претензии по электронной почте необходимо сформировать сообщение таким образом, чтобы получатель мог получить подтверждение о его прочтении. Это обычно можно сделать с помощью функции отметки о прочтении, которую предоставляют почтовые сервисы в настоящее время.

Чтобы уникально перефразировать данный текст, необходимо выполнить следующие действия:

• Заверить все документы электронной подписью, которые являются приложением к электронному письму и самой претензии;
• Создать электронное письмо;
• Указать в тексте, что требуется отметка о прочтении такого письма (большинство почтовых серверов отправляет отчет о прочтении в виде отдельного электронного письма, которое содержит данные о письме, ответ о прочтении которого должен быть отправлен);
• Отправить письмо на адрес потенциального ответчика.

Полученный ответ о прочтении подтвердит получение самой претензии.

Именно с этого момента начинается отсчет времени, в которое ответчик будет обрабатывать и готовить ответ на претензию. Кроме того, суд будет ориентироваться на бумажную версию претензии и соблюдение сроков для вручения и подготовки ответа на письменные претензии.

Как написать досудебную претензию

Для обеспечения соблюдения процедуры до судебного разрешения спора с применением досудебного порядка является существенным условием, при условии, что такой порядок предусмотрен в законодательстве или договоре.

Практически во всех договорах присутствует обязательное указание о необходимости применения досудебного урегулирования споров между сторонами. Поэтому для взыскания санкций необходимо направить контрагенту претензионное письмо. В противном случае судьи откажутся рассматривать иск (пункт 2 части 1 статьи 148 Арбитражного процессуального кодекса РФ).

На какой адрес направить

В большинстве случаев требование следует адресовать на указанный в ЕГРЮЛ (ЕГРИП) адрес. Тем не менее, предъюдициальный порядок считается соблюденным, если требование направлено на адрес, указанный в договоре (п. 4 Обзора практики применения арбитражными судами положений процессуального законодательства об обязательном досудебном порядке урегулирования спора (утв.

Президиумом Верховного Суда РФ 22.07.2020)).

Что делать с почтовой квитанцией

Необходимо сохранить доказательства отправки претензии — они будут нужны в случае подачи иска. Если документы, подтверждающие соблюдение порядка урегулирования спора до суда, не будут представлены, суд отклонит иск, даже если в нем указано о таких документах (п. 13 Обзора практики использования арбитражными судами законодательства о досудебной процедуре урегулирования спора (утверждено Президиумом Верховного Суда РФ 22.07.2020)).

По сути, отличия электронной претензии от обычной состоят в том, что она отправляется посредством электронных каналов связи. Российское законодательство не устанавливает никаких требований к форме претензионного письма (постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 21.09.2018 № 10АП-11403/2018 по делу № А41-27517/18). Следовательно, электронная форма претензии не запрещена.

Электронная досудебная претензия считается юридически значимой, если можно достоверно установить следующие данные:

• отправителя претензии и суть материального требования (пункт 2 части 1 статьи 160 Гражданского кодекса РФ);
• адресата письма;
• факт отправки;
• дату и время отправки.

Досудебная претензия имеет такую же важность, как и другие юридически значимые сообщения.

Как отправить претензию по электронной почте, чтобы можно было доказать факт отправки

Как оценивается судебная практика в отношении отправки претензий по электронной почте?

Возможность подтверждения отправки предъявляемой претензии в электронном виде фактически возможна посредством представления в суд текста претензии, распечатанного на бумажном носителе, и соответствующих доказательств, подтверждающих факт отправки данного документа по указанному в договоре адресу электронной почты.

Этими доказательствами могут быть:

• правильно заверенный скриншот страницы из диалогового окна соответствующего почтового сервиса;
• полученное в ответ на претензию сообщение от второй стороны, подтверждающее либо отклоняющее признание данной претензии.

В судебной практике истцы часто сталкиваются с проблемой: контрагент может просто удалить письмо из папок «Входящие» и «Удаленные» без обращения к провайдерам отправителя. Таким образом, становится сложно доказать, что контрагент получил претензию. Однако в соответствии с положениями пунктов 65 и 67 постановления № 25 и учитывая характер спорных правоотношений, сообщение будет считаться доставленным, если адресат уклоняется от получения электронной корреспонденции или от ознакомления с ней.

Невнимательность ответчика при изучении электронной почты не освобождает его от последствий.

Полное наименование страховой компании;

Сведения о страхователе (ФИО, адрес, контактные данные);

Описание обстоятельств, вызвавших претензию;

Сумму страхового возмещения, которую требуется выплатить;

Документы, подтверждающие обстоятельства и размер ущерба;

Срок, в течение которого ожидается решение по претензии.

какие обязательства были нарушены должником;

ссылки на положения договора, товарные накладные и другие документы, которые подтверждают задолженность контрагента;

требования, предъявленные вашей компанией;

сумму задолженности;

срок, в течение которого компания требует выполнить обязательство.

Нет необходимости указывать сумму неустойки в претензии, так как вы не можете ее точно рассчитать, и это можно сделать позднее.

Что будет, если суммы в претензии отличаются от сумм в иске

Рассмотреть необходимо исковое заявление. Верховный суд привел примеры ситуаций, когда суммы, подлежащие взысканию, отличались из-за арифметических ошибок, а также из-за увеличения периода просрочки исполнения обязательства к моменту подачи иска.

Что будет, если документы о соблюдении претензионного порядка не приложить к иску

Если в исходном заявлении указано, что претензия была отправлена, суд не может вернуть его обратно. Он должен оставить заявление без рассмотрения, предоставив время для исправления недочетов.

Если вы хотите, чтобы ваше заявление о нарушении досудебного порядка было принято во внимание на стадии первой инстанции, необходимо заявить об этом заранее. В противном случае, ваш довод не будет рассмотрен ни на апелляционном, ни на кассационном уровне.

Куда направляется претензия

Если организации или предприниматели намерены подать иск против своего контрагента, они должны отправить претензию исключительно на юридический адрес партнера. В противном случае, досудебный порядок урегулирования споров может быть признан недействительным, и иск не будет рассмотрен.